Přihlašujete se do Outlooku poprvé?
Poradíme vám jak na první přihlášení.
První přihlášení na pracovním PC v kanceláři
Úvodní video
Tipy a doporučení
Prioritní a další pošta
Výchozí nastavení aplikace Outlook automaticky třídí příchozí poštu na prioritní a na další poštu. Do seznamu další (méně důležité) pošty se zpravidla zařadí automaticky různá systémová hlášení nebo externí newslettery. Pokud vám výchozí rozdělení nevyhovuje, v nastavení Outlooku můžete tuto funkci jednoduše vypnout. Další podrobnosti najdete na IT MUNI na Microsoft Outlook | IT služby Masarykovy univerzity (muni.cz)
Konverzace
Outlook umožňuje řadit doručené i odeslané e-maily do tzv. konverzací. Konverzace vznikají automaticky a jsou sestavené z e-mailů sdružených na základě předmětu a dalších parametrů. Pokud vám výchozí režim konverzací nevyhovuje, můžete ho snadno vypnout nebo upravit v nastavení. Další podrobnosti najdete na IT MUNI na Microsoft Outlook | IT služby Masarykovy univerzity (muni.cz)
Automatický podpis
Ve webové i desktopové verzi Outlooku si můžete nastavit několik automatických podpisů. Podrobný postup najdete na webu IT MUNI. Při vytváření podpisu dle JVS doporučujeme využít univerzitní šablony. Další podrobnosti najdete na IT MUNI na Šablony Muni | IT služby Masarykovy univerzity
Automatické odpovědí
V době nepřítomností si můžete v Outlooku nastavit automatické odpovědí. Na výběr máte několik možných nastavení s jejíchž pomocí například upřesníte, komu se mají automatické odpovědí posílat a jaké bude jejích znění. Další podrobnosti najdete na IT MUNI na Automatická odpověď v nepřítomnosti | IT služby Masarykovy univerzity (muni.cz)
Práce se spamem
Outlook nabízí řadu pokročilých nastavení a filtrů pro práci se spamem a nevyžádanou poštou. Další podrobnosti najdete na webu IT MUNI na Práce se SPAMem v Office 365 | IT služby Masarykovy univerzity (muni.cz).
Oprávnění kalendáře
Součásti Outlooku je také kalendář, který můžete využívat pro plánování vlastních události, schůzek online nebo rezervaci týmových studoven a dalších místností. Kalendář v Outlooku je propojen s aplikací Microsoft Teams nebo Portálem zaměstnance. V rámci Outlooku si můžete zobrazit také základní přehled o událostech vašich kolegů. Další podrobnosti najdete na IT MUNI na Souhrnné zobrazení různých kalendářů | IT služby Masarykovy univerzity (muni.cz)
Práce se sdílenými schránkami
Prostřednictvím Outlooku můžete přistupovat také ke sdíleným schránkám. Pokud v rámci vašeho pracoviště sdílené schránky používáte, v desktopovém Outlooku se vám zobrazí automaticky. Ve webovém Outlooku si sdílené schránky můžete přidat ručně nebo je zobrazit v samostatném okně. Další podrobnosti najdete na IT MUNI na Sdílené schránky | IT služby Masarykovy univerzity (muni.cz).
Práce se skupinami v Office 365
V Outlooku máte k dispozici také sekci označenou jako Skupiny. Jde od tzv. Office 365 skupiny, které zastřešují zejména týmy v aplikaci Microsoft Teams. Prakticky to znamená, že pokud vytvoříte tým v MS Teams nebo se do nějakého týmu přidáte, v Outlooku se vám zobrazí stejnojmenná O365 skupina. Takovou skupinu můžete využit například k rozeslání hromadného e-mailu všem členům daného týmu. Další podrobnosti najdete na IT MUNI na Skupiny Office 365 | IT služby Masarykovy univerzity (muni.cz).
