Přejít k obsahu | Přejít k hlavnímu menu | Přejít k vyhledávání

Microsoft OneDrive pro firmy

Návod: Uvolnění kapacity v MS OneDrive pro firmy

Úložiště OneDrive

  • Je určeno pro osobní pracovní/studijní data - tedy data pracovní nebo studijní, která se týkají jen vás. Například vlastní diplomová, dizertační nebo habilitační práce.
  • Není určeno pro data týmová – například všechny dokumenty týkající se práce oddělení nebo projektu mají být ve vhodném týmovém prostoru (SharePoint, tým MS Teams). Přitom většina souborů, se kterými běžně pracujeme, má týmový charakter.
  • Není určeno pro data soukromá – ta mají být na soukromých úložištích, ať je to soukromý OneDrive, Google Disk nebo fyzický externí disk.
  • Je vhodné pro běžná data, se kterými se aktivně pracuje. Není určen pro dlouhodobou archivaci velkých objemů dat a není vhodný pro velké soubory (například videa, databáze), která se často mění.

V tomto článku najdete návody, jak uvolnit kapacitu svého OneDrive pro firmy v prostředí Microsoft 365 Masarykovy univerzity a kam můžete přesunout potřebná data.

Jak zjistit obsazenou/volnou kapacitu OneDrive

Obsazenou kapacitu je možné zjistit přes webové rozhraní OneDrive na následující adrese, kde je třeba „UČO“ nahradit za vaše UČO:

  • https://ucnmuni-my.sharepoint.com/personal/UČO_muni_cz/_layouts/15/storman.aspx

Na tuto stránku se také můžete dostat ze svého OneDrive, klepnutím na ozubené kolečko vpravo nahoře, volbou Nastavení OneDrivu, Další nastavení a Metrika úložiště.

Volnou a celkovou kvótu vidíte v pravé horní části stránky:

Bez popisku
  Pozor, hodnoty v těle stránky (velikost složky Dokumenty atd.) mohou být nižší než obsazená kvóta podle informace vpravo nahoře, protože nezahrnují obsah koše. Hodnoty uvedené na hlavní stránce OneDrive nebo v aplikaci OneDrive mohou být také odlišné (hodnoty na webu nezahrnují obsah koše, hodnoty v aplikaci ani objem verzí souborů). Je třeba pracovat s hodnotou vpravo nahoře na stránce Metriky úložišť.

Jak uvolnit kapacitu OneDrive

Smažte nepotřebné soubory a složky

Pokud některé soubory a složky nepotřebujete, standardním způsobem je odstraňte. Je možné je odstranit ve webovém rozhraní, na počítači (pokud máte OneDrive připojený) nebo přes mobilní zařízení. Po smazání je ještě potřeba přejít do koše a smazané položky z koše individuálně odstranit nebo vysypat celý koš (viz níže).

Zvažte, jestli potřebujete zálohovat složky Obrázky a Plocha na OneDrive

Obsah složky Obrázky a plochy ve Windows může být synchronizován do OneDrive. Pokud máte ve složce Obrázky například větší množství soukromých fotografií nebo pokud na plochu (a do složek na ploše) ukládáte větší množství dočasných souborů, může být vhodné tuto synchronizaci zrušit. Přejděte do nastavení aplikace OneDrive na počítači a zrušte synchronizaci nepotřebných složek. Synchronizaci složky Dokumenty doporučujeme zachovat. Po ukončení synchronizace smažte obsah složek Obrázky/Plocha přes webové rozhraní OneDrive a vysypejte koš.

Postup

Bez popisku

Bez popisku

Vysypejte koš

Smazané položky se přesunují do koše, kde jsou uloženy po dobu 90 dnů. Po tuto dobu se započítávají do kvóty. Pokud máte v koši větší objem dat, je možné uvolnit kapacitu OneDrive odstraněním části nebo všech položek z koše.

Postup

Přejděte do webového rozhraní OneDrive a v rozcestníku vlevo přejděte na Koš. Vyberte položky ke smazání a klepnutím na Odstranit je odstraňte z koše, nebo klepněte na Vysypat koš a odstraňte celý obsah koše. (Pozn: soubory se tím ještě úplně neodstraní, ale přesunou se do „koše druhé fáze“, odkud je možné je obnovit po dobu zbývající do 90 dnů od původního smazání. V tomto koši se již ale nezapočítávají do kvóty OneDrive).

Bez popisku

Bez popisku

Smažte starší verze souborů

Smazání starších verzí souborů je vhodné u velkých souborů, u kterých probíhaly úpravy. Může se například jednat o několik verzí videí, větší počet verzí souborů Photoshopu nebo jiných grafických formátů, zvukových souborů nebo verze velkých dokumentů Wordu nebo prezentací PowerPointu. Není efektivní mazat verze běžných souborů Office a jiných malých souborů.

