Na Masarykově univerzitě je preferovaný způsob e-mailové komunikace s využitím M365, který obsahuje i licenci pro e-mailového klienta MS Outlook. Každý zaměstnanec PřF má nárok na zřízení aliasu ve tvaru alias@sci.muni.cz. Bližší informace jsou na fakultní stránce služby E-mailové účty a pošta.

Další možnosti e-mailového nastavení je možné provést v IS. V rámci MUNI existuje více typů e-mailových účtů: v IS (formát @mail.muni.cz, @sci.muni.cz a ústavu). Alternativou je také využití e-mailu @mail.muni.cz s přesměrováním do MUNI Gmail (nikoliv osobní Gmail).

Pro snadnou spolupráci je doporučeno přesměrování e-mailu z IS do M365. Tímto nastavením je umožněno čtení všech zpráv z jednoho místa / e-mailového účtu. Některé přidružené aplikace (např. Portál MU) pracující s účtem M365, proto je toto nastavení doporučováno. Přesměrování není vhodné nastavit na soukromý e-mail, jelikož osobní e-maily využívají servery třetích stran pro příjem a odesílání zpráv, a není tím zaručena ochrana citlivých údajů, dat a zabezpečení!

*Pouze některá pracoviště.

Mezi základní způsob spolupráce s kolegy a studentu u dokumentů je využití cloudového prostředí M365, ke kterému má každý student a zaměstnanec zřízenou licenci. Rovněž je doporučena spolupráce s využitích chatovacího a videokonferenčního nástroje MS Teams.

Kalendář s interními poznámkami je možné využít v kancelářském balíku služeb M365. Mezi další bezpečnostní prvky patří digitální podpis a šifrování.

Mezi další univerzitní nástroje, avšak méně využívané, je možné využít licence Google Workspace, které rovněž obsahují kancelářský balík. Pro práci s těmito aplikacemi využívejte výhradně přihlášení pomocí univerzitní licence, jelikož v případě využití osobního e-mailu není zaručena ochrana dat v souladu GDPR a interních směrnic MUNI.

Alternativní možností telekonferencí je možnost využití aplikace ZOOM. Ve spolupráci s CESNET jsou dostupné v omezeném množství licence k aplikaci. Tyto licence po dohodě přiděluje RNDr. Miloš Liška, Ph.D.

UPOZORNĚNÍ

Veškeré dokumenty, které obsahují citlivý obsah, jako jsou osobní údaje, interní informace, výzkumná či lékařská data, podléhají evropské směrnici GDPR a interním pravidlům univerzity. Proto je z hlediska zabezpečení nutné využívat pouze nástroje, na které má MUNI zakoupené licence a uložené informace jsou ukládány na servery v rámci EU (standardně M365 vč. OneDrive pro firmy, Google Workspace. Porušení těchto pravidel může mít pracovně právní následky a vzniklá škoda může být vymáhá po zaměstnanci! Přehled dostupných úložišť je uvedený v přehledu úložišť. V ojedinělých a odůvodněných případech je možné využít aplikace třetích stran, avšak pouze za předpokladu důkladného seznámení se s licenčními podmínkami aplikace a prostudování správy a ochrany dat.

DOPORUČENÍ

Pro každé oddělení je doporučováno využít sdílené e-mailové schránky (například studijní@sci.muni.cz). Touto sdílenou schránkou se zamezí případům, kdy odcházející zaměstnanec předává e-mailovou korespondenci dalšímu zaměstnanci k případnému dořešení. Pro vytvoření sdílené schránky se obraťte na oddělení OIKT e-mailem na ovt@sci.muni.cz.

V dnešní době přichází mnoho bezpečnostních hrozeb prostřednictvím e-mailů, internetových stránek či podvodných telefonátů. V rámci Masarykovy univerzity tyto hrozby sleduje Kyberbezpečnostní tým MU CSIRT, který průběžně vydává zprávy k aktuálním hrozbám a také pořádá vzdělávací kurzy pro správce a uživatele o těchto hrozbách.

V případě, že obdržíte nevyžádanou zprávu, je možné ji ihned v Outlooku nahlásit. Návod k nahlášení zprávy a typům nevyžádané pošty naleznete na stránce Práce se SPAMem v Office 365.

