Microsoft Outlook

1
V kalendáři klikněte na tlačítko Nová událost nebo Nová schůzka.

2
Vyplňte údaje o schůzce a přidejte účastníky.

3
Z horního menu zvolte Nový plánovací průzkum.

4
V bočním panelu se zobrazí nabídka hlasování. Vyberte Dobu trvání a Datum, následně se zobrazí nejvhodnější časy pro schůzku, níže pak i Jiné časy, kde jeden či více pozvaných účastníků má v kalendáři jinou aktivitu.

Tip: Nabídku časů můžete řadit dle dostupnosti, nebo chronologicky podle času.

5
Z nabízených možnosti vyberte vhodné časy, o kterých budou všichni pozvaní účastníci schůzky hlasovat a klikněte na tlačítko Další.

6
V přehledu se zobrazí vybrané časy (je možné je odstranit přes ikonu odpadkového koše), můžete také zadat místo schůzky a zda bude online přes MS Teams. Dále můžete pro hlasování nastavit:

a. Naplánovat, kdy účastníci dosáhnou shody – pokud se účastníci shodnou na čase, bude tento termín automaticky vybrán. Pokud bude shoda na více časech, bude vybrán ten nejdřívější.
b. Zablokovat vybrané časy v mém kalendáři – do vašeho kalendáře se pro každý čas z hlasování vytvoří událost. Tato funkce zabrání tomu, aby se na termíny v hlasování do vašeho kalendáře nedostala mezitím nějaká další schůzka.
c. Chci dostávat oznámení o aktualizacích hlasování – budete dostávat e-mailové oznámení při hlasování každého účastníka. Při větším množství účastníků doporučujeme tuto položku vypnout.
d. Vyžadovat, aby účastníci ověřili svou identitu – účastníci musí být přihlášeni do svého účtu Microsoft 365, aby se zabránilo anonymnímu hlasování.
e. Zamknout hlasování pro účastníky – účastníci nebudou moci navrhovat nové časy, ani upravovat ostatní účastníky.

Po nastavení všech parametrů klikněte na Vytvořit hlasování.

7
Následně se zobrazí jednak potvrzení s odkazem na zobrazení podrobností o hlasování a jednak se vytvoří e-mailová zpráva s hlasování, kterou odešlete ostatním účastníkům plánované schůzky.

8
Příjemci zprávy o hlasování pak mohou u jednotlivých termínů zvolit Ano, Preferuji, nebo Ne. Vidí také, jak hlasovali ostatní. Pokud je možnost zapnutá, mohou také navrhnout jiný čas pro schůzku.
Po výběru preferenci pak své hlasování ukončí kliknutím na tlačítko Hlasovat.

9
Pokud je v hlasování o termínu schůzky nastaveno Naplánovat, kdy účastníci dosáhnou shody, všichni účastníci hlasovali a došlo ke shodě, pozvánka na schůzku se automaticky rozešle do kalendářů účastníků.
Pokud není nastavení automatické plánování, organizátor může vybrat výsledný čas schůzky ručně.

K přehledu hlasování je možné se dostat přes vytvořený termín v kalendáři (dojde k přesměrování do webového Outlooku), v e‑mailu o hlasování nebo přímo přes tento odkaz.

10
V Řídícím panelu hlasování o plánu vidíte přehled hlasování (včetně těch uplynulých), můžete hlasování upravit nebo zrušit.

11
Po kliknutí na konkrétní hlasování má organizátor další možnosti:

a. Může poslat připomenutí, nebo hlasování zrušit.
b. Může změnit své odpovědi na jednotlivé termíny (pak je nutné potvrdit změnu kliknutím na tlačítko Hlasovat) nebo navrhnout jiný čas.
c. Může na vybraný termín naplánovat schůzku, nebo termín z nabídky odstranit.
d. V neposlední řadu může také přidat další účastníky do hlasování.