Skupiny Microsoft 365

Návod: Popis komponent skupin Microsoft 365

E-mailová schránka skupiny („Konverzace“)

• Skupiny mají adresu ve tvaru @space.muni.cz.
• Na tuto adresu je možné standardně posílat zprávy jen z účtů v Microsoft 365 MU. Pokud chcete, aby sem mohli zasílat zprávy i lidé mimo Microsoft 365, nastavte ve vlastnostech skupiny „Umožnit lidem mimo organizaci posílat e-maily skupině“ (doporučujeme).
• Do schránky skupiny se mohou zasílat informace o přiřazení nebo dokončení úkolů v Planneru – viz nastavení.
• Členové skupiny si mohou nastavit, jestli chtějí kopie zpráv zasílaných do schránky skupiny zasílat do své pošty – a případně které.
• Přístup ke schránce mají jen interní členové týmu.

Kalendář skupiny

• Je určen pro plánování a sdílení událostí, které se týkají celého týmu – například schůzky, události, o kterých mají vědět všichni a podobně.
• Jedná se o standardní kalendář dostupný přes kalendáře v Outlooku.
• Pozvánky na události se standardně zasílají všem členům týmu.
• Přístup ke kalendáři mají jen interní členové týmu.

Planner

• Umožňuje zadávat a sledovat úkoly, připojovat k nim dokumenty a vést diskusi prostřednictvím schránky skupiny.
• Jako řešitele je možné zadat člena, ne-člena skupiny i externího uživatele. Pozor, pokud se jako řešitel zadá ne-člen skupiny, automaticky se stane členem.
• Je vhodný pro operativní úkoly, ne dlouhodobé plánování, alokaci zdrojů, Ganttcharty a podobně.
• Vlastník může nastavit, jestli se informace o přiřazení/dokončení úkolu zasílají do schránky skupiny.
• Planner je možné vystavit jako kalendář (jako .ics soubor) a připojit jej mezi kalendáře Outlooku nebo do jiné aplikace pro kalendáře.
• Přístup k Planneru mají interní i externí členové týmu, externí ale nemohou přidávat komentáře.

Dokumenty („Soubory“)

• Dokumenty jsou společným úložištěm týmu, všechny jsou dostupné všem členům skupiny.
• Celé úložiště, vybrané složky nebo jednotlivé dokumenty je možné sdílet s ne-členy, včetně uživatelů z jiných organizací Microsoft 365 a soukromých účtů Microsoft.
• Vytváření anonymních odkazů pro sdílení není ve výchozím nastavení možné, pokud o ně máte zájem, napište na it@muni.cz.

Poznámkový blok skupiny

• Je vytvořen automaticky.
• Často se využívá pro poznámky z jednání a porad týmu, případně pro vedení základní projektové dokumentace.
• Je možné jej sdílet stejně jako dokumenty.

Teams

• Je vhodný pro týmy, které potřebují komunikovat intenzivně a často. Obsahuje jak chat, tak i možnost videohovorů a plánování schůzek.
• Je součástí Skupiny Microsoft 365 v případě, že je založena z aplikace Teams, nebo pokud je k existující standardní skupině Microsoft 365 z aplikace Teams dodatečně přidána.
• Do Teams je možné připojit množství dalších nástrojů, včetně nástrojů třetích stran.
• Do Teams je možné přidat externisty z jiných organizací Microsoft 365 i se soukromými účty Microsoft. Mají pak přístup k nástrojům Teams a ostatní součástem příslušné skupiny Microsoft 365 dostupné externím členům (soubory, "weby", Planner).