Návod: Jak na Online archiv v Outlooku
E-mailová schránka v MS Outlooku má maximální kapacitu 100 GB, kterou nelze dále navyšovat. Po dosažení této hranice nejde přijímat a odesílat nové zprávy. Řešením je aktivace online archivu – ten je při vyčerpání kapacity e-mailové schránky tou nejlepší možností, jak mít starší e-maily stále pohodlně dostupné.
Online Archiv přímo nerozšiřuje kapacitu schránky, ale umožňuje přesun zpráv do separátního prostoru (ručně nebo automaticky na základě nastavených politik). Díky tomu dovoluje uvolnit místo ve schránce pro nové zprávy. Jeho kapacita je 100 GB.
Online archive je dostupný z každého zařízení s přístupem k internetu – na rozdíl od lokálního archivu s PST balíčky, který je vázaný na lokaci (zařízení) s vyexportovanými daty v PST.
Online archiv v uživatelské schránce
Online archiv se ve webové a classic (staré) verzi Outlook objeví podobně, jako by se jednalo o další e-mailovou schránku. Zprávy v online archivu nejsou dostupné ke čtení, pokud není zařízení připojené k internetu.
Zapnutí online archivu
1
Online archiv je možné aktivovat v INETu kliknutím na tlačítko Edituj mne v části Nastavení poštovní schránky.
2
Zaškrtněte možnost Online archív poštovní schránky v Office 365 a potvrďte tlačítkem Uložit.
Zobrazení archivu v Outlooku po jeho aktivaci v Inetu nějakou dobu trvá (v řádu hodin, nejpozději do druhého dne).
Po aktivaci online archivu a jeho zobrazení ve schránce se do něj automaticky přesunou zprávy starší 5 let (jde o standardní politiku). Pokud máte poštu tříděnou do různých složek, do online archivu se tato struktura rovněž přenese. K přesunu pošty automaticky dle nastavené politiky nedochází okamžitě, ale až za 7 dní. Pokud je to dostatečné pro uvolnění schránky, není potřeba nic dalšího dělat. Pro další možnosti přesunu zpráv do online archivu viz ruční přesun.
V nové desktopové verzi se zobrazí jako další kategorie/složka (podobně jako např. doručená pošta):
Webový Outlook:
Classic Outlook:
Vyhledávání a organizace online archivu
V online archivu je možné vytvářet další složky a podsložky pro vlastní řazení zpráv.
Pokud ve vlastní schránce vyhledáváte zprávy, výsledky zobrazí i z online archivu – toto platí pro webovou a novou desktopovou aplikaci Outlook. V Outlooku classic (stará desktopová verze) je při vyhledávání potřeba vybrat Všechny poštovní schránky.
Označte zprávy, které chcete přesunout, klikněte na tlačítko Přesunout do a vyberte složku online archivu.
Pozor: Nepoužívejte tlačítko archivovat! To neslouží k přesunu zpráv do online archivu, ale pouze do složky Archiv přímo ve schránce. Tato „archivace“ slouží pouze ke třídění a odložení pošty v rámci schránky. Zprávy ve složce Archiv se stále započítávají do kapacity schránky.
Nastavení automatické politiky pro přesun zpráv do online archivu
Standardní politika pro přesun zpráv do archivu je 5 let a platí pro celou schránku. Pro vybrané složky je možné nastavit i politiku s jiným časovým horizontem (30 dní, 1 rok, 2 roky, nikdy).
Pokud politiku nastavíte pro nadřazenou složku (např. doručená pošta), je aplikována i na podřízené složky. V online archivu se pak vytvoří odpovídající struktura složek a zprávy spadající pod zvolenou politiku se tam přesunou.
Poznámka: K přesunu pošty dle nastavené politiky nedochází okamžitě, ale až za 7 dní.
Ve webové a nové desktopové aplikaci klikněte pro nastavení politiky pravým tlačítkem na vybranou složku a dále na Přiřadit zásadu. Zde vyberte odpovídající časové hledisko pro přesun zpráv do online archivu.
V classic Outlooku (stará desktopová verze) klikněte pro nastavení politiky pravým tlačítkem na vybranou složku a dále na Vlastnosti…
Zde vyberte záložku Zásady a v části Online archiv vyberte odpovídající časové hledisko pro přesun zpráv do online archivu. Volbu potvrďte kliknutím na tlačítko OK.
Související služba
Návody
- Souhrnné zobrazení různých kalendářů
- Připojení sdílené schránky do Outlooku pro uživatele s osobním účtem M365 připojeným do Outlooku
- Připojení sdílené schránky do Outlooku pro uživatele s osobním účtem M365 nepřipojeným do Outlooku
- Jednorázové otevření sdílené schránky ve webovém Outlooku
- Trvalé přidání sdílené poštovní schránky ve webovém Outlooku
- Připojení sdílené schránky přes IMAP (Thunderbird apod.)
- Odeslání z Outlooku z adresy sdílené schránky
- Odeslání z webového Outlooku z adresy připojeného sdíleného mailboxu
- Import certifikátů do Outlooku
- Šifrování a podepisování pošty v Outlooku
- Jak sdílet a přidávat kalendáře v O365
- Podepisování e-mailu v Outlooku pro Android a iOS
- Jak zarezervovat místnost či zařízení
- Schránky/kalendáře pro rezervaci místností a vybavení
- Nastavení účtu Microsoft 365 v MS Outlooku na pracovním počítači
- Přidání sdílené schránky do Outlooku na Androidu a iOS
- Blokované a potenciálně nebezpečné typy příloh
- Jak vložit odkaz na přílohu z OneDrive nebo Sharepointu do e-mailu
- Jak na hlasování o plánu
- Jak na odesílání pošty z libovolné přidělené adresy