Začátkem března jsme kvůli karanténní situaci na univerzitě začali intenzivněji používat MS Teams k online práci a spolupráci. Za tu dobu se objevila celá řada zajímavých funkcí a jiných novinek, které pomohly ke zkvalitnění videohovorů. Jaké to jsou?
U zaměstnanců, kteří mají přiřazenou licenci Office 365 „A1“, se změnil způsob ukládání záznamů meetingů. Pokud jako zaměstnanec s licencí A1 spustíte nahrávání, záznam se zpřístupní na 21 dnů v chatu meetingu, odkud je možné jej stáhnout, poté se odstraní. Záznam se vám tedy automaticky neuloží do MS Stream.
Aby se záznam ukládal jako dříve do MS Stream, musíte mít jako zaměstnanec přiřazenu licenci A3. O tu můžete požádat na it@muni.cz. Pokud si chcete ověřit, jakou máte licenci, informaci naleznete na svém profilu Office 365 (záložka Předplatná). Pokud máte licenci A1, uvidíte zde jen „Office 365 A1 Plus for faculty“ (obrázek 1). Pokud máte licenci A3, budete zde mít navíc „Microsoft 365 A3 for faculty“ (obrázek 2).
Pro studenty se nic nemění, jelikož ti mají standardně licenci A3.
V otázce „Kdo může obejít předsálí?“ jsou přidané možnosti „Jenom já“ a „Všichni“. Pokud zvolíte „Jenom já“, schvalujete všechny přístupy do schůzky. U možnosti „Všichni“ se pomocí odkazu (bez schvalování) mohou připojit neautentizovaní uživatelé. Jednoduše stačí, aby některý z účastníků započal hovor.
Abyste se mohli lépe soustředit při videohovorech, nabízí MS Teams možnost nastavit rozmazání pozadí nebo vložení vlastního obrázku. Pokud byste tohoto chtěli využít, klikněte ve videohovoru na Další možnosti (3 tečky) a zvolte Zobrazit efekty pozadí (obrázek 1).
Následně můžete z možností v pravém panelu vybrat požadovaný efekt (obrázek 2). Nebo obrázek z vašeho zařízení přes „+ Přidat nové“ (obrázek 3).
Pro hladký průběh schůzky se místo přímo položeného dotazu můžete přihlásit pomocí „Zvednout ruku“ na ovládacím panelu ve schůzce. Účastník schůzky, který má slovo, uvidí ve videohovoru zvednutou ruku u člověka, který na ni kliknul.
Pokud je položená otázka zodpovězena, můžete kliknout opět na ruku pro zrušení „přihlášení“. V roli prezentujícího či organizátora můžete také přes Zobrazit účastníky a 3 tečky zrušit „přihlášení“.
Jako organizátor schůzky můžete v rámci hovoru vygenerovat aktuální seznam účastníků ve videohovoru kliknutím na Zobrazit účastníky. Jak? V pravém panelu Lidé kliknete na 3 tečky a vyberete Stáhnout prezenční listinu – ta se stáhne v souboru typu csv (excel).
Jako organizátor schůzky můžete při hovoru změnit oprávnění (role) účastníků. Stačí kliknout na Zobrazit účastníky, v pravém panelu Lidé kliknout na 3 tečky a vybrat Správa oprávnění. Následně se otevře internetový prohlížeč, kde přes Možnosti schůzky nastavíte potřebná oprávnění.
Nově můžete v chatu i v kanálu týmů kontextově vyhledávat. Stačí otevřít příslušnou konverzaci, kde chcete hledat, stisknout Ctrl+F a zadat hledaný výraz.
Příjemnou novinkou je navýšení maximálního počtu účastníků schůzky na 300 osob.
Nesedí vám stávající školení nebo nevíte, v čem by vám mohly nástroje M365 pomoct? Vyplňte dotazník týkající se vašich zkušeností s aplikacemi Microsoft 365 a dejte nám vědět, co vám vyhovuje, případně co byste změnili. Vaše zpětná vazba nám pomůže připravit školení a další studijní materiály přímo na míru vašim potřebám. Dotazník je zcela anonymní a jeho vyplnění vám nezabere víc jak 4 minuty.
Pro druhou polovinu semestru jsme si připravili další podzimní novinky v aplikacích Microsoft Office 365. Tentokrát vám představíme, jak lépe spolupracovat ve Whiteboardu, jaké funkce má nový Stream a proč už se Office 365 nebudou jmenovat Office.
