Možnosti spolupráce s externími partnery
Spolupráce s externími partnery v rámci Microsoft 365 typicky zahrnuje:
- Sdílení vybraných dokumentů a složek z OneDrive nebo dokumentových knihoven („Dokumentů“ Sharepointu nebo „Souborů“ v Teams).
- Přidání partnerů mezi členy týmu Teams, skupiny Microsoft 365 nebo „prostoru“ Sharepointu.
Pro přístup k souborům a složkám je možné vytvořit odkaz pro sdílení s konkrétními lidmi, který vyžaduje po uživateli přihlášení a omezuje přístup pouze na vybrané partnery – jedná se o doporučený způsob sdílení ve většině případů. Pro sdílení necitlivých dat lze využít anonymní odkaz, který nevyžaduje přihlášení a k datům může přistoupit kdokoliv i po opakovaném přeposlání odkazu. Platnost odkazů lze časově omezit při jejich vytvoření.
Členem Sharepointu nebo týmu Teams se může stát pouze přihlášený (autentizovaný) uživatel.
|
Na začátku září 2024 došlo ke změně způsobu autentizace uživatelů při přístupu ke sdílenému obsahu. Pro přidávání partnerů do týmů Teams a prostoru Sharepoint pomocí e-mailové adresy neprovázané s účtem Microsoft 365 nebo soukromým účtem Microsoft již nebude nutné vytvářet soukromé účty Microsoft, ale bude možné pro přístup využít jednorázové kódy. Pro dříve nastavená sdílení a členství platí:
|
Od externího partnera je potřeba získat identitu (ve tvaru e-mailové adresy):
- Pokud má partner účet Microsoft 365, požádejte jej, ať vám pošle e-mailovou adresu, kterou se typicky hlásí do svého domovského Microsoft 365 (např. na MU je to učo@muni.cz, zatímco fakultní e-mailové adresy mohou být vedeny na fakultních serverech a v Microsoft 365 MU nejsou funkční). Pro přístup k souborům/složkám/do týmu pak použije přihlášení do své organizace.
- Pokud partner účet Microsoft 365 nemá, nechť pošle svoji pracovní e-mailovou adresu. Pro ověření přístupu (přihlášení) mu do schránky dorazí jednorázový kód. Přihlášení má pak omezenou platnost 24 hodin, po které dojde k opětovné výzvě k zadání nového kódu.
- Pokud má partner soukromý účet Microsoft, může poslat jeho adresu. Pro přístup pak použije přihlášení k tomuto účtu. Tuto variantu nedoporučujeme – je vhodnější, když partner používá své služební/firemní přihlašovací údaje a adresy.
- Výjimečně lze partnerovi vytvořit licencovaný sponzorovaný (guest) účet v prostředí Microsoft 365 MU. Pak se hlásí pomocí učo@muni.cz a přiděleného hesla.
Časová omezení přístupů:
- Platnost odkazů ke sdílení lze časově omezit při jejich vytvoření.
- Jednorázové kódy pro přihlášení je potřeba uplatnit během 30 minut od vygenerování. Přihlášení je pak platné 24 hodin, tj. po tuto dobu není nutné opětovně kód zadávat.
- První přihlášení po zaslání odkazu ke sdílení nebo přidání do týmu Teams pro partnery, kteří s MU dříve, nebo více jak rok nespolupracovali, musí proběhnout během 90 dnů, poté pozvánka přestane fungovat a je potřeba partnera pozvat znovu.
- Pokud partner není součástí žádného týmu Teams a nepřistoupil k žádnému nasdílenému prostředku déle než 1 rok, jsou mu všechny přístupy včetně odkazů ke sdílení odebrány.
Co je možné sdílet
Dokumenty a služby
- OneDrive pro firmy: přes účty Microsoft 365, soukromé účty Microsoft, e-mailové adresy i anonymně.
- Soubory Skupin Microsoft 365 a týmů Teams: přes účty Microsoft 365, soukromé účty Microsoft, e-mailové adresy. O možnost používat anonymní odkazy je třeba požádat IT ServiceDesk.
