Microsoft 365

Možnosti spolupráce s externími partnery

Spolupráce s externími partnery v rámci Microsoft 365 typicky zahrnuje:

• Sdílení vybraných dokumentů a složek z OneDrive nebo dokumentových knihoven („Dokumentů“ SharePointu nebo „Souborů“ v Teams).
• Přidání partnerů mezi členy týmu Teams, skupiny Microsoft 365 nebo „prostoru“ SharePointu.
• Komunikace přes e-mail, chat nebo videoschůzky.

Pro přístup k souborům a složkám je možné vytvořit odkaz pro sdílení s konkrétními lidmi, který vyžaduje po uživateli přihlášení a omezuje přístup pouze na vybrané partnery – jedná se o doporučený způsob sdílení ve většině případů. Pro sdílení necitlivých dat lze využít anonymní odkaz, který nevyžaduje přihlášení a k datům může přistoupit kdokoliv i po opakovaném přeposlání odkazu. Platnost odkazů lze časově omezit při jejich vytvoření.

Členem SharePointu nebo týmu Teams se může stát pouze přihlášený (autentizovaný) uživatel.

Doporučené způsoby spolupráce s externími partnery

• Příležitostná spolupráce s externími partnery bez účtu Microsoft 365 – doporučujeme komunikaci přes e-mail, soubory lze nasdílet i na e-mailovou adresu, na videoschůzky se externí partner může připojit i ad hoc jako host (po zaslání odkazu na e-mail nebo předání jinou formou).
• Příležitostná spolupráce s externími partnery s účtem Microsoft 365 (chat, videoschůzky, občasné spolupráce nad sdílenými soubory) – doporučujeme chat v MS Teams, který umožňuje využívat tyto způsoby komunikace. Více viz Okamžitá komunikace přes MS Teams s externími partnery.
• Spolupráce na projektu, přístup k dokumentům – doporučujeme přidání externího partnera do SharePointu projektu, kde bude mít přístup k dokumentům (s přístupy tam, kam povolíte a oprávněními, která jim přiřadíte). Více viz níže.
• Spolupráce na projektu, častější komunikace (e-maily, chat nebo videoschůzky, sdílení dokumentů). Více viz níže.
  • V případě občasné komunikace a potřeby přístupu k týmovým souborům lze využít tzv. Outlookovou skupinu Microsoft 365. Ta umožňuje skupinovou e-mailovou komunikaci a také spolupráci a sdílení projektových souborů v rámci úložiště SharePoint. Oprávnění pro přístup pouze k určitým souborům lze nastavit dle potřeby
  • V případě intenzivní a časté komunikace a potřeby přístupu k týmovým souborům doporučujeme externího partnera přidat do týmu v MS Teams, kde bude mít přístup k týmové komunikaci, tak i k týmovým souborům. Oprávnění pro přístup pouze k určitým souborům lze nastavit dle potřeby.

Od externího partnera je potřeba získat identitu (ve tvaru e-mailové adresy):

• Pokud má partner účet Microsoft 365, požádejte jej, ať vám pošle e-mailovou adresu, kterou se typicky hlásí do svého domovského Microsoft 365 (např. na MU je to učo@muni.cz, zatímco fakultní e-mailové adresy mohou být vedeny na fakultních serverech a v Microsoft 365 MU nejsou funkční). Pro přístup k souborům/složkám/do týmu pak použije přihlášení do své organizace.
• Pokud partner účet Microsoft 365 nemá, nechť pošle svoji pracovní e-mailovou adresu. Pro ověření přístupu (přihlášení) mu do schránky dorazí jednorázový kód. Přihlášení má pak omezenou platnost 24 hodin, po které dojde k opětovné výzvě k zadání nového kódu.
• Pokud má partner soukromý účet Microsoft, může poslat jeho adresu. Pro přístup pak použije přihlášení k tomuto účtu. Tuto variantu nedoporučujeme – je vhodnější, když partner používá své služební/firemní přihlašovací údaje a adresy.
• Výjimečně lze partnerovi vytvořit licencovaný sponzorovaný (guest) účet v prostředí Microsoft 365 MU. Pak se hlásí pomocí učo@muni.cz a přiděleného hesla.

Časová omezení přístupů:

• Platnost odkazů ke sdílení lze časově omezit při jejich vytvoření.
• Jednorázové kódy pro přihlášení je potřeba uplatnit během 30 minut od vygenerování. Přihlášení je pak platné 24 hodin, tj. po tuto dobu není nutné opětovně kód zadávat.
• První přihlášení po zaslání odkazu ke sdílení nebo přidání do týmu Teams pro partnery, kteří s MU dříve, nebo více jak rok nespolupracovali, musí proběhnout během 90 dnů, poté pozvánka přestane fungovat a je potřeba partnera pozvat znovu.
• Pokud partner není součástí žádného týmu Teams a nepřistoupil k žádnému nasdílenému prostředku déle než 1 rok, jsou mu všechny přístupy včetně odkazů ke sdílení odebrány.

Co je možné sdílet

Dokumenty a služby

• OneDrive pro firmy: přes účty Microsoft 365, soukromé účty Microsoft, e-mailové adresy i anonymně.
• Soubory Skupin Microsoft 365 a týmů Teams: přes účty Microsoft 365, soukromé účty Microsoft, e‑mailové adresy. O možnost používat anonymní odkazy je třeba požádat IT ServiceDesk.
• Soubory SharePointu: přes účty Microsoft 365, soukromé účty Microsoft, e-mailové adresy. O možnost používat anonymní odkazy je třeba požádat při zakládání SharePointu nebo dodatečně požádat IT ServiceDesk.

 Další informace o sdílení dokumentů

Skupiny Microsoft 365

Členy Outlookových skupin a týmů MS Teams se mohou partneři stát s účty Microsoft 365, soukromými účty Microsoft i přes e-mailové adresy nesvázané s účty Microsoft (@seznam.cz, @gmail.com, @firma.cz).

• Partner má přístup k webu Skupiny Microsoft 365, úložišti („Souborům“), OneNote, Planneru, Teams a Stream.
• Nemá přístup ke schránce a kalendáři skupiny (nemůže plánovat události).
• Nemůže přidávat komentáře k úkolům v Planneru.
• V Teams nemohou být externí účty členy sdílených kanálů.

Komunity Viva Engage (dříve Yammer)

Externisté nemohou být členy komunit Viva Engage.

Pracovní prostory SharePoint

Členem se mohou stát partneři s účty Microsoft 365, soukromými účty Microsoft i přes e-mailové adresy nesvázané s účty Microsoft (@seznam.cz, @gmail.com, @firma.cz).

Další součásti Microsoft 365

Poštovní schránky

K poštovním schránkám Microsoft 365 v současné době není možné externím účtům umožnit přístup.

Praktické návody

Návody M365

Další informace k M365

Tutoriály k M365