Přejít k obsahu | Přejít k hlavnímu menu | Přejít k vyhledávání

Microsoft Outlook

Návod: Jak vložit odkaz na přílohu z OneDrive nebo Sharepointu do e-mailu

Při e-mailové komunikaci v rámci univerzity i mimo ni je často potřeba posílat v rámci e-mailových zpráv také přílohy. Díky uložení souborů v cloudu (OneDrive nebo týmová úložiště) už není potřeba přidávat přílohy přímo do e-mailu, ale stačí přiložit odkaz na dokument s příslušným oprávněním.

Díky vložení odkazu do e-mailu se vyhnete situacím, kdy se dokument vrátí v několika verzích se spoustou komentářů a je pak pracné se s nimi vypořádat. Díky sdílení souborů online mohou uživatelé přidávat komentáře a spolupracovat přímo v dokumentu, což šetří nejen čas, ale i nervy.

Desktopový Outlook

1
Vytvořte novou zprávu, na horní liště vyberte ikonu sponky (Připojit soubor). Dále zvolte Procházet webová umístění.

Bez popisku

Zde máte několik možností, odkud soubor do přílohy vybrat:

  • OneDrive – MUNI: vybíráte soubory z vašeho pracovního OneDrive.
  • MUNI a Weby – MUNI: zde je nabídka naposledy použitých složek z týmových úložišť Sharepoint. Po kliknutí na konkrétní složku si v dalším kroku vyberete soubory, které chcete přidat jako přílohu.
  • Soubory skupiny: vybíráte soubory z vašich skupin Microsoft 365 (týmy Teams, Outlookové skupiny a komunity Viva Engage).

2
Po zvolení vybraných souborů se objeví nabídka, zda chcete sdílet odkaz, nebo připojit kopii. Zvolte mžnost Sdílet odkaz.

Bez popisku

3
Po vložení odkazu na soubor se objeví informace o přístupu adresátů k souboru. Standardně mají k souboru přístup adresáti zprávy s možností soubor upravit. Oprávnění můžete změnit po kliknutí na Spravovat přístup.

Bez popisku

4
Podle potřeby můžete oprávnění změnit. Doporučujeme ale sdílet soubor jen konkrétním adresátům. Při volnějším nastavení (Lidé v MUNI nebo Všichni uživatelé) hrozí, že se odkaz v e-mailu bude dále šířit, k souboru se dostanou nepovolaní lidé a hrozí únik citlivých informací.

Bez popisku

Webový Outlook

1
Vytvořte novou zprávu, v horním menu zvolte záložku Vložit a dále Přiložit soubor. V dalším kroku můžete vybrat ze dvou možností: OneDrive a Nahrát a sdílet.

Bez popisku

2a
Při vybrání možnosti OneDrive můžete vybírat soubory z vašeho školního OneDrive, případně i ze skupin Microsoft 365, do nichž patříte. Po zvolení vybraných souborů dokončíte jejich vložení do e‑mailu kliknutím na tlačítko Odkaz pro sdílení.

Bez popisku

2b
Při zvolení možnosti Nahrát a sdílet nejdříve vyberete soubor z disku vašeho zařízení a následně můžete vybrat, do které složky na vašem OneDrive se nahraje. Běžně se soubory ukládají do složky Přílohy, to ale můžete změnit kliknutím na Změnit umístění. Nahrání dokončíte pomocí tlačítka Nahrát. Po nahrání do OneDrive se odkaz na soubor přidá do e-mailové zprávy.

Bez popisku

3
Po vložení odkazů na soubory můžete kliknutím na ně upravit oprávnění přístupu k souborům. Standardně mají k souboru přístup adresáti zprávy s možností soubor upravit. Oprávnění můžete změnit po kliknutí na Příjemci můžou upravit.

Bez popisku

4
Podle potřeby můžete oprávnění změnit. Doporučujeme ale sdílet soubor jen konkrétním adresátům. Při volnějším nastavení (Lidé v MUNI nebo Všichni uživatelé) hrozí, že se odkaz v e-mailu bude dále šířit, k souboru se dostanou nepovolaní lidé a hrozí únik citlivých informací.

Bez popisku

Související služba

Microsoft Outlook Sdílené schránky

Návody

Používáte starou verzi internetového prohlížeče. Doporučujeme aktualizovat Váš prohlížeč na nejnovější verzi.