Postup

Stejným postupem jako při zjištění obsazeného prostoru OneDrive (viz výše) přejděte na stránku Metriky úložišť. Položky výpisu jsou seřazeny podle velikosti od největšího. Je možné dohledat největší soubory a u nich se podívat, jaký objem dat zabírají a kolik mají verzí.

Klepnutím na Historie verzí u souboru je možné zobrazit všechny verze souboru a individuálně je smazat nebo zvolit Odstranit všechny verze a dojde ke smazání všech verzí kromě poslední.

Odstraněné verze jsou umístěny do koše, proto je po smazání verzí potřeba vysypat koš.

Přesuňte soubory a složky jinam

Obsah, který není možné smazat, ale OneDrive pro něj není určen nebo není vhodný, je možné přesunout na vhodnější umístění. Vždy doporučujeme data přesunovat po částech, zejména pokud se jedná o větší množství souborů nebo objem dat. Níže se dozvíte, jaké jsou možnosti.

Přesuňte data do týmového prostoru v Microsoft 365

Týmové prostory M365 jsou prostory SharePoint, Skupiny Microsoft 365 a týmy MS Teams. Tato varianta je vhodná pro týmová data, se kterými se aktivně pracuje, pokud se nejedná o data velkého rozsahu (data z přístrojů, zpracovávaná videa…).

Postup přes webové rozhraní OneDrive

Ve webovém rozhraní svého OneDrive zkopírujte nebo přesuňte potřebné složky do „Souborů“ týmu, resp. „Dokumentů“ Sharepointu. Při zkopírování jsou v novém umístění jen poslední verze dokumentů (ušetří se místo), při přesunu se přesunou soubory včetně verzí.

Po kontrole dat v novém umístění v OneDrive původní soubory smažte (v případě kopírování) a odstraňte z koše.

Postup přes synchronizované knihovny v počítači

Pokud máte příslušnou složku OneDrive a cílovou dokumentovou knihovnu SharePointu nebo týmu připojenou k počítači, můžete ji zkopírovat nebo přesunout jako jakoukoliv jinou složku – Zkopírovat/Přesunout – Vložit. Po kontrole dat v novém umístění v OneDrive původní soubory smažte (v případě kopírování) a odstraňte z koše (přes webové rozhraní).

Přesuňte data do týmového prostoru na „středním úložišti“

Tato varianta je vhodná pro týmová data velkého rozsahu (například data z přístrojů) nebo archivní data (například data z ukončených projektů).

Postup
  1. Nechejte si založit týmový prostor na středním úložišti (pokud ještě neexistuje).
  2. Připojte si úložiště k počítači jako síťový disk.
    1. Přes webové rozhraní OneDrive – stáhněte si obsah zvolených složek jako zip (v menu položka Stáhnout) a rozbalte obsah zip souboru na připojený disk.
    2. Pokud máte OneDrive připojené a synchronizované na počítači, zkopírujte nebo přesuňte data přímo na počítači z OneDrive na připojený disk.
  4. Odstraňte původní data z OneDrive i z koše.

Přesuňte záznamy výuky do IS MU

Záznamy se schůzek Teams se ukládají do OneDrive do složky „Nahrávky“ („Recordings“). Pokud se jedná o záznamy výuky, je vhodné je přesunout do příslušného předmětu v IS MU, kde je zajištěno dlouhodobé uchování a dostupnost pro studenty

Postup
  1. Stáhněte video přes webové rozhraní OneDrive na svůj počítač. Záznamy můžete stáhnout po jednom nebo jich označit více a stáhnout jako zip soubor. Ten je poté potřeba rozbalit a nahrát záznamy do IS MU.
  2. Nahrajte video do materiálů předmětu v IS MU.

Přesuňte data do osobního prostoru na „středním úložišti“

Vlastní prostor na „středním úložišti“ můžete využít pro rozsáhlá data, se kterými pracujete jen/především vy. Může se jednat například o zpracovávaná videa, grafické soubory, objemné mapové a jiné obrazové podklady.

Postup
  1. Nechejte si založit osobní prostor na středním úložišti (pokud ještě neexistuje).
  2. Připojte si úložiště k počítači jako síťový disk.
    1. Přes webové rozhraní OneDrive – stáhněte si obsah zvolených složek jako zip (v menu položka Stáhnout) a rozbalte obsah zip souboru na připojený disk.
    2. Pokud máte OneDrive připojené a synchronizované na počítači, zkopírujte nebo přesuňte data přímo na počítači z OneDrive na připojený disk.
  4. Odstraňte původní data z OneDrive i z koše.

