Microsoft SharePoint

Ukládání a správa dokumentů

Dokumentové knihovny SharePointu nabízí bohaté možnosti práce s dokumenty a soubory. Nabízí popis dokumentů pomocí metadat. Uložené dokumenty je možné organizovat a třídit pomocí složek či metadat, sdílet je, online upravovat, filtrovat, vyhledávat, schvalovat atd. Lze verzovat dokumenty a automatizovat pohyb dokumentů (např. přesun do archivu). Data jsou v cloudu uložena na serverech v Irsku a Holandsku.

Správa informací

Informace jsou v SharePointu organizovány primárně v seznamech (obdoba tabulek) a formou článků, které lze vystavit a cílit na konkrétní skupiny uživatelů. Seznamy jsou vhodné pro strukturovaná a detailní data, články jsou ideální na rychlé šíření a sdílení ucelených informačních celků. V obou nástrojích je možné vyhledávat, seznamy nabízí pokročilé funkce filtrování, třídění, předávání informací, automatické výpočty atd. U článků je např. možné generovat newsletter a posílat jej skupinám.

Organizace týmů

Pro organizaci práce týmů a pracovních skupin slouží v SharePointu především nástroje Kalendář a Úkoly. Kalendář umožňuje plánování a organizaci týmových aktivit (schůzek, porad, důležitých termínů atd.), je možné jej propojit s aplikací Outlook. V rámci aplikace Úkoly je možné vytvářet, přiřazovat, řídit a sledovat průběh plnění úkolů. Také úkoly je možné propojit s aplikací Outlook nebo Project. U úkolu můžete volit různé typy zobrazení např Gant.

Řízení přístupu

SharePoint umožňuje detailní nastavení práv pro přístup jednotlivých uživatelů, od pouhého prohlížení obsahu až po úplnou správu webu. Nastavení oprávnění je možné od nejvyšší úrovně (celá kolekce webů či web) až po úroveň jednotlivých dokumentů a seznamů.

Integrační funkce

Pro všechny součásti SharePointu i mezi nimi navzájem je možné využívat funkcí vyhledávání, filtrování, nastavení individuálních zobrazení obsahu, zobrazení agregovaných výsledků vyhledávání, předávání informací a obsahů apod.

Sociální funkce

Základní sociální funkcí SharePointu je sdílení informací (mezi členy týmu, v rámci organizace i mimo organizaci). Další sociální nástroje zahrnují např. intranet, diskuzní vývěsku, mikroblogy, či integraci s diskuzními skupinami ve Viva Engage (Yammeru) nebo s aplikací Teams.

Integrace s dalšími nástroji Microsoft 365

Web SharePointu je možné propojit a integrovat s dalšími nástroji Microsoft 365. Součástí webu může být dedikovaný poznámkový blok OneNote, dokumentové knihovny, kalendář a úkoly je možné propojit s aplikací Outlook, dokumenty je možné upravovat v online i desktopových aplikacích Word, Excel a PowerPoint, do stránek webu je možné vložit videa z aplikace Videa/Stream či diskuzní vlákna z Viva Engage (Yammeru) nebo propojení s Teams.

Rozšiřitelnost

Možnosti a funkce SharePointu je možné výrazně rozšířit customizacemi a aplikacemi třetích stran. Obchod SharePointu nabízí bohatou paletu různých rozšíření (z dílny Microsoftu i od dalších firem), pokrývajících téměř všechny možné oblasti, pro které by chtěli uživatelé SharePoint využít.

Zavádění automatizovaných procesů nad položkami a dokumenty

SharePoint umožňuje nad položkami seznamu a nad dokumenty vytvářet a spouštět procesy (workflow), které usnadňují a zajišťují oběh informací a dokumentů, zajišťují různé procesy, které si uživatel nadefinuje např. schvalovací procesy aj.