Microsoft 365

Využití aplikací přistupujících k Microsoft 365

Jaké aplikace mohou přistupovat k Microsoft 365

Jedná se o aplikace nebo doplňky do aplikací provozované na počítačích nebo mobilních zařízeních a webové aplikace, které nejsou součástí základních aplikací Microsoftu, ale umožňují nebo dokonce vyžadují propojení s Microsoft 365. Může se jednat například o:

• webové aplikace umožňující přihlášení účty M365,
• Doodle a jiné kalendářové aplikace umožňuje propojení s kalendářem uživatele usnadňující tvorbu hlasování o termínech a schůzek (jejich webové aplikace i doplňky do Outlooku),
• poštovní aplikace pro mobilní zařízení vyžadují přístup do schránky uživatele v M365,
• aplikace pro kreslení/ruční poznámky (GoodNotes, Notion, Notability, …) umožňují přístup do OneDrive uživatele a případně týmových prostorů (dokumenty ve Sharepointu/týmech),
• webové aplikace pro kreslení a diagramy (Canva, Figma, Miro, Mural, …) umožňují přístup do OneDrive uživatele a případně týmových prostorů (dokumenty ve Sharepointu/týmech),
• doplňky k aplikacím MS Office, aplikace pro MS Teams,
• aplikace pro správu úkolů, souborů…

Podobných aplikací jsou tisíce a není vždy jednoduché určit, kdo je jejich skutečným vydavatelem a jakým způsobem nakládají se svěřenými daty. Ani název aplikace nezaručuje, že se jedná o aplikaci, kterou bychom pod daným názvem očekávali a pod stejným názvem může existovat více různých aplikací.

Povolení přístupu aplikace k datům

Předtím, než aplikace může přistoupit k datům v M365, musí k tomu získat svolení:

1. ze strany správce – může být uděleno pro všechny uživatele a uživatel poté již nic schvalovat nemusí, viz seznam schválených aplikací v Microsoft 365 MU,
2. ze strany uživatele.

Když aplikace žádá o schválení přístupu, zobrazuje se rozsah požadovaných oprávnění, například „čtení a zápis do kalendáře uživatele“, „čtení a zápis do poštovní schránky“, „čtení a zápis souborů ve všech prostorech, do kterých má uživatel přístup“.

Přitom není možné přesněji omezit, v jakém rozsahu k datům daného typu aplikace má přístup – například pokud vyžaduje přístup k souborům uživatele, pak má přístup ke všem jeho souborům v OneDrive, není možné přístup omezit na konkrétní soubory nebo složky.

Některá oprávnění jsou poměrně neškodná (např. přístup do kalendáře uživatele), jiná ale umožňují přístup k rozsáhlému množství dat v M365 (např. přístup k souborům ve všech týmech, jichž je daný uživatel členem). Některé aplikace přitom vyžadují širší oprávnění, než odpovídá jejich deklarované funkci.

Doporučujeme pečlivě zvážit, jestli aplikaci skutečně potřebujete, přečíst si její podmínky použití a posoudit, jestli udělením souhlasu nezíská nežádoucí přístup k citlivým datům.

Omezení schvalování oprávnění pro aplikace

Aby bylo omezeno riziko úniku dat, mohou uživatelé schvalovat pouze oprávnění pro aplikace, které:

• vyžadují omezená oprávnění:
  • přístup k poštovní schránce uživatele, jeho vlastním souborům - osobnímu OneDrive,
  • kalendářům dostupným uživateli, úkolům uživatele;
• nebo nejsou od ověřených vydavatelů (kde je ze strany Microsoftu potvrzena identita vydavatele).

Není tedy povoleno zejména schvalování pro aplikace, které nejsou od ověřeného vydavatele, které vyžadují přístup k souborům v týmech, týmovým a sdíleným poštovním schránkám.

Kompletní seznam aplikací, které uživatelé mohou/nemohou schvalovat, není možné vytvořit. Uživatel se proto musí u aplikace pokusit přihlásit - pokud jde o aplikaci neověřeného vydavatele, která vyžaduje nebezpečně vysoká oprávnění, zobrazí se informace, že na přihlášení nemá právo a je třeba schválení správce.