Microsoft OneDrive pro firmy
OneDrive je jednak úložný prostor pro ukládání dat v Microsoft 365 a jednak aplikace umožňující synchronizaci dokumentů, který má k dispozici každý uživatel Microsoft 365.
1. Prostor pro ukládání dat
OneDrive je prostor v Microsoft 365 pro ukládání osobních (pracovních, nikoli soukromých) dokumentů, který má k dispozici každý uživatel Microsoft 365.
2. Aplikace pro synchronizaci dokumentů
OneDrive je aplikace umožňující připojení osobního prostoru OneDrive pro firmy a týmových úložišť k počítači jako složky a synchronizaci dokumentů, aby byly dostupné i bez připojení k Internetu.
Jaké funkce OneDrive pro firmy poskytuje?
Kapacita úložiště OneDrive na MUNI byla pro zaměstnance i studenty snížena z původních 1 000 GB (1 TB) na nižší kapacitu. Důvodem této změny je snížení celkové dostupné úložné kapacity ze strany společnosti Microsoft (viz článek na it.muni.cz). Pokud jste student*ka a váš OneDrive je zaplněn více, než níže uvedená kvóta, dojde k jeho přepnutí do stavu „pouze pro čtení“. V takovém případě je nutné uvolnit prostor pod uvedenou kvótu, aby bylo možné s OneDrive opět normálně pracovat. V případě potřeby lze požádat na adrese it@muni.cz o výjimku, kdy vám bude kvóta krátkodobě navýšena. |
Kapacita | 100 GB (zaměstnanci a Ph.D. studenti) / 30 GB (studenti) |
Přístup | Internetový prohlížeč, prohlížeč souborů v PC, mobilní zařízení |
Dostupnost | Nepřetržitě |
Funkce | Vytváření, ukládání a sdílení souborů, včetně správy historie verzí a možností online úprav (s Word/Excel/PowerPoint Online) |
OneDrive je dostupný z následujících odkazů:
Co musím splňovat pro využití služby?
OneDrive pro firmy je nástroj dostupný všem uživatelům. K jeho používání stačí běžné znalosti ovládání PC. Pro základní využití stačí internetový prohlížeč, k pohodlnějšímu používání (včetně režimu offline) je nutné instalovat synchronizační aplikaci na PC (je součástí balíku aplikací Microsoft 365). OneDrive pro firmy existuje také jako aplikace na mobilní zařízení. Podmínkou pro její využití je účet Microsoft 365.
Ukládání dokumentů a práce s nimi
Kam dokumenty ukládat
- Pro osobní dokumenty/soubory, na kterých pracujete především sami, použijte OneDrive pro firmy. Pokud budete chtít dokument sdílet s někým jiným, je to možné.
- Týmové dokumenty ukládejte do týmových prostorů Skupiny Microsoft 365 nebo Pracovní prostory SharePoint. Budou k nim mít přístup všichni členové týmu.
- Osobní i týmová úložiště si přes aplikaci OneDrive připojte k počítači, abyste měli data mezi počítačem a úložištěm synchronizovaná.
Jak funguje ukládání dokumentů a jiných souborů v M365
- Vaše osobní i týmové dokumenty a další data jsou uloženy v „cloudu“ Microsoft 365.
- Dokumenty jsou dostupné přes webové rozhraní Microsoft 365 z jakéhokoliv zařízení – počítače, notebooku, tabletu, mobilního telefonu… Přes webové rozhraní se dají nahrát nebo stáhnout.
- Některé typy souborů můžete vytvářet a upravovat přes webové rozhraní (Word, Excel, Powerpoint, OneNote), jiné jen upravovat nebo zobrazovat.
- Pomocí aplikace OneDrive můžete synchronizovat osobní úložiště a týmová úložiště se svým počítačem či notebookem a mít je tak k dispozici i bez připojení k Internetu.
- Na počítači můžete upravovat libovolné dokumenty i ostatní typu souborů po synchronizaci přes OneDrive.
- Své dokumenty, složky nebo celá úložiště můžete sdílet s kolegy.
Jaká data do M365 ukládat
- Je vhodné pro soubory, se kterými se aktivně pracuje, nikoliv jako archiv nebo prostor pro dlouhodobé zálohy větších objemů dat.
- Je možné ukládat téměř libovolní typy souborů.
- Maximální velikost jednoho souboru je 250 GB (pokud dostačuje volná kapacita úložiště).
- Další omezení (povolené znaky v názvech souborů, nepodporované typy souborů a podobně) najdete na stránkách Microsoftu.
- Při využití synchronizace pomocí OneDrive na počítači (Windows, Mac) není vhodné synchronizovat velké soubory (>100 MB), které se často mění, např. soubory .PST, databáze (data se při každé změně musí znovu nahrát do cloudu), editovaná videa, grafické soubory.
Při přístupu přes webové rozhraní
- Je možné vytvářet a editovat dokumenty Wordu, sešity Excelu, prezentace Powerpointu, zápisníky OneNote a základní výkresy Visia a dotazníky Forms.
- Navíc lze editovat textové a HTML soubory a další typy dokumentů („.docm“, „.docx“, „.htm“, „.html“, „.odp“, „.ods“, „.odt“, „.ppsx“, „.pptx“, „.txt“, „.xlsx“, „.xml“), ty je ale potřeba vytvořit na počítači a nahrát do úložiště v Microsoft 365.
- Je možné zobrazovat obrázky, šablony MS Office, PDF, soubory MS Office verzí 2003 a starších („.bmp“, „.csv“, „.doc“, „.dot“, „.dotx“, „.gif“, „.jpeg“, „.jpg“, „.msg“, „.pdf“, „.png“, „.pps“, „.ppt“, „.pptm“, „.xls“, „.xlsm“).
- Ostatní soubory je možné přes webové rozhraní pouze nahrát nebo stáhnout, úpravy je potřeba provádět na počítači.
Zabezpečení proti ztrátě dat
- Data jsou uložena v cloudu, kde jejich ochranu proti ztrátě v důsledku hardwarové poruchy zajišťuje Microsoft.
- Při úpravách se ukládají verze souborů, je proto možné se v případě problémů vrátit ke starší verzi.
- U osobního úložiště OneDrive pro firmy je možné obnovit celý obsah úložiště k určitému datu až 30 dnů zpět.
- Při smazání se soubor přesune do koše, odkud je možné jej obnovit.
- Smazané soubory zůstávají v koši 90 dnů.
- Bližší informace a návod na odstranění a obnovu položek.
Ochrana osobních a jiných citlivých údajů
Do úložišť Microsoft 365 je možné ukládat všechna data včetně osobních, s výjimkou dat medicínského charakteru a dat chráněných podle zvláštních předpisů (tajná, důvěrná). Bližší informace viz samostatná stránka.
Odkaz vás přesměruje na webové rozhraní Microsoft 365. Zadejte učo@muni.cz. Budete přesměrováni na stránku jednotného přihlášení, kde zadáte učo a primární heslo.
Pokud si nevíte rady, postupujte dle návodu instalace M365.
Návody
- Obecné
- Synchronizovat soubory s počítačem
- Nastavení ochrany důležitých složek
- Vytvořit složku, dokument
- Nahrát soubor
- Správa souborů
- Sdílet soubory a složky
- Historie verzí dokumentů
- Sdílení a komentování souboru ve Word (s připojeným OneDrive v počítači)
- Sdílení a komentování souboru v M365
- Revize sdílení a oprávnění ve OneDrive
- Uvolnění kapacity v MS OneDrive pro firmy
- Návody pro použití na mobilních zařízeních:
- Android: Instalace a používání
- iOS: Instalace a používání