Spravujte své úkoly jednoduše přímo v Outlooku

Dnes v online době více než dříve oceníte pomocníky v podobě aplikací, které vám pomohou si zorganizovat úkoly a závazky, které se na vás v digitálním světě hrnou z více stran. Připravili jsme si proto sérii článků o nástrojích, které můžete na univerzitě pro správu úkolů využít. Začneme zlehka aplikací, kterou mnozí dobře znají a využívají – MS Outlook.

25. 3. 2021

Na Masarykově univerzitě používá více než polovina zaměstnanců aplikaci MS Outlook pro rozesílání mailů a jako kalendář. My se zaměříme na jinou z jeho základních funkcionalit, kterým je zpracování úkolů.

Jednoduchá a efektivní práce s „Příznaky“

Jednou z nejčastěji využívaných forem úkolů jsou tzv. „Příznaky“, tj. malé barevné vlaječky, kterými si jednoduše označíte přijaté maily s případným úkolem a rovnou si nastavíte i připomenutí. Takto označené maily se zobrazí také ihned v tzv. Úkolech (viz obrázek níže) a taktéž uvidíte označení přímo u konkrétní zprávy mezi všemi vašimi maily. Takže se vám nestane, že v záplavě zpráv nějakou přehlédnete.

To však není všechno. Kromě příznaků přímo u mailu můžete v Outlooku vytvořit úkol pro sebe, případně ho zadat jiné osobě. V těchto úkolech naleznete i zmíněné příznaky.

TIP
Pokud – například na poradách – používáte OneNote a vyplynou vám v zápisu úkoly, můžete si je označit „Příznakem“ (ano, stejně jako u mailu), který pak naleznete opět v seznamu úkolů v Outlooku!

Shrnutí na závěr

  Kde ho najdu? Příznaky (i z OneNote) Souhrn úkolů najdu:
Desktopový Outlook Nainstalovaný v počítači (odkaz na sadu v Office) Ano Task/Úkoly
Webový Outlook Outlook.office.com (webové rozhraní) Ano To Do (o tomto nástroji napíšeme v příštím článku)

Správa úkolů pomocí Příznaků přímo v Outlooku, který plno lidí na MUNI využívá pro poštu a jako kalendář, je intuitivní a jednoduchá. Spousta uživatelů Příznaky už používá a věříme, že i vy si je po vyzkoušení oblíbíte a pomohou vám při organizaci vaší práce.


Více článků

Přehled všech článků

Používáte starou verzi internetového prohlížeče. Doporučujeme aktualizovat Váš prohlížeč na nejnovější verzi.