- Soubory Sharepointu: přes účty Microsoft 365, soukromé účty Microsoft, e-mailové adresy. O možnost používat anonymní odkazy je třeba požádat při zakládání Sharepointu nebo dodatečně požádat IT ServiceDesk.
Další informace o sdílení dokumentů
Microsoft Teams
- Externí partnery je možné přidat jako členy týmů v MS Teams.
Skupiny Microsoft 365
Členem se mohou partneři stát s účty Microsoft 365, soukromými účty Microsoft i přes e-mailové adresy nesvázané s účty Microsoft (@seznam.cz, @gmail.com, @firma.cz).
Partner má potom přístup k webu Skupiny Microsoft 365, úložišti („Souborům“), OneNote, Planneru, Teams a Stream. Nemá přístup ke schránce a kalendáři skupiny a nemůže přidávat komentáře k úkolům v Planneru.
Komunity Viva Engage (dříve Yammer)
Externisté nemohou být členy komunit Viva Engage.
Pracovní prostory Sharepoint
Členem se mohou stát partneři s účty Microsoft 365, soukromými účty Microsoft i přes e-mailové adresy nesvázané s účty Microsoft (@seznam.cz, @gmail.com, @firma.cz).
Další součásti Microsoft 365
Poštovní schránky
K poštovním schránkám Microsoft 365 v současné době není možné externím účtům umožnit přístup.
Praktické návody
Sdílení dokumentu nebo složky s externím partnerem – postup pro sdílejícího
1
Vyberte příslušný dokument nebo složku a klikněte na ikonu Sdílet. Zde zadejte adresu externího partnera, se kterým budete dokument nebo složku sdílet.
2
Objeví se informace, že soubor či složka bude sdílen mimo MU. Klikněte na tlačítko Pokračovat.
3
Kontrolu sdílení můžete provést pomocí funkce Spravovat přístup. Tu najdete pod tlačítkem Sdílet přímo v dokumentu nebo pod ikonou tří teček u souboru či složky ve OneDrive či Sharepointu.
Další informace
Sdílení dokumentu nebo složky s externím partnerem – postup pro ext. partnera
1
Partner obdrží po nasdílení souboru nebo složky e‑mail na zadanou adresu.
Pozor: Je vhodné zkontrolovat také složku nevyžádané pošty, některé poštovní systémy mohou automatické zprávy o sdílení vyhodnotit jako spam (viz ukázka z Gmailu).
2
Pokračujte kliknutím na tlačítko Otevřít.
Pozor: Může se stát, že e-mailový klient zobrazí varování o důvěryhodnosti odkazu. V takovém případě pokračujte kliknutím na tlačítko Přesto otevřít.
3
Po kliknutí na odkaz se otevře přihlašovací okno, kam zadáte e-mailovou adresu, na kterou vám byl nasdílen dokument či složka.
V některých případech je nutné adresu ještě jednou potvrdit (typicky e-mailové adresy v doméně Seznam.cz).
Druhé přihlašovací okno:
4
Po zadání e-mailové adresy bude na daný e-mail poslán jednorázový ověřovací kód. Jeho platnost je 30 minut.
Takto vypadá e-mail s ověřovacím kódem:
5
V dalším kroku je nutné potvrdit oprávnění pro zpracování dat o účtu v tenantu MUNI.
6
Nyní se zobrazí sdílený dokument či složka.
Další informace
Přidání externího partnera do týmu Teams – postup pro sdílejícího
1
V Teams u vybraného týmu klikněte na tři tečky a následně na Přidat člena.
2
Zadejte e-mailovou adresu externího partnera a klikněte na tlačítko Přidat.
Další informace
Přidání externího partnera do týmu Teams – postup pro ext. partnera
1
Externímu partnerovi dorazí e-mail s pozvánkou do týmu v Teams. Pro připojení se do týmu je nutné kliknout na tlačítko Otevřít Microsoft Teams.