Důležitými pravidly bezpečné práce na internetu jsou:

• Ověřovat příjemce zprávy (v rámci MU doporučujeme využít možnosti digitálního podpisu e-mailů)
• Nikomu nesdělovat svá přístupová hesla.
• Vždy kontrolujte, kdo e-mail poslal, případně adresu url odkazu, kde po vás chtějí vyplnit nějaké osobní údaje.

V případě, že si nejste jistí, jestli se jedná o podvodnou zprávu či volání, kontaktujte OIKT na e-mailu ovt@sci.muni.cz, nebo podezřelou zprávu rovnou nahlaste Kyberbezpečnostnímu týmu.

Pro výkon práce s kancelářskými aplikacemi na soukromých zařízeních a zařízeních ve správě PřF lze použít výhradně zakoupený software (SW), případně SW určený pro komerční využití zdarma. Přehled dostupných licencí je z dispozici zde. Zaměstnanci mají základní SW předinstalovaný na pracovních zařízení, který je možné v Centru softwaru doplnit o další aplikace.

Mezi základní aplikace patří Office 365, který obsahuje i MS Teams. Tento SW je na zaměstnaneckých počítačích nainstalován automaticky. Pro instalaci na vlastních zařízeních můžete využít návod k instalaci.

Pro instalaci SW na zaměstnaneckém zařízení ve většině případů potřebujete administrátorská práva Pro konkrétní instalace kontaktujte vaše IT oddělení. Do zprávu uveďte požadovanou aplikaci, informace k licenci (zakoupená licence, volně k použití pro komerční účely) a zařízení, na které se má aplikace nainstalovat.

Pro nové instalace aplikací je třeba dbát na evropskou směrnici GDPR. Některý SW a webové aplikace využívají servery mimo EU a zachází s uživatelskými daty mimo soulad této směrnice (např. Doodle – alternativa v IS MU Tudl), proto tyto aplikace není možné v rámci MUNI využít. Je vřele doporučováno využívat pouze SW pořízený MU/PřF, jelikož pro pořízení jsou veškeré legislativní náležitosti kontrolovány. Pokud se jedná o rozšíření doplňků pro Office 365 a jeho podpůrné aplikace (tj. Outlook, Teams atp.), uživatel si tyto doplňky může nainstalovat na zařízení ve správě MUNI sám za předpokladu, že prostudoval licenční podmínky, které jsou v souladu s nařízením PřF a GDPR.

Nákup a pořízení SW vždy konzultujte se svým IT oddělením.

K využívání telekonferenčních systémů na PřF je preferována aplikace MS Teams, ke která má každý uživatel IT na PřF licenci v rámci kancelářského balíku Office 365. Jako alternativu lze využít i aplikaci ZOOM. Pro přiřazení licence se obraťte na oddělení OIKT e-mailem na ovt@sci.muni.cz.

UPOZORNĚNÍ

Při neoprávněném komerčním použití aplikace bez licence, šíření licencí mezi osobami mimo PřF MU, či při práci s aplikacemi, které nesplňují legislativní náležitosti, hrozí uživateli postih mj. i ze strany tvůrců aplikací.

Přístupy a oprávnění do aplikací se v některých případech automaticky nepřidávají. V následující tabulce je uveden přehled aplikací s kontaktní osobu, kterou je pro přidání oprávnění nutné kontaktovat.

V případě, že nastupuje nový zaměstnanec na již dříve využívající pozici (náhrada za mateřskou atp.), je možné téměř veškeré oprávnění v IS zkopírovat pro novou osobu. V tomto případě kontaktujte svého pedagogického zástupce, případně ovt@sci.muni.cz.

Pro přístup do některých aplikací externím osobám (mimo platný pracovní vztah k PřF a dohodářům), jako je přístup k dokumentů v IS, VPN, Wi-Fi atp., je možné zřídit Sponzorovaný účet. Pro zřízení tohoto účtu kontaktujte e-mail OIKT na ovt@sci.muni.cz.

V případě nejasností či potřeby dalších oprávnění kontaktujte OIKT e-mail na ovt@sci.muni.cz.

Každý dokument má jinou klasifikaci zabezpečení dat, ke kterým je nutné přistupovat obezřetně a v některých případech rozdílně. Jednotlivé kategorie dat jsou k dispozici v přehledu úložišť.

Některé ústavy mohou mít svá vlastní úložiště či speciální výpočetní aplikace, kde platí pro kategorizaci dat stejná pravidla jako výše uvedená.

