Skupiny Office 365
Skupiny Office 365 představují sdílený pracovní prostor pro týmy. Existuje v několika variantách podle dostupných komponent.
Jsou dostupné ve všech skupinách Office 365.
| Úložiště dokumentů | Pro ukládání sdílených dokumentů. Úložiště má kapacitu 1 TB. |
|
 OneNote |
Sešit OneNote, vhodný např. pro vedení zápisů z porad týmu. Poznámkové bloky je možné sdílet. | |
 Planner |
Nástroj pro operativní přidělování a sledování úkolů. K úkolům je možné připojit dokumenty a komentáře. | |
 SharePoint |
Může sloužit jako rozcestník pro informace týmu, prostor pro zveřejňování zpráv, publikování článků a podobně. |
o365.muni.cz/sharepoint |
 Stream |
Je možné vkládat videa dostupná pouze členům skupiny. |
| Týmová e-mailová schránka |
Společná schránka s adresou jmeno-skupiny@space.muni.cz, dostupná všem členům skupiny. |
|
| Týmový kalendář | Kalendář dostupný všem členům skupiny. Pozvánky na události jsou zasílány všem. |
|
 Teams |
Nadstavba nad skupinou O365, základem je chatovací nástroj pro členy týmu. Umožňuje rychlou a intenzivní komunikaci a integraci dalších komponent. | |
 Yammer |
Soukromá „firemní“ sociální síť. Umožňuje také vytvářet skupiny týmů, komunikovat a diskutovat, sdílet informace a dokumenty.
|
Skupiny Office 365 jsou vhodné
- Pro podporu spolupráce pracovišť a projektových týmů, sdílení dokumentů, komunikaci a plánování úkolů.
- Pro týmy, jejichž případným externím členům (kteří nejsou zaměstnanci/studenti MU) stačí přístup k dokumentům, poznámkovému bloku, Planner a případně Teams (nemají k dispozici přístup k týmové schránce a kalendáři).
Ochrana osobních údajů
U Office 365 skupin, ať jsou založené přes MS Teams, Outlook či Yammer, je možné vybrat ze dvou variant ochrany osobních údajů:
- Soukromé – členy můžou přidávat jen vlastníci týmu – obsah skupiny uvidí pouze vlastníci, členové a přizvaní hosti.
- Veřejné – kdokoli v organizaci se může připojit – obsah skupiny uvidí všichni v rámci MUNI, kteří si vyhledají skupinu.
Srovnání dostupných variant
Varianty skupin Office 365 se liší především dostupnými nástroji pro komunikaci.
|
|
Standardní (Outlook) skupina |
Teams skupina pro intenzivní komunikaci |
Yammer skupina pro diskusi |
|
Komunikace přes |
Týmovou schránku |
Především aplikaci Teams, částečně týmovou schránku |
Yammer |
|
Vhodné pro |
Běžná pracoviště, menší projektové týmy. Obvykle uzavřené členství. |
Týmy, které potřebují velmi intenzivně komunikovat (téměř neustále), v případech, kdy je e-mail příliš pomalý nebo těžkopádný. Obvykle uzavřené členství. |
Volnější týmy, jejichž hlavním cílem je diskuse. Spolupráce na dokumentech a správa úkolů jsou spíše doplňkové. Např. týmy probírající nějaké téma napříč univerzitou. Často skupiny otevřené všem zájemcům. |
|
Kromě základních komponent obsahuje |
Týmová schránka Týmový kalendář |
Týmová schránka Týmový kalendář Teams |
Skupina v Yammeru U úkolů v Planneru není možné diskutovat |
|
Založení přes |
Outlook/Planner/Stream |
Teams. Standardní skupinu je možné o Teams kdykoliv doplnit. |
Yammer |
|
Poznámka |
Komponentu Teams je možné ke standardní skupině doplnit dodatečně. |
Pokud má být použití Teams efektivní, musí do Teams přejít veškerá interní komunikace týmu. |
|
Doporučení
- Pro volnější skupiny, které potřebují především diskutovat a občas si nasdílet nějaké dokumenty, vytvořte skupinu v Yammeru.
- Pro ostatní skupiny vytvořte „Standardní (Outlook) skupinu“. Pokud později zjistíte, že potřebujete rychlejší nástroj pro komunikaci, než je e-mail, přidejte ke skupině Teams
Co musím splňovat pro využití služby?
Skupiny Office 365 jsou službou dostupnou všem uživatelům. Pro jejich použití stačí běžné znalosti ovládání PC. Základním požadavkem pro funkčnost je účet Office 365. Pro některé funkce jsou vhodné další aplikace (např. Word pro společnou úpravu dokumentů, OneNote, Outlook, …).
Návody
- Založení standardní (Outlook) skupiny
- Založení Teams skupiny
- Založení Yammer skupiny
- Nastavení standardní (Outlook) skupiny
- Jak změnit skupinu Microsoft 365 na soukromou/veřejnou
- Správa členství a sdílení
- Popis komponent skupin Office 365
- Skupiny Office 365
- Planner
- Přihlášení do Planneru
- Zobrazení průběhu úkolů týmu
- Zobrazení vlastních úkolů
- Nastavení upozornění e-mailem o změnách
- Přidání úkolu
- Přidání termínu úkolu
- Organizace úkolů do kontejnerů
- Přiřadit úkol osobě (v současné chvíli je možné přiřadit úkol pouze jedné osobě)
- Připojení souborů, fotografií nebo odkazů k úkolu
- Nastavení náhledu úkolu
- Komentáře k úkolu
- Označení úkolů pomocí popisků
- Nastavení průběhu úkolu
- Přidání úkolů Skupiny do oblíbených
- Odstranění úkolu
- Přístup k Planneru na mobilním telefonu
Související služby
Přesměruje na webové rozhraní Office 365. Zadejte učo@muni.cz. Budete přesměrováni na stránku jednotného přihlášení, kde zadáte učo a primární heslo.