2
Zobrazí se nové okno s oznámením o zaslání jednorázového ověřovacího kódu na e-mailovou adresu.
Takto vypadá e-mail s ověřovacím kódem. Platnost kódu je 30 minut.
Zadejte kód a klikněte na Přihlásit se.
3
Po zadání kódu je nutné v dalším kroku potvrdit oprávnění pro zpracování dat o účtu v tenantu MUNI.
4
Následuje okno, kde je možné vybrat spuštění desktopové nebo webové aplikace Teams. Pro většinu činností v týmu stačí webová aplikace. Desktopovou aplikaci je možné stáhnout pomocí tlačítka, v případě už provedené instalace je možné ji rovnou spustit.
5
Po výběru dojde ke spuštění dané aplikace a zobrazí se tým, do kterého byl externí partner pozván.
Další informace
Přidání externího partnera do Sharepointu – postup pro sdílejícího
1
Na webu příslušného Sharepointu klikněte na nastavení (ikona ozubeného kola v pravém horním rohu) a dále na Oprávnění k webu.
2
Zde klikněte na Sdílet web.
3
Zadejte e-mailovou adresu externího partnera a přidělte mu příslušné oprávnění k webu. Standardně je nastaveno oprávnění Číst, kdy může partner přistupovat k dokumentům, ale nemůže je měnit. Pokud chcete, aby mohl dokumenty měnit, nastavte oprávnění na Upravit. Můžete také napsat krátkou zprávu, která informuje o tom, proč je partner přizván do Sharepointu. Poté klikněte na tlačítko Přidat.
Pozor: Pokud se po zadání adresy objeví toto varování, váš Sharepoint web nemá povolené sdílení pro externí partnery. V takovém případě pošlete požadavek pro povolení na it@muni.cz a uveďte celou URL adresu vašeho Sharepoint webu (stačí zkopírovat z adresního řádku vašeho internetového prohlížeče).
Další informace
Přidání externího partnera do Sharepointu – postup pro ext. partnera
1
Na zadaný e-mail externího partnera dorazí zpráva s odkazem na sdílený Sharepoint web. Pro připojení se do Sharepointu je nutné kliknout na název webu v e-mailu.
Některé e-mailové aplikace mohou zobrazit varování ohledně důvěryhodnosti odkazu (zde např. Gmail). Pokračujte kliknutím na Přesto otevřít.
2
Po kliknutí na odkaz se otevře přihlašovací okno, kam zadáte e-mailovou adresu, na kterou vám přišel zvací e-mail a kliknete na tlačítko Další.
3
Zobrazí se nové okno s oznámením o zaslání jednorázového ověřovacího kódu na e-mailovou adresu.
Takto vypadá e-mail s ověřovacím kódem. Platnost kódu je 30 minut.
Zadejte kód a klikněte na Přihlásit se.
4
Po zadání kódu je nutné v dalším kroku potvrdit oprávnění pro zpracování dat o účtu v tenantu MUNI. Klikněte na tlačítko Přijmout.
5
Po schválení oprávnění se zobrazí sdílený Sharepoint web.
Další informace
Návody M365
- Instalace Microsoft 365 a doplňků na vaše zařízení
- Jak aplikovat popisky citlivosti
- Jak na osobní rezervace konzultací s Bookings
- Jak přepnout účet ve webových aplikacích Microsoft 365
- Jak si nastavit čas na intenzivní práci
- Odhlášení ze zařízení a odebrání účtu
- Práce s makry v Microsoft 365
- Přihlášení k M365 a aplikacím
Další informace k M365
- Jak získat účet Microsoft 365, typy účtů
- Pošta v M365
- Nastavení hesla a prostředí M365
- Ochrana osobních údajů
- Skupiny zabezpečení s podporou pošty
- Přehled tutoriálů a návodů k M365
- Upgrade Windows na Windows 10 Education pro studenty
- Využití aplikací přistupujících k Microsoft 365
- Popisky citlivosti
- Kategorie popisků citlivosti na MU