Přesuňte data na disk v počítači nebo externí disk

Tato varianta může být vhodná pro data, ke kterým nepotřebujete přistupovat z jiných zařízení: Je však třeba mít na vědomí, že pak nejsou chráněna před smazáním nebo závadou disku. Použití soukromého externího disku je vhodné pro uložení soukromých dat.

Postup
  1. Stáhněte si zvolené složky z webového OneDrive jako archiv zip a rozbalte jej do vhodné složky na počítači. Před zahájením stahování ověřte, že máte na počítači dostatek místa pro stažení souboru.
    • Pokud máte příslušné složky dostupné z připojeného OneDrive na počítači, můžete je běžným způsobem vyjmout a vložit do cílohé umístění.
  2. Odstraňte přesunutá data z OneDrive i z koše.

Přesuňte data do soukromého cloudového úložiště (soukromý OneDrive, DropBox, Google Drive…)

Je vhodný pro uložení soukromých dat, ke kterým chcete přistupovat z různých zařízení. Soukromá úložiště se nesmí používat pro ukládání pracovních dat, zejména pokud obsahují osobní nebo jinak citlivé údaje.

Postup
  1. Stáhněte si data stejným způsobem jako v případě přesunu na místní nebo externí disk a nahrajte je na své soukromé úložiště. Pokud máte obě úložiště připojená k počítači, vyjměte a vložte zdata běžným způsobem z OneDrive do připojené složky soukromého úložiště.
  2. Odstraňtě přesunutá data z původního umístění i koše.

Poznámky a tipy

  • Hromadné smazání starších verzí všech souborů ve složce/hierarchii složek nebo celé dokumentové knihovně není možné. Lze to ale obejít zkopírováním obsahu – kopíruje se jen poslední verze. Při přesunování se přesunuje soubor se všemi verzemi.
  • Při přesunu položek mezi OneDrive/dokumentovými knihovnami různých SharePointů se položky v původním umístění smažou – přesunou se do koše. Platí pro přesun ve webovém rozhraní i na počítači. V původním umístění je tedy pro uvolnění prostoru potřeba vysypat koš.
  • Při přesunu nebo zkopírování položek do jiné dokumentové knihovny (z OneDrive do SharePointu nebo týmu, mezi SharePointy nebo týmy) dojde ke zrušení nastavených oprávnění a sdílení na dokumentech a složkách. Jedinou výjimku představuje přesun jediného souboru, kdy je možné zvolit, jestli mají oprávnění a sdílení zůstat zachována, dojde ale k vytvoření nových odkazů pro sdílení a jejich adresáti jsou o tom informováni.
  • Pokud je problém s počtem/objemem verzí:
    • Na knihovně (V OneDrive i SharePointu) je možné nastavit menší počet hlavních verzí, které se budou udržovat (minimum je 100).
    • Pokud není vhodné nastavit menší počet verzí na celou knihovnu, je možné pro problematické soubory založit samostatnou dokumentovou knihovnu a nižší limit nastavit u ní. Další knihovnu/knihovny lze založit ve Sharepointu i OneDrive, ale chová se pak jako jiné dokumentové knihovny (není synchronizovaná v rámci OneDrive).
    • Nastavení počtu ukládaných verzí:
      • OneDrive: Ozubené kolečko vpravo nahoře – Nastavení OneDrivu – Další nastavení – Vrátit se na starou stránku nastavení webu – Seznamy a knihovny webu – přizpůsobit „Dokumenty“ (příp. název další dokumentové knihovny) – Nastavení správy verzí – zadat hodnotu pro Zachovat následující počet hlavních verzí (min. 100).
      • SharePoint: Ozubené kolečko vpravo nahoře – Informace o webu – Zobrazit všechna nastavení webu – Seznamy a knihovny webu – přizpůsobit „Dokumenty“ (příp. název další dokumentové knihovny) – Nastavení správy verzí – zadat hodnotu pro Zachovat následující počet hlavních verzí (min. 100).
    • Vytvoření nové dokumentové knihovny:
      • OneDrive: Ozubené kolečko vpravo nahoře – Nastavení OneDrivu – Další nastavení – Vrátit se na starou stránku nastavení webu – Seznamy a knihovny webu – Vytvořit nový obsah – Nové – knihovna dokumentů.
      • SharePoint: v levém menu přejít na Obsah webu, Nové, Knihovna dokumentů.

Microsoft 365

Přihlásit se do M365

Přesměruje na webové rozhraní Microsoft 365. Zadejte učo@muni.cz. Budete přesměrováni na stránku jednotného přihlášení, kde zadáte učo a primární heslo.

Návody

Používáte starou verzi internetového prohlížeče. Doporučujeme aktualizovat Váš prohlížeč na nejnovější verzi.