Návod: Jak nahrát a sdílet dokumenty na SharePointu?
Pokud chcete nahrát soubor na SharePoint (např. do úložiště skupiny Microsoft 365 nebo týmu Teams, ve kterém jste členem), případně chcete vytvořit v úložišti nový prázdný dokument, vyberte konkrétní skupinu nebo tým.
V záložce Dokumenty ve skupině či týmu můžete vytvořit nový prázdný dokument pomocí volby Nový, nebo nahrát existující soubor.
Existující soubor lze nahrát klepnutím na volbu Nahrát a zvolením cesty k danému dokumentu nebo přetáhnutím souboru z Průzkumníka souborů do okna prohlížeče do prostoru zobrazených dokumentů.
1
Zvolte položku pro sdílení a pak vyberte na horní liště Sdílet.
2
Přidáním jména nebo e‑mailové adresy vyberte, komu soubor nasdílíte – můžete vybrat jednotlivé uživatele (včetně externích) nebo skupiny. Po kliknutí na tlačítko Poslat se pozvánka ke sdílení adresátovi zašle e-mailem (doplnit ji můžete volitelnou zprávou).
3
Kliknutím na ikonu ozubeného kola (možnosti sdílení) se dostanete k podrobnému nastavení. Zde můžete zvolit, komu a s jakým oprávněním soubor nasdílíte.
Kliknutím na ikonu tužky můžete zvolit, jaké možnosti úprav uživatelům přidělíte.
Možnosti sdílení
- Kdokoliv s odkazem má oprávnění k úpravám – tato možnost není při sdílení souborů na Sharepointu standardně dostupná.
- Změnit toto nastavení lze:
- Při zakládání SharePoint webu prostřednictvím formuláře.
- Kontaktováním podpory uvedením adresy webu/skupiny, vlastníka a volbou nastavení:
- na adrese it@muni.cz,
- nebo přes formulář na webu IT MUNI.
- Změnit toto nastavení lze:
- Lidé v MUNI – všichni zaměstnanci a studenti MU, kteří mají k dispozici odkaz na dokument.
- Lidé s existujícím přístupem – uživatelé, kteří už mají povolen přístup – oprávnění u dokumentů se nezmění.
- Konkrétní lidé – oprávnění se přidělí uživatelům nebo skupinám, které určíte v dalším kroku. Tímto způsobem lze soubory sdílet i externistům s existující mailovou adresou, kteří nemají účet v M365.
Možnosti úprav
- Může upravit – uživatel může v dokumentu provádět úpravy.
- Může revidovat – uživatel může změny jen navrhovat, schvaluje je poté vlastník dokumentu. Možnost revidovat platí pouze pro soubory Word.
- Může zobrazit – uživatel může dokument jen prohlížet.
Sdílet soubory a dokumenty přes anonymní odkaz v SharePointu není standardně možné. Změnit toto nastavení lze:
- Při zakládání SharePoint webu prostřednictvím formuláře.
- Kontaktováním podpory uvedením URL adresy webu/skupiny, vlastníka a volbou nastavení:
- na adrese it@muni.cz,
- nebo přes formulář.
1
Postupujte body 1 až 3 ze záložky Sdílení dokumentu s konkrétním uživatelem a přejděte do Nastavení sdílení.
2
Vyberte možnost Všichni uživatelé.
3
Nastavte, zda chcete Povolit úpravy položky, případně dobu platnosti odkazu či heslo a klikněte na Použít.
Pozor: Pro snížení rizika neoprávněného přístupu k dokumentům doporučujeme omezit přístup alespoň nastavením data, do kterého má uživatel k dokumentům přístup. Obecně nedoporučujeme sdílet soubory pomocí anonymních odkazů – místo toho využijte sdílení konkrétním osobám.
4
Kliknutím na tlačítko Kopírovat vygenerujete anonymní link a rovnou ho zkopírujete do schránky k dalšímu použití.
