Návod: Kontrola oprávnění a členství v SharePointu
Pokud potřebujete mít přehled oprávnění k jednotlivým položkám na Sharepointu a vědět, které skupiny či osoby k nim mají přístup, lze využít funkci Spustit sestavu. Postup je shodný jak pro samostatný Sharepoint web, tak pro Sharepoint za skupinou M365.
Možnost spustit sestavu je dostupná pouze pro uživatele, kteří jsou v roli správce daného Sharepoint webu. Běžně jsou v této roli vlastníci skupiny, ale při ručním přenastavení rolí může dojít k situaci, že tomu tak není. Pokud tedy v kroku č. 2 neuvidíte možnost Spustit sestavu obraťte se na svoje IT centrum.
1
V Nastavení zvolte možnost Využití webu.
1a
Pokud se vám v nabídce Nastavení nezobrazuje Využití webu, klikněte na Obsah webu.
1b
A dále vyberte Využití webu.
2
Na další stránce se v dolní části nachází sekce Sdíleno s externími uživateli. Zde vidíte, pokud jsou některé dokumenty či složky sdíleny s externími uživateli. Pro získání výpisu všech oprávnění klikněte na tlačítko Spustit sestavu.
3
Zvolte cílové umístění pro uložení přehledu. Po vybrání umístění klikněte na tlačítko Uložit.
Tip: V případě potřeby lze vytvořit novou složku a nastavit k ní přístup pouze pro vybrané uživatele – to se hodí v případě, kdy nechcete, aby k přehledu měli přístup všichni členové webu či týmu.
4
Vygenerování přehledu může nějakou dobu trvat (v řádu minut). Po jeho vytvoření vám dorazí notifikační e-mail. Přes tlačítko Otevřít se jednoduše dostanete do umístění přehledu.
5
Přehled je ve formátu CSV, pojmenování souboru je ve formě název_sharepointu_rok-měsíc-den-čas.csv. Autorem je systémový účet.
6
Pro pohodlné prohlížení přehledu jej můžete stáhnout a otevřít pomocí desktopové verze aplikace Excel. Po spuštění Excelu vyberte záložku Data a zde Z Text/CSV. Vyberte přehled a klikněte na Importovat a poté na tlačítko Načíst.
7
Výsledné zobrazení přehledu pak vypadá takto:
Informace v jednotlivých sloupcích:
- Cesta ke zdroji nebo prostředku (sloupec A) - uvádí, kde je objekt (složka či soubor) uložen. Jeden objekt může být sdílen více způsoby, proto může být v tabulce uveden několikrát s různými atributy v dalších sloupcích.
- Typ položky (sloupec B) - uvádí druh sdíleného objektu. Může se jedna o složku (folder), nebo různé typy souborů.
- Oprávnění (sloupec C) - zde je uvedeno, s jakým oprávněním je objekt sdílen.
- Uživatelské jméno (sloupec D) - objekt může být sdílen přes odkaz (SharingLink), nebo konkrétní osobě.
- E-mail uživatele (sloupec E) - pokud je objekt sdílen konkrétní osobě, zde je uveden její e-mail.
- Typ uživatele nebo skupiny (sloupec F) - uvádí, zda se jedná o interního, nebo externího uživatele či nějaký typ skupiny.
- Typ odkazu (sloupec H) - objekt může být sdílen v rámci instituce, mimo instituci, konkrétním lidem nebo těm, kteří k němu již mají přístup.
8
Můžete využít filtrů pro třídění sdílených objektů.
Pokud je tabulka otevřena v MS Excel, lze využít filtrování pro zobrazení požadovaných informací. Např. chcete vyhledat všechny objekty, které jsou sdíleny s oprávnění pro úpravy a zároveň s anonymním odkazem. Bude vás tedy zajímat Oprávnění (sloupec C), Uživatelské jméno (sloupec D) a Typ odkazu (sloupec H).
Pomocí filtru (ikona šipky u vybraného sloupce) vyberte požadované hodnoty a klikněte na tlačítko OK.
To samé zopakujte u sloupce D (uživatelské jméno) – zde vyberte hodnotu SharingLink.
U sloupce H (typ odkazu) vyberte hodnotu Všichni. Pokud vyberete Organizace, zobrazí se soubory, ke kterým mají přístup skrze odkaz všichni uživatelé v rámci MU.
Výsledné zobrazení vyfiltrovaných sdílených objektů dle požadavků - u zvolených sloupců vidíme ikonu zapnutého filtru.
Pokud chcete upravit či zrušit sdílení souborů (např. proto, že jsou sdíleny veřejně), je nutné je projít ručně a režim sdílení změnit přímo u konkrétního souboru v prostředí SharePointu.
Členství v SharePoint skupinách mohou zjišťovat uživatelé nebo skupina která má oprávnění pro zobrazení členů nebo má nastavena práva Vlastníka webu.
1
Uživatele skupin lze zobrazit po kliknutí na ozubené kolo a pak na Oprávnění k webu.
2
Počet členů a konkrétní uživatele v konkrétní skupině zjistíte po kliknutí na vybranou skupinu.
3
Zde je přehled členů dané skupiny, jejich správa je dostupná pod tlačítkem Spravovat členy skupiny.
4
Kompletní přehled dalších skupin, které jsou v daném Sharepointu, nabízí Rozšířené nastavení oprávnění.
5
Zde vidíte i další skupiny, než jsou jen vlastníci, členové a návštěvníci webu.
K obsahu který má jiné oprávnění, se dostanete přes Zobrazit tyto položky.
Pokud mají někteří uživatelé omezený přístup (např. proto, že je jim nasdílena konkrétní položka, ale jinak nejsou členy Sharepointu), můžete tyto uživatele zobrazit.
6
Pokud chcete zkontrolovat oprávnění pro konkrétního uživatele nebo skupinu v rámci Sharepointu, můžete využít Zkontrolovat oprávnění.
Zadáte uživatele nebo skupinu a poté kliknete na Zkontrolovat. Zobrazí se vám oprávnění pro uživatele či skupinu.
