FF E-mailové aliasy na FF
Tuto službu zajišťuje FF MU
E-mailový alias je adresa pro doručování elektronické pošty, která přepošle všechny došlé zprávy na adresy členů aliasu. Hodí se např. v situacích, kdy e-maily týkající se specifické agendy mají dostávat všichni pověření pracovníci – pro zajištění zastupitelnosti a vzájemnou informovanost.
Důležité: pro správu e-mailových aliasů využíváme skupiny v prostředí Microsoft 365 (M365); e‑mailová adresa je pouze jednou z vlastností skupin M365 – v dalším textu je proto primárně řeč o skupinách.
Členy skupin M365 lze udržovat dvěma základními způsoby:
- automaticky je udržuje pravidlo ve vhodném systému MU – na FF jsou využívána pravidla pro plnění skupin v Informačním systému MU (IS MU).
- ručně je udržuje vlastník/vlastníci skupiny v systému INET;
Dlouhodobě efektivnější je udržovat členy skupin automaticky, ne vždy se však podaří sestavit pravidlo, které členy spolehlivě vybere. Pokud si nejste jistí, kterou variantu zvolit, požádejte o automaticky udržovanou skupinu – nepodaří-li se nám pravidlo sestavit, dáme vám to vědět a následně si založíte skupinu udržovanou ručně.
Varianta A: automaticky udržovaná skupina
O založení skupiny požádáte formulářem, v němž vlastními slovy popíšete pravidlo či pravidla pro výběr adresátů. Pracovník CIT ověří možnosti sestavení pravidla v IS MU; pokud bude úspěšný, nastaví pravidla pro plnění osob a jejich přenos do skupiny v M365. Následně nastaví skupině adresu skupina@phil.muni.cz – vlastníkem skupiny bude žadatel o alias. Případné změny v pravidlech pro plnění osob provádí na požádání CIT FF.
Představu o pravidlech dostupných pro automatické plnění skupin si můžete udělat nahlédnutím do dokumentace v IS MU: https://is.muni.cz/auth/do/phil/Pracoviste/CIT/dok/skupiny-plnici-funkce.html (dostupné po přihlášení pro zaměstnance FF MU).
Varianta B: ručně udržovaná skupina
V tomto případě vytvoříte v systému INET skupinu a zařadíte do ní adresáty, které dále udržujete. Vlastníkem skupiny je vždy její zakladatel, je možné přidat další vlastníky. Po založení v INET je skupina přenesena do M365 a je jí automaticky přiřazena adresa skupina@group.muni.cz. Jestliže chcete přiřadit skupině fakultní adresu, například skupina@phil.muni.cz, můžete o ni v INET přímo zažádat. Procesem vytvoření skupiny i podáním žádost o fakultní adresu vás provede návod Ručně udržovaná skupina s adresou FF MU.
Doporučení: skupiny zakládáte v celouniverzitním prostředí, proto silně doporučujeme v názvu skupiny signalizovat, že jde o skupinu FF, např. pomocí prefixu ff-skupina.
Má-li být členem skupiny osoba mimo MU, založte pro ni tzv. účet hosta podle tohoto návodu, pak tento účet budete moci přidat do skupiny jako uživatele z MU.
Nejste zaměstnanec a potřebujete spravovat skupinu?
Skupiny lze spravovat také přes Perun – přístup zde není omezen jen na zaměstnance (na rozdíl od správy skupin přes INET).
Varianta C: skupina udržovaná kombinovaně
Tuto variantu zvolte, pokud potřebujete, aby alias pracoval částečně s automaticky plněnými skupinami osob, ale zároveň aby se do něj vkládaly některé adresy manuálně. Založte si ručně udržovanou skupinu (varianta A) a poté nás požádejte o založení automaticky udržované skupiny (varianta B) a její vložení do ručně udržované skupiny.
Další informace
- Skupiny lze v prostředí M365 používat k dalším operacím, výhodné mohou být např. pro sdílení dokumentů nebo složek
- Technicky jsou skupiny primárně spravovány v systému pro správu identit Perun (alternativní možnost správy skupin), systém Inet funguje jako přívětivé a uživatelsky známé prostředí pro základní operace se skupinami.
Návody
Službu poskytuje a zajišťuje Centrum informačních technologií Filozofické fakulty (CIT FF).
A: požádat o automaticky udržovanou skupinu B: vytvořit ručně udržovanou skupinu v INET MU
Podrobněji popisujeme tyto varianty v textu vlevo.