Skupiny Microsoft 365
Skupiny Microsoft 365 představují sdílený pracovní prostor pro týmy. Existuje v několika variantách podle dostupných komponent.
Základní komponenty
Jsou dostupné ve všech skupinách Microsoft 365.
| Úložiště dokumentů | Pro ukládání sdílených dokumentů, které je možné sdílet i mimo členy skupiny. Úložiště má kapacitu 50 GB. |
|
 OneNote |
Sešit OneNote, vhodný např. pro vedení zápisů z porad týmu. Poznámkové bloky je možné tematicky členit a sdílet. | |
 Planner |
Nástroj pro operativní přidělování a sledování úkolů. K úkolům je možné připojit dokumenty a komentáře. | |
 SharePoint |
Může sloužit jako rozcestník pro informace týmu, prostor pro ukládání a sdílení souborů, zveřejňování zpráv, publikování článků a podobně. |
m365.muni.cz/sharepoint |
 Stream |
Je možné vkládat videa (např. z přednášek nebo schůzek), vytvářet z nich playlisty a sdílet je i mimo tým. | |
| Týmová e‑mailová schránka | Společná schránka s adresou jmeno-skupiny@space.muni.cz, dostupná všem členům skupiny | |
| Týmový kalendář | Kalendář dostupný všem členům skupiny. Pozvánky na události jsou zasílány všem. |
Volitelné komponenty
 Teams |
Nadstavba nad skupinou M365, základem je chatovací nástroj pro členy týmu. Umožňuje rychlou a intenzivní komunikaci a integraci dalších komponent. | |
 Viva Engage (Yammer) |
Soukromá „firemní“ sociální síť. Umožňuje také vytvářet skupiny týmů, komunikovat a diskutovat, sdílet informace a dokumenty. |
Skupiny Microsoft 365 jsou vhodné:
- Pro podporu spolupráce pracovišť a projektových týmů, sdílení dokumentů, komunikaci a plánování úkolů.
- Pro týmy, jejichž případným externím členům (kteří nejsou zaměstnanci/studenti MU) stačí přístup k dokumentům, poznámkovému bloku, Planner a případně Teams (nemají k dispozici přístup k týmové schránce a kalendáři).
Ochrana osobních údajů
U Microsoft 365 skupin, ať jsou založené přes MS Teams, Outlook či Viva Engage (Yammer), je možné vybrat ze dvou variant ochrany osobních údajů:
- Soukromé – členy mohou přidávat jen vlastníci týmu – obsah skupiny uvidí pouze vlastníci, členové a přizvaní hosté.
- Veřejné – kdokoli v organizaci se může připojit – obsah skupiny uvidí všichni v rámci MUNI, kteří si vyhledají skupinu.
Srovnání dostupných variant
Varianty skupin Microsoft 365 se liší především dostupnými nástroji pro komunikaci.
|
|
Standardní (Outlook) skupina |
Teams skupina pro intenzivní komunikaci |
Viva Engage (Yammer) skupina pro diskusi |
|
Komunikace přes |
Týmovou schránku |
Především aplikaci Teams, částečně týmovou schránku |
Viva Engage (Yammer), částečně týmovou schránku |
|
Vhodné pro |
Běžná pracoviště, menší projektové týmy. Obvykle uzavřené členství. |
Týmy, které potřebují velmi intenzivně komunikovat (téměř neustále), v případech, kdy je e-mail příliš pomalý nebo těžkopádný. Obvykle uzavřené členství. |
Volnější týmy, jejichž hlavním cílem je diskuse. Spolupráce na dokumentech a správa úkolů jsou spíše doplňkové. Např. týmy probírající nějaké téma napříč univerzitou. Často skupiny otevřené všem zájemcům. |
|
Kromě základních komponent obsahuje |
Týmová schránka Týmový kalendář |
Týmová schránka Týmový kalendář Teams |
Skupina ve Viva Enage (Yammeru) U úkolů v Planneru není možné diskutovat Týmová schránka Týmový kalendář |
|
Založení přes |
Outlook/Planner |
Teams. Standardní skupinu je možné o Teams kdykoliv doplnit. |
Viva Engage (Yammer) |
|
Poznámka |
Komponentu Teams je možné ke standardní skupině doplnit dodatečně. |
Pokud má být použití Teams efektivní, musí do Teams přejít veškerá interní komunikace týmu. |
|
Doporučení
- Pro volnější skupiny, které potřebují především diskutovat a občas si nasdílet nějaké dokumenty, vytvořte skupinu ve Viva Engage (Yammeru).
- Pro ostatní skupiny vytvořte „Standardní (Outlook) skupinu“. Pokud později zjistíte, že potřebujete rychlejší nástroj pro komunikaci, než je e-mail, přidejte ke skupině Teams.
Co musím splňovat pro využití služby?
Skupiny Microsoft 365 jsou službou dostupnou všem uživatelům. Pro jejich použití stačí běžné znalosti ovládání PC. Základním požadavkem pro funkčnost je účet Microsoft 365. Pro některé funkce jsou vhodné další aplikace (např. Word pro společnou úpravu dokumentů, OneNote, Outlook, …).
Návody
- Založení standardní (Outlook) skupiny
- Založení Teams skupiny
- Založení Viva Engage (Yammer) skupiny
- Nastavení standardní (Outlook) skupiny
- Jak změnit skupinu Microsoft 365 na soukromou/veřejnou
- Správa členství a sdílení
- Jak opustit objekty Microsoft 365 (týmy, skupiny, Viva Engage)
- Popis komponent skupin Microsoft 365
- Skupiny Microsoft 365
- Planner
- Přihlášení do Planneru
- Zobrazení průběhu úkolů týmu
- Zobrazení vlastních úkolů
- Nastavení upozornění e-mailem o změnách
- Přidání úkolu
- Přidání termínu úkolu
- Organizace úkolů do kontejnerů
- Přiřadit úkol osobě (v současné chvíli je možné přiřadit úkol pouze jedné osobě)
- Připojení souborů, fotografií nebo odkazů k úkolu
- Nastavení náhledu úkolu
- Komentáře k úkolu
- Označení úkolů pomocí popisků
- Nastavení průběhu úkolu
- Přidání úkolů Skupiny do oblíbených
- Odstranění úkolu
- Přístup k Planneru na mobilním telefonu
Související služby
Přesměruje na webové rozhraní Microsoft 365. Zadejte učo@muni.cz. Budete přesměrováni na stránku jednotného přihlášení, kde zadáte učo a primární heslo.