Návod: Kontrola oprávnění a členství v SharePointu
Pokud potřebujete mít přehled oprávnění k jednotlivým položkám na Sharepointu a vědět, které skupiny či osoby k nim mají přístup, lze využít funkci Spustit sestavu. Postup je shodný jak pro samostatný Sharepoint web, tak pro Sharepoint za skupinou M365.
Možnost spustit sestavu je dostupná pouze pro uživatele, kteří jsou vlastníci daného Sharepoint webu – tj. jsou vlastníky skupin, ke kterým je Sharepoint zřízen nebo jsou správci příslušné kolekce webů.
1
V Nastavení zvolte možnost Využití webu.
1a
Pokud se vám v nabídce Nastavení nezobrazuje Využití webu, klikněte na Obsah webu.
1b
A dále vyberte Využití webu.
2
Na další stránce se v dolní části nachází sekce Sdíleno s externími uživateli. Zde vidíte, pokud jsou některé dokumenty či složky sdíleny s externími uživateli. Pro získání výpisu všech oprávnění klikněte na tlačítko Spustit sestavu.
3
Zvolte cílové umístění pro uložení přehledu. Po vybrání umístění klikněte na tlačítko Uložit.
Tip: V případě potřeby lze vytvořit novou složku a nastavit k ní přístup pouze pro vybrané uživatele – to se hodí v případě, kdy nechcete, aby k přehledu měli přístup všichni členové webu či týmu.
4
Vygenerování přehledu může nějakou dobu trvat (v řádu minut). Po jeho vytvoření vám dorazí notifikační e-mail. Přes tlačítko Otevřít se jednoduše dostanete do umístění přehledu.
5
Přehled je ve formátu CSV, pojmenování souboru je ve formě název_sharepointu_rok-měsíc-den-čas.csv. Autorem je systémový účet.
6
Pro pohodlné prohlížení přehledu jej můžete stáhnout a otevřít pomocí desktopové verze aplikace Excel. Po spuštění Excelu vyberte záložku Data a zde Z Text/CSV. Vyberte přehled a klikněte na Importovat a poté na tlačítko Načíst.
7
Výsledné zobrazení přehledu pak vypadá takto:
Členství v SharePoint skupinách mohou zjišťovat uživatelé nebo skupina která má oprávnění pro zobrazení členů nebo má nastavena práva Vlastníka webu.
1
Uživatele skupin lze zobrazit po kliknutí na ozubené kolo a pak na Oprávnění k webu.
2
Počet členů a konkrétní uživatele v konkrétní skupině zjistíte po kliknutí na vybranou skupinu.
3
Zde je přehled členů dané skupiny, jejich správa je dostupná pod tlačítkem Spravovat členy skupiny.
4
Kompletní přehled dalších skupin, které jsou v daném Sharepointu, nabízí Rozšířené nastavení oprávnění.
5
Zde vidíte i další skupiny, než jsou jen vlastníci, členové a návštěvníci webu.
K obsahu který má jiné oprávnění, se dostanete přes Zobrazit tyto položky.
Pokud mají někteří uživatelé omezený přístup (např. proto, že je jim nasdílena konkrétní položka, ale jinak nejsou členy Sharepointu), můžete tyto uživatele zobrazit.
6
Pokud chcete zkontrolovat oprávnění pro konkrétního uživatele nebo skupinu v rámci Sharepointu, můžete využít Zkontrolovat oprávnění.
Zadáte uživatele nebo skupinu a poté kliknete na Zkontrolovat. Zobrazí se vám oprávnění pro uživatele či skupinu.
