OneDrive pod kontrolou: Jak na úklid dat na konci semestru

5. 6. 2024

Snížení kapacity OneDrive na univerzitě

Během jara letošního roku jsme byli nuceni snížit kapacitu OneDrive, protože ze strany Microsoftu došlo k omezení přiděleného místa. Nově jsou tak kapacity nastaveny na 100 GB pro zaměstnance a doktorské studenty a 30 GB pro studenty bakalářského a magisterského studia.

Jak na uvolnění kapacity ve vašem OneDrive

Pokud potřebujete na svém OneDrive více místa, máme pro vás několik tipů, jak si kapacitu uvolnit:

• Smažte nepotřebné soubory a složky.
• Vysypejte koš.
• Zvažte, jestli potřebujete zálohovat z vašeho PC složky Obrázky a Plocha na OneDrive.
• Smažte starší verze souborů.
• Materiály pro výuku (a především záznamy schůzek) přesuňte do IS MU.
• Přesuňte data jinam. Týmová nebo síťová úložiště – viz níže, soukromá data pak na externí disk nebo do jiných cloudových služeb.

Více se pak dozvíte v podrobném návodu.

Jaký je rozdíl mezi OneDrive a týmovými úložišti?

Úložiště OneDrive

• Je určeno pro osobní pracovní/studijní data – tedy data pracovní nebo studijní, která se týkají jen vás. Například vlastní diplomová, dizertační nebo habilitační práce. Případně draft dokumentu, na kterém právě pracujete a ještě ho nechcete sdílet s ostatními.
• Není určeno pro data týmová – ta mají být ve vhodném týmovém prostoru (SharePoint, tým MS Teams).
• Není určeno pro data soukromá – ta mají být na soukromých úložištích, ať je to soukromý OneDrive, Google Disk nebo fyzický externí disk.
• Je vhodné pro běžná data, se kterými se aktivně pracuje. Není určeno pro dlouhodobou archivaci velkých objemů dat a není vhodný pro velké soubory (například videa, databáze), která se často mění.

Týmová úložiště (Sharepoint, týmy MS Teams a skupiny Microsoft 365)

• Jsou určena pro týmová data – tedy data, na kterých pracujete v rámci oddělení nebo projektu. Většina souborů, se kterými běžně pracujeme, má právě týmový charakter. Výhodou uložení dat do týmového prostoru je, že při dlouhodobé nedostupnosti zaměstnance (např. rodičovská dovolená, nemoc), nebo dokonce při odchodu z MU, nedochází ke ztrátě přístupu k datům pro ostatní členy oddělení či týmu.
• Týmová úložiště jsou vhodná pro data, se kterými se běžně pracuje. Nejsou určena pro dlouhodobou archivaci velkých objemů dat a pro velké soubory (například videa, databáze), která se často mění. Pro tyto typy dat jsou na MU jiná úložiště (viz níže).

Síťová úložiště na MU

Na MU jsou k dispozici i jiné typy úložišť, která můžete pro svá pracovní data využívat, a to zejména tzv. „střední úložiště“. Na některých fakultách je toto úložiště dostupné automaticky všem uživatelům a je připojené k počítači jako síťový disk.

Pro některé typy dat jsou síťová úložiště vhodnější než úložiště v rámci Microsoft 365 (např. archivní data, velké soubory apod.). Přehled možností síťových úložišť naleznete na tomto odkazu, kde můžete využít i formulář pro konzultaci, jaké úložiště je pro vaše data nejvhodnější.

Další možnosti úklidu

Nejen data si zaslouží pravidelný úklid – dobré je čas od času zkontrolovat i to, kdo má vlastně přístup k našim dokumentům, v jakých týmech jsme a jestli je to ještě relevantní. A také to, kdo je v týmech či skupinách, které spravujeme my.

Pravidelné revize sdílení

Spolupráce je pro většinu z nás denním chlebem, a tak je normální, že sdílíme soubory jak z OneDrive, tak i v rámci nejrůznějších týmů a pracovních skupin ze Sharepointu. Po čase už můžeme snadno ztratit přehled, komu jsme co nasdíleli a kam má kdo přístup. Naštěstí existují možnosti, jak provést audit sdílení a přístupů. Návody najdete tady:

• Návod pro OneDrive
• Návod pro SharePoint (týká se i souborů v Teams)

Zkontrolujte svá členství v týmech

S narůstajícím počtem projektů také narůstá počet týmů, skupin, sdílených schránek a kalendářů, které vlastníte a dál sdílíte nebo kde jste sami členy. Proto je dobré jednou za čas provést jejich kontrolu a ověřit, kdo další je mezi vlastníky nebo členy a jak jsou nastavena oprávnění pro přístup či sdílení. Pokud už není potřeba, abyste byli členy určité skupiny, je vhodné ji opustit. V případě vlastnictví týmu zvažte jeho aktuálnost a pokud víte, že tým už nebudete potřebovat, odstraňte ho.

• Podívejte se na přehled týmů, skupin a komunit, kde jste vlastníky.
• Podívejte se na přehled týmů, skupin a komunit, kde jste členy.

Sdílejte dokumenty s rozumem

Pokud dokument obsahuje důvěrné údaje, vždy se zamyslete nad tím, komu jej nasdílíte. Dobré je také dodržovat pravidla bezpečného sdílení:

• Dobře zvažte, kdo k dokumentům nebo složkám potřebuje mít přístup. Je lepší sdílet cíleně konkrétním osobám než plošně.
• Sdílení přes anonymní linky je rizikové – nikdy nevíte, kdo další se k dokumentu může dostat. Stačí, aby kolega nevědomky poslal link mailem dál, a problém může být na světě! Pokud už anonymní linky používáte, můžete časově omezit jejich platnost.
• I pokud zvolíte typ sdílení „Lidé v MUNI“, jedná se o velmi široký okruh uživatelů! Pokud se takový link začne šířit po univerzitě, mohou se k dokumentu dostat nejen lidé z dalších pracovišť, ale také např. studenti či externisté s tzv. sponzorovaným účtem.
• Při sdílení zvažte, s jakým oprávněním ostatní potřebují k dokumentu nebo složce přistupovat – ne vždy potřebují práva přímo k úpravám! Často stačí, že si mohou dokumentu zobrazit nebo úpravy jen navrhovat. Díky vhodně nastavenému oprávnění si ponecháte kontrolu nad dokumentem.
• Nezapomeňte na to, že i adresát sdílení může dokumenty sdílet dál!
• Chcete si připomenout, jak sdílet dokumenty? Mrkněte na přehledný návod.

Buďte obezřetní při komunikaci

Pokud nahlásíte jakýkoliv problém, budou s vámi komunikovat pouze zaměstnanci univerzity – ať už kolegové z fakultních IT center, nebo z Ústavu výpočetní techniky. Nikdy vás nebude kontaktovat technická podpora Microsoftu. Pokud by vám někdo volal a vydával se za podporu Microsoftu, nikdy mu nesdělujte jakékoliv údaje a telefonát ukončete.

Nikdy neprozrazujte své přihlašovací ani jiné důvěrné údaje e-mailem ani telefonicky. Technická podpora z CIT nebo Service Desku je nebude nikdy vyžadovat. Pokud si nejste jistí, kdo vás kontaktuje (např. v případě externí firmy), neváhejte ověřit kontaktní údaje (e-mailovou adresu, telefonní číslo) na oficiálním webu společnosti.

Více informací o kyberbezpečnosti, včetně možnosti hlásit bezpečností incidenty, naleznete na stránce kyberbezpečnostního týmu MU.