Pro práci s dokumenty a daty je na PřF MU doporučeno využití výhradně prostředků Office 365, ke kterému MU poskytuje uživatelskou podporu. Možnosti práce, spolupráce a ukládání dokumentů jsou popsány u stránky Office 365.

V IS MU je k dispozici úložiště pro dokumenty, které je možné využít pro sdílení soubory a automatický výpis na webu, formuláře oddělení atp. Primárně se jedná o sdělovací úložiště, které je možné sdílet určitým osobám či skupinám na MUNI, či veřejně. Pro jednotnou jmennou konvenci je připravený dokument, který slouží pro zveřejnění norem. Obdobnými pravidly se řídí i ostatní dokumenty jednotlivých oddělení. Pro dokumenty, které jsou určeny pro okruh osob a vzájemnou spolupráci, je doporučeno využívat SharePoint.

V Dokumentovém serveru IS se nachází rovněž platné fakultní směrnice a opatření. Tyto dokumenty jsou po schválení vkládány oddělením OIKT. 

Pro vědce a výzkumné týmy je PřF k dispozici několik služeb, které mohou využít nejenom k výpočtům, ale také ke zorientování se v literatuře. 

Pro ukládání a zálohování dokumentů je na PřF několik typů úložišť. Každé uložiště má jiné podmínky pro využití. Je třeba dbát také na druh uložených dat, aby byl v souladu s platnými legislativami. Přehled nejvyužívanějších úložišť vč. kategorizace dat je k dispozici zde.

Mezi nejpoužívanější a ve většině případů dostačující úložiště je OneDrive. Tento typ úložiště lze nastavit i pro automatickou synchronizaci mezi jednotlivými zařízeními.

Další dostupná úložiště a jejich přehled je k dispozici zde. Pro zřízení některého z úložišť, vyjma OneDrive pro firmy, který má automaticky každá pracovník, kontaktujte OIKT na e-mailu ovt@sci.muni.cz.

Zaměstnanci v areálu UKB mají možnost využít přes CIT SUKB zálohování pomocí Cobian Backup. Pro nastavení služby a dotazy kontaktujte CIT SUKB.

DOPORUČENÍ

Při využití některého z cloudových úložišť je doporučováno ponechat data na lokálním disku zařízení (zálohování), případně dokumenty zálohovat na dva na sobě nezávislé zdroje.

Na MUNI jsou dva hlavní typy hesel, Primární a Sekundární heslo. Rozdíly mezi těmito hesly jsou popsané zde. Některé podpůrné aplikace mohou vyžadovat ještě další hesla, avšak tyto hesla většinou vyžadují speciální aplikaci pro konkrétní pracoviště a ústavy.

V případě, že své sekundární heslo neznáte, můžete si jej zobrazit v IS. V IS si také můžete změnit oba typy hesel.

Pokud neznáte své Primární heslo, využijte některou z možností pro doručení hesla nového.

Jak je výše uvedeno, v rámci MUNI probíhá ve většině případů přihlášení pomocí Primárního a Sekundárního hesla. Design přihlašovacích stránek je uvedený na stránce Jednotné přihlášení MUNI, resp. na stránce IS MU.

Při vyplňování UČO a hesla vždy kontrolujte adresu url odkazu, kde se přihlašovací stránka nachází. V některých případech se může jednat o vylákání hesla za účelem zneužití. Více informací je popsáno na stránce Kybernetická bezpečnost a školení.

Před ukončením pracovního vztahu má zaměstnanec povinnost vrátit své zapůjčené IT vybavení. Tento proces podstupuje s vedoucím fakultního/ústavního oddělení IT, který je povinen se zaměstnancem vyplnit dokument výstupní checklist v oblasti IT, avšak zaměstnanec je povinen před podpisem vyřídit jednotlivé kontrolní body:

• kontrola funkčnosti vypůjčení HW zařízení,
• Smazání své agendy z webu pracovního oddělení / ústavního webu,
• předání správy stránek v Portále MU či na webových stránek novému zaměstnanci (pouze pokud zaměstnanec spravoval stránky)

UPOZORNĚNÍ

V případě, že zaměstnanec sdílí s ostatními dokumenty, po 300 dnech od ukončení pracovního vztahu se dokumenty na úložišti OneDrive automaticky mažou. Z toho důvodu je důsledně doporučován přesun dokumentů před koncem pracovního vztahu na OneDrive kolegy, či využití jiného úložiště!