Často kladené otázky
Jaký je rozdíl mezi webovým a desktopovým Outlookem?
K webové verzi Outlooku můžete přistupovat prostřednictvím běžného internetového prohlížeče. V tomto případě není nutná instalace ani další dodatečné nastavení – webovou verzi Outlooku si můžete zobrazit na jakémkoli počítači připojeném k internetu. Desktopová verze Outlooku se instaluje přímo do konkrétního počítače a oproti webové verzi poskytuje některé specifické funkce (např. paralelní připojení dalších poštovních schránek typu Gmail, seznam.cz a dalších).
Mám adresu a schránku s doménou @phil.muni.cz, co se s nimi stane po převodu do O365?
Obsah schránky @phil.muni.cz přemigrujeme do O365 (včetně všech e-mailů a struktury složek). Původní schránka ve starém systému zůstane dostupná, avšak již nebude aktualizována.
Nemám adresu ani schránku s doménou @phil.muni.cz, co se stane po převodu do O365?
Poštu adresovanou na adresu učo@mail.muni.cz (schránka v IS MU) přesměrujeme do prostředí O365. Dodatečné nastavení adresy @phil.muni.cz a ruční migraci pošty z IS MU do O365 můžeme provést po předchozí konzultaci s technikem.
Poštu mám nyní přesměrovanou do osobní schránky – je to v pořádku?
Přeposílání pracovní pošty mimo IT prostřední spravované Masarykovou Univerzitou je v rozporu se směrnicí č. 10/2017 Používání informačních technologií (viz IT MUNI: https://it.muni.cz/phil/dokumenty-a-navody/smernice-pro-pouzivani-techniky-a-softwaru-pro-praci-na-ff).
Nastupuji na Filozofickou fakultu jako nový zaměstnanec a ještě nemám adresu @phil.muni.cz, jak mám postupovat?
Novým zaměstnancům zřizujeme poštovní schránku rovnou v O365 (včetně primární adresy ve tvaru jmeno.prijemni@phil.muni.cz, příp. prijmeni@phill.muni.cz). Požadavek o zřízení takové schránky je potřeba zaslat na cit@phil.muni.cz.
Můžu k poštovní schránce v O365 přistupovat i jinak než přes aplikaci Outlook?
Poštovní schránka v O365 funguje na protokolu Exchange. Technicky je tedy možné schránku připojit i k jiné aplikaci, než je Outlook. Takovýto postup však důrazně nedoporučujeme. Hlavním důvodem je potenciální bezpečnost a funkčnost takovýchto aplikací i omezené propojení s dalšími aplikacemi a službami v prostředí O365.
V předchozím poštovním systému jsem měl vlastní adresář kontaktů, je možné tyto kontakty převést do Outlooku?
Outlook je automaticky propojený celouniverzitním adresářem všech osob, které mají v univerzitním systému přidělené vlastní UČO. Import kontaktů ze starého systému doporučujeme zejména v případě většího množství externích adres nebo skupiny kontaktů. Ruční migrace kontaktů do O365 je možná po předchozí konzultaci s technikem.
Pro práci s poštou momentáně používám Gmail a univerzitní rozhraní G Suite. Dotkne se mě nějakým způsobem migrace do O365?
Do O365 prostředí automaticky migrujeme pouze fakultní schránky @phil.muni.cz. Pokud nyní využíváte univerzitní verzi prostředí G Suite, migrace se vás nijak nedotkne. V rámci sjednocování fakultního a potažmo i univerzitního pracovního prostředí však důrazně doporučujeme zvážit přesun vaší poštovní schránky do O365. Podrobný postup je možné dohodnout v rámci individuální konzultace s technikem.
Potřebujete poradit? Přejděte do sekce Uživatelská podpora, kde najdete i informace o možnostech zaškolení.
Další podrobnosti a návody najdete na webu IT MUNI na Microsoft Office 365 | IT služby Masarykovy univerzity (muni.cz).