Dnes v online době více než dříve oceníte pomocníky v podobě aplikací, které vám pomohou si zorganizovat úkoly a závazky, které se na vás v digitálním světě hrnou z více stran. Připravili jsme si proto sérii článků o nástrojích, které můžete na univerzitě pro správu úkolů využít. Začneme zlehka aplikací, kterou mnozí dobře znají a využívají – MS Outlook.
Na Masarykově univerzitě používá více než polovina zaměstnanců aplikaci MS Outlook pro rozesílání mailů a jako kalendář. My se zaměříme na jinou z jeho základních funkcionalit, kterým je zpracování úkolů.
Jednou z nejčastěji využívaných forem úkolů jsou tzv. „Příznaky“, tj. malé barevné vlaječky, kterými si jednoduše označíte přijaté maily s případným úkolem a rovnou si nastavíte i připomenutí. Takto označené maily se zobrazí také ihned v tzv. Úkolech (viz obrázek níže) a taktéž uvidíte označení přímo u konkrétní zprávy mezi všemi vašimi maily. Takže se vám nestane, že v záplavě zpráv nějakou přehlédnete.
To však není všechno. Kromě příznaků přímo u mailu můžete v Outlooku vytvořit úkol pro sebe, případně ho zadat jiné osobě. V těchto úkolech naleznete i zmíněné příznaky.
TIP
Pokud – například na poradách – používáte OneNote a vyplynou vám v zápisu úkoly, můžete si je označit „Příznakem“ (ano, stejně jako u mailu), který pak naleznete opět v seznamu úkolů v Outlooku!
| Kde ho najdu? | Příznaky (i z OneNote) | Souhrn úkolů najdu: | |
|---|---|---|---|
| Desktopový Outlook | Nainstalovaný v počítači (odkaz na sadu v Office) | Ano | Task/Úkoly |
| Webový Outlook | Outlook.office.com (webové rozhraní) | Ano | To Do (o tomto nástroji napíšeme v příštím článku) |
Správa úkolů pomocí Příznaků přímo v Outlooku, který plno lidí na MUNI využívá pro poštu a jako kalendář, je intuitivní a jednoduchá. Spousta uživatelů Příznaky už používá a věříme, že i vy si je po vyzkoušení oblíbíte a pomohou vám při organizaci vaší práce.
Chcete se dozvědět novinky k nástrojům Microsoft 365 využívaným na univerzitě? Jaké změny a vylepšení nás čekají v roce 2024? Připravili jsme si pro vás webinář, kde nejen shrneme všechny aktuální informace, ale také se podíváme na tipy, jak v Microsoft 365 (spolu)pracovat bezpečněji a efektivněji.
Microsoft 365 je jedním ze základních nástrojů pro práci i studium na Masarykově univerzitě. Proto pro vás kolegové z Ústavu výpočetní techniky připravili kurz, který vám pomůže se s ním více seznámit. Vyzkoušejte sami!
