Skupiny Microsoft 365


Návod: Popis komponent skupin Microsoft 365

E-mailová schránka skupiny („Konverzace“)

  • Skupiny mají adresu ve tvaru @space.muni.cz.
  • Na tuto adresu je možné standardně posílat zprávy jen z účtů v Microsoft 365 MU. Pokud chcete, aby sem mohli zasílat zprávy i lidé mimo Microsoft 365, nastavte ve vlastnostech skupiny „Umožnit lidem mimo organizaci posílat e-maily skupině“ (doporučujeme).
  • Do schránky skupiny se mohou zasílat informace o přiřazení nebo dokončení úkolů v Planneru – viz nastavení.
  • Členové skupiny si mohou nastavit, jestli chtějí kopie zpráv zasílaných do schránky skupiny zasílat do své pošty – a případně které.
  • Přístup ke schránce mají jen interní členové týmu.

Bez popisku

Nový Outlook a Outlook na webu

Možnosti pro nastavení skupin v novém Outlooku a v Outlooku na webu jsou stejné, jen jsou schované pod jinými ikonami. Nastavení zasílání kopií zpráv zasílaných do schránky skupiny, i povolení zasílání e-mailů na e-mailovou adresu skupiny osobám mimo prostředí M365 na MUNI, je možné najít pod ikonou tužky (Upravit skupinu):

Bez popisku

Kalendář skupiny

  • Je určen pro plánování a sdílení událostí, které se týkají celého týmu – například schůzky, události, o kterých mají vědět všichni a podobně.
  • Jedná se o standardní kalendář dostupný přes kalendáře v Outlooku.
  • Pozvánky na události se standardně zasílají všem členům týmu.
  • Přístup ke kalendáři mají jen interní členové týmu.

Planner

  • Umožňuje zadávat a sledovat úkoly, připojovat k nim dokumenty a vést diskusi prostřednictvím schránky skupiny.
  • Jako řešitele je možné zadat člena, ne-člena skupiny i externího uživatele. Pozor, pokud se jako řešitel zadá ne-člen skupiny, automaticky se stane členem.
  • Je vhodný pro operativní úkoly, ne dlouhodobé plánování, alokaci zdrojů, Ganttcharty a podobně.
  • Vlastník může nastavit, jestli se informace o přiřazení/dokončení úkolu zasílají do schránky skupiny.
  • Planner je možné vystavit jako kalendář (jako .ics soubor) a připojit jej mezi kalendáře Outlooku nebo do jiné aplikace pro kalendáře.
  • Přístup k Planneru mají interní i externí členové týmu, externí ale nemohou přidávat komentáře.

Dokumenty („Soubory“)

  • Dokumenty jsou společným úložištěm týmu, všechny jsou dostupné všem členům skupiny.
  • Celé úložiště, vybrané složky nebo jednotlivé dokumenty je možné sdílet s ne-členy, včetně uživatelů z jiných organizací Microsoft 365 a soukromých účtů Microsoft.
  • Vytváření anonymních odkazů pro sdílení není ve výchozím nastavení možné, pokud o ně máte zájem, napište na it@muni.cz.

Poznámkový blok skupiny

  • Je vytvořen automaticky.
  • Často se využívá pro poznámky z jednání a porad týmu, případně pro vedení základní projektové dokumentace.
  • Je možné jej sdílet stejně jako dokumenty.

Teams

  • Je vhodný pro týmy, které potřebují komunikovat intenzivně a často. Obsahuje jak chat, tak i možnost videohovorů a plánování schůzek.
  • Je součástí Skupiny Microsoft 365 v případě, že je založena z aplikace Teams, nebo pokud je k existující standardní skupině Microsoft 365 z aplikace Teams dodatečně přidána.
  • Do Teams je možné připojit množství dalších nástrojů, včetně nástrojů třetích stran.
  • Do Teams je možné přidat externisty z jiných organizací Microsoft 365 i se soukromými účty Microsoft. Mají pak přístup k nástrojům Teams a ostatní součástem příslušné skupiny Microsoft 365 dostupné externím členům (soubory, "weby", Planner).

Používáte starou verzi internetového prohlížeče. Doporučujeme aktualizovat Váš prohlížeč na nejnovější verzi.