Návod: Jak na týmové rezervace konzultací s Bookings
Bookings slouží ke správě rezervací (např. pro konzultace studentů či kolegů), a to jak osobních (Bookings with me), tak týmových (Bookings).
1
Bookings naleznete mezi dalšími aplikacemi na domovské stránce Microsoft 365, pro přístup můžete také využít přímý odkaz, případně tlačítko Přejít na moji rezervační stránku v části kalendář webové aplikace MS Outlook.
2
Pro vytvoření nové týmové rezervační stránky klikněte na úvodní stránce Bookings v části Sdílené rezervační stránky na Vytvoření rezervační stránky.
3
Klikněte na Vytvořit zcela od začátku.
4
V dalším kroku vyberte název rezervační stránky, můžete také přidat logo (např. fakulty, ústavu či katedry). Další položky jsou nepovinné – obor podnikání (doporučujeme vzdělání) a také lze zvolit obvyklou pracovní dobu (na základě zvolených hodin se budou dále vybírat sloty pro rezervace).
Následně klikněte na tlačítko Další.
5
Přidejte další uživatele, kteří budou později spravovat rezervace a účastnit se schůzek. Přidávat lze pomocí jména, UČO nebo e-mailu. Přidaným uživatelům lze přiřadit oprávnění dle potřeby. Další uživatele lze přidat také později.
Po nastavení pokračujte pomocí tlačítka Další.
6
V dalším kroku pojmenujte službu, nastavte dobu trvání konzultace a zvolte, ve které dny a hodiny ji chcete nabízet. Následně klikněte na Aktualizovat službu.
7
Zvolte, kdo bude moci rezervovat schůzky. Poté klikněte na tlačítko Vytvořit.
- Žádné samoobslužné služby – uživatelé si nemohou sami rezervovat čas na schůzky. Rezervace můžete vytvářet jenom vy a další kolegové s příslušným oprávněním v rezervační stránce.
- Lidé v mojí organizaci – uživatelé se musí přihlásit se svým účtem Microsoft 365 MU, aby si mohli rezervovat schůzku.
- Kdokoliv – není potřeba přihlášení přes účet Microsoft 365 MU, rezervaci může vytvořit kdokoliv, kdo má přístup na rezervační stránku (např. přes odkaz). Toto je vhodné nastavení, pokud chcete co nejvíce bezbariérový přístup k rezervaci (např. v případě studentů).
8
Rezervační stránka se během chvíle vytvoří.
Po vytvoření se zobrazí odkaz, který můžete umístit např. do e-mailu nebo na web. Uživatelé se přes odkaz dostanou k výběru rezervačních časů. Do rezervační stránky se dostanete kliknutím na tlačítko Začínáme.
V rámci rezervační stránky je možné nastavit řadu parametrů:
- Zde je možné přepínat na různé rezervační stránky, pokud jich máte víc.
- Kalendář – nabízí přehled rezervací a přiřazených lidí.
- Rezervační stránka – zde je možné upravovat rezervační stránku, včetně přístupnosti, odkazu atd.
- Personál – správa lidí, kteří jsou součástí konzultačního týmu. Uživatele lze přidávat, odebírat a upravovat jejich role.
- Služby – slouží k nastavení stávajících nebo přidání nových konzultačních služeb, které rezervační stránka může nabízet.
- Informace o firmě – zde se nastavují kontaktní údaje, logo, pracovní doba a např. také informace o zpracování osobních údajů (lze použít odkaz na stránku o zpracování osobních údajů na MU).
Podrobné nastavení služby:
1
Je možné upravit stávající službu, která byla vytvořena spolu s rezervační stránkou, nebo založit novou.
2
V části Základní podrobnosti je možné nastavit název služby, její popis, dále umístění (včetně toho, zda jde o online schůzku v MS Teams) a dobu trvání (s možností časové rezervy před a po schůzce – to může být užitečné v případě více schůzek za sebou).
Lze přidat také interní poznámku pouze pro členy týmu a nastavit maximální počet účastníků a jazyk schůzky (pokud jsou konzultace určeny např. pro zahraniční studenty).
Je také možné službu skrýt, pokud ji aktuálně nenabízíte, ale nechcete ji smazat.
