Microsoft Office 365


Ukládání dokumentů a práce s nimi

Kam dokumenty ukládat

Doporučení v kostce

  • Pro osobní dokumenty/soubory, na kterých pracujete především sami, použijte OneDrive pro firmy. Pokud budete chtít dokument sdílet s někým jiným, můžete.
  • Týmové dokumenty ukládejte do týmových prostorů Skupiny Office 365 nebo Pracovní prostory Sharepoint (srovnání Skupin a Sharepointu). Budou k nim mít přístup všichni členové týmu.
  • Osobní i týmová úložiště si přes aplikaci OneDrive připojte k počítači, abyste měli data mezi počítačem a úložištěm synchronizovaná

Jak funguje ukládání dokumentů a jiných souborů v O365

  • Vaše osobní i týmové dokumenty a další data jsou uloženy v „cloudu“ Office365.
  • Dokumenty jsou dostupné přes webové rozhraní Office 365 z jakéhokoliv zařízení – počítače, notebooku, tabletu, mobilního telefonu… Přes webové rozhraní se dají nahrát nebo stáhnout.
  • Některé typy souborů můžete vytvářet a upravovat přes webové rozhraní (Word, Excel, Powerpoint, OneNote), jiné jen upravovat nebo zobrazovat
  • Pomocí aplikace OneDrive můžete synchronizovat osobní úložiště a týmová úložiště se svým počítačem či notebookem a mít je tak k dispozici i bez připojení k Internetu
  • Na počítači můžete upravovat libovolné dokumenty i ostatní typu souborů po synchronizaci přes OneDrive
  • Své dokumenty, složky nebo celá úložiště můžete sdílet s kolegy

Jaká data do O365 ukládat

  • Je možné ukládat libovolné typy souborů
  • Maximální velikost souboru je 15 GB
  • Další omezení (povolené znaky v názvech souborů, nepodporované typy souborů a podobně) najdete na stránkách Microsoftu

Při využití synchronizace pomocí OneDrive na počítač (Windows, Mac) – doporučujeme

  • Není vhodné pro velké soubory (>100 MB), které se často mění, např. soubory .PST, databáze (data se při každé změně musí znovu nahrát do cloudu), editovaná videa, grafické soubory
  • Na počítači je možné pomocí běžných aplikací vytvářet a editovat všechny typy souborů

Při přístupu přes webové rozhraní

  • Je možné vytvářet a editovat dokumenty Wordu, sešity Excelu, prezentace Powerpointu, zápisníky OneNote a základní výkresy Visia a dotazníky Forms
  • Navíc lze editovat textové a HTML soubory a další typy dokumentů („.docm“, .docx, .htm, .html, .odp, .ods, .odt, .ppsx, .pptx, .txt, .xlsx, .xml), ty je ale potřeba vytvořit na počítači a nahrát do úložiště v Office 365
  • Je možné zobrazovat obrázky, šablony MS Office, PDF, soubory MS Office verzí 2003 a starších (.bmp, .csv, .doc, .dot, .dotx, .gif, .jpeg, .jpg, .msg, .pdf, .png, .pps, .ppt, .pptm, .xls, .xlsm)
  • Ostatní soubory je možné přes webové rozhraní pouze nahrát nebo stáhnout, úpravy je potřeba provádět na počítači

Bezpečnost a ochrana osobních údajů

Zabezpečení proti ztrátě dat

Ochrana osobních a jiných citlivých údajů

Do úložišť Office 365 je možné ukládat všechna data včetně osobních, s výjimkou dat medicínského charakteru a dat chráněných podle zvláštních předpisů (tajná, důvěrná). Bližší informace viz samostatná stránka.

Návody