Sdílení SharePoint webu a M365 skupiny s externisty a anonymy
Typy sdílení
- Sdílení s autentizovaným uživatelem:
- Přidání uživatele do Microsoft 365 skupiny.
- Přidělení uživateli oprávnění pro přístup k SharePoint webu nebo jeho součásti.
- Sdílení s autentizovaným uživatelem pomocí jednorázového kódu:
- Přihlášení uživatele se svojí vlastní e-mailovou adresou.
- Zaslání jednorázového kódu k autentizaci na e-mailovou adresu uživatele.
- Po zadání jednorázového kódu je možné se souborem pracovat
- Sdílení s neautentizovaným uživatelem (anonymem):
- Sdílení odkazu, se kterým může kdokoliv pracovat a dále jej libovolně šířit.
Možnosti sdílení
Co vše lze sdílet?
- M365 skupinu (autentizovaný přístup), kdy externista přidáním do M365 skupiny získává:
- možnost konverzace se skupinou (prostřednictvím vlastního e-mailového rozhraní) bez přístupu ke konverzacím proběhlým před přidáním uživatele,
- přístup k OneNote,
- přístup k souborům,
- přístup k SharePoint webu skupiny.
- Celý SharePoint web (autentizovaný přístup).
- Součásti SharePoint webu (autentizovaný nebo anonymní přístup):
- položku knihovny,
- složku souborů,
- soubor.
S kým lze sdílet?
- S externím pracovníkem (uživatel bez M365 účtu na MU), který s MU dříve nespolupracoval.
- S externím pracovníkem, který již s MU dříve spolupracoval.
- S anonymem (neautentizovaný přístup).
Jaké je implicitní nastavení sdílení?
- Pro veřejnou i soukromou M365 skupinu je sdílení s externím pracovníkem povolené.
- Pro SharePoint web je povolené sdílení pouze s externím pracovníkem, který již s MU dříve spolupracoval.
Jaké jsou další možnosti nastavení sdílení?
- Zakázané sdílení s externím pracovníkem.
- Povolené sdílení s externím pracovníkem a anonymem.
Jak lze nastavení sdílení změnit?
- Při zakládání SharePoint webu prostřednictvím formuláře.
- Kontaktováním podpory uvedením adresy webu/skupiny, vlastníka a volbou nastavení:
- na adrese it@muni.cz,
- nebo přes portál podpory.
Časté dotazy
Poslal jsem pozvánku/link externistovi, kterému se po otevření odkazu zobrazí následující stránka. Jak postupovat dál?
Důvodem je přístup k položce pod účtem, na který nebyla pozvánka odeslána. Tato situace může nastat i v případě, kdy je uživatel v prohlížeči přihlášený k několika účtům Microsoft (Live ID, M365, Outlook apod.). Řešením je tedy odhlášení ze všech ostatních MS účtů, použití jiného prohlížeče nebo využití tzv. anonymního okna (Chrome, Firefox) / služby InPrivate (Microsoft Edge) přístupných z kontextové nabídky po kliknutí pravým tlačítkem na ikonu prohlížeče.
Jak zjistím, s kým je objekt sdílen? Jak mohu sdílení zrušit?
a) v moderním prostředí SharePoint:
Označte objekt, u kterého chcete sdílení zrušit. V panelu s detaily o objektu na horní liště zvolte Sdílet. Zobrazí se informace o možnostech sdílení, klikněte na uživatelské ikony u Sdíleno s. V menu Spravovat přístup máte přehled o uživatelích, skupinách a jejich přístupových právech.
Nastavení sdílení lze změnit:
- kliknutím na tři tečky vedle konkrétního odkazu udělující přístup (deaktivace linku),
- pomocí rozbalovací nabídky vedle jména uživatele/skupiny.
b) v klasickém prostředí SharePoint:
Označte objekt, u kterého chcete sdílení zrušit. V horním panelu zvolte Sdílet. Pod záložkou Získat odkaz lze spravovat existující linky. Pod záložkou Sdílí se s naleznete informace, s kým je objekt sdílen – další možnosti správy se nachází pod tlačítkem Upřesnit.