3
V části Možnosti dostupnosti lze nastavit, v jakých časových intervalech se budou zobrazovat dostupné časy (při nastavení 30 min., se budou sloty nabízet např. v 10:00, 10:30, 11:00 atd.). Dále minimální a maximální čas kdy může k rezervaci dojít (standardně lze rezervovat nejpozději 24 hodin před termínem a nejdříve 365 dní).
Lze nastavit obecnou dostupnost rezervací, je možné vybírat z následujících možností:
Dá se také nastavit odlišná dostupnost pro určitý rozsah dat – pro různá období akademického roku, v případě dovolených, nemocí apod.
- Rezervovatelné, pokud mají zaměstnanci čas – rezervační časy se zájemcům budou nabízet s ohledem na další události v kalendářích členů týmu. Pokud tedy někdo má v úterý dopoledne jinou schůzku, Bookings nenabídne tento čas pro rezervaci (i když je úterý běžně nabízený den).
- Nejde rezervovat – v tomto případě nelze službu vůbec rezervovat (lze využít např. v období dovolených nebo mimo semestr).
- Vlastní doba (opakující se každý týden) – budou se nabízet pevné časy dle nastaveného výběru.
4
V části Přiřadit zaměstnance lze přiřadit dané lidi ke konkrétní službě, dále je možné nastavit, zda bude u události jeden člověk, nebo všichni vybraní zaměstnanci. Rovněž se dá zvolit, jestli je možné vybrat určitého zaměstnance (např. pro výběr konzultace u konkrétního vyučujícího).
5
V části Vlastní pole lze nastavit, které informace má uživatel při rezervaci vyplnit a které jsou povinné.
Také je možné přidat vlastní pole a to buď s odpovědí ve formě textového pole, nebo otázky s předdefinovanými možnostmi odpovědi.
6
V části Oznámení lze nastavit, za jakých okolností se mají odesílat e‑maily všem, kteří se konzultace zúčastní. Také je možné zaslat upozornění v definovaný čas před začátkem schůzky, stejně tak i e-mail po konci schůzky (např. s odkazem na zpětnou vazbu).
Uživatelská rezervace termínů:
1
Na rezervační stránce si uživatel vybere z nabízených termínů a vyplní požadované údaje. Následně rezervaci potvrdí kliknutím na tlačítko Rezervovat.
2
Zobrazí se potvrzení o rezervaci, kde je rovněž možné termín přeplánovat nebo zrušit.
3
Potvrzení dorazí také do e‑mailu, součástí zprávy je odkaz na připojení k události (pokud je událost plánována jako online). Uživatel také může rezervaci přeplánovat či úplně zrušit.
Správa termínů v Bookings:
1
Po rezervaci termínu uživatelem dorazí do vaší e‑mailové schránky zpráva o rezervaci.
2
Rezervace se také zobrazí v kalendáři Bookings a v osobním kalendáři osoby přiřazené k rezervaci.
3
Po rozkliknutí události je možné rezervaci upravit nebo zrušit. V obou případech je zaslána e‑mailová zpráva jak uživateli, tak i členům rezervační stránky Bookings.
Návody M365
- Přihlášení k M365 a aplikacím
- Instalace Microsoft 365 a doplňků na vaše zařízení
- Odhlášení ze zařízení a odebrání účtu
- Práce s makry v Microsoft 365
- Jak přepnout účet ve webových aplikacích Microsoft 365
- Jak aplikovat popisky citlivosti
- Jak si nastavit čas na intenzivní práci
- Jak na osobní rezervace konzultací s Bookings
- Jak na aplikace M365 na operačních systémech Linux
- Jak opustit objekty Microsoft 365 (týmy, skupiny, Viva Engage)
Další informace k M365
- Jak získat účet Microsoft 365, typy účtů
- Kategorie popisků citlivosti na MU
- Možnosti spolupráce s externími partnery
- Nastavení hesla a prostředí M365
- Ochrana osobních údajů
- Popisky citlivosti
- Pošta v M365
- Přehled tutoriálů a návodů k M365
- Skupiny zabezpečení s podporou pošty
- Upgrade Windows na Windows 10 Education pro studenty
- Využití aplikací přistupujících k Microsoft 365