Jak chránit svá data
pomocí úložišť MUNI
Pracujte se soubory přímo ve vhodném úložišti.
Mějte je uložené, dostupné a chráněné před ztrátou.
Jednoduše, bezpečně a s podporou MUNI.
Uložte si své soubory tam, kam patří
O soubory uložené jen ve vašem počítači můžete přijít během okamžiku – stačí porucha disku, nešťastná náhoda nebo kyberbezpečnostní incident.
Naopak soubory na univerzitních úložištích zůstávají v bezpečí i tehdy, když se s vaším počítačem cokoli stane. Univerzita se o jejich ochranu stará za vás.
Jak konkrétně na to?
V této části vám pomůžeme vybrat vhodné úložiště a ukážeme, jak v něm správně pracovat s vašimi daty. Pro jednotlivé možnosti jsme připravili stručné návody.
- A) Týmové úložiště SharePoint
- B) Osobní úložiště OneDrive
- C) Síťová úložiště MUNI pro větší objemy dat
Tento návod je určen pro:
- týmová pracovní data, ke kterým potřebuje přístup více lidí,
- osobní pracovní data, se kterými pracujete především vy.
Soukromá data, která nesouvisejí s prací ani studiem na MUNI, do univerzitních úložišť nepatří. Univerzitní úložiště totiž nejsou navržena tak, aby zajišťovala ochranu soukromých dat podle individuálních potřeb každého uživatele. Pokud si nevíte rady, kde všude v počítači vám leží zapomenuté soubory, podívejte se na náš praktický tip.
Pracujete s daty podléhajícími mimořádně přísným požadavkům na zabezpečení?
Pokud pracujete s daty pod mimořádně přísným smluvním, regulatorním nebo výzkumným režimem, například s nešifrovanou zdravotnickou dokumentací, nemusí pro ně být níže uvedené standardní spravované zařízení vhodné.
V takovém případě je nutné využít specializované řešení; podrobnosti najdete zde.
Před zahájením práce s úložišti počítejte s tím, že doba nahrávání závisí na množství dat. Přenos proto spusťte ve chvíli, kdy může zařízení zůstat v provozu až do jeho dokončení.
Jaká úložiště můžete využít?
A) Týmové úložiště – SharePoint
Pro týmová pracovní data, tj. soubory, které patří týmu, projektu, katedře nebo pracovišti, a potřebuje k nim přístup více lidí.
- Patří sem: projektové podklady, zápisy, metodiky, šablony, společné dokumenty a další sdílené pracovní soubory.
- Nepatří sem: soukromá data, osobní pracovní soubory, velká videa, databáze ani rozsáhlá výzkumná data.
➤ Chci využít týmové úložiště SharePoint
-
Budete potřebovat připojení k internetu
Začínáme
V Microsoft 365 otevřete aplikaci SharePoint.
Jak se tam přihlásím?
- Otevřete stránku https://m365.cloud.microsoft/apps/ a přihlaste se účtem ve tvaru učo@muni.cz (např.123456@muni.cz). Budete přesměrováni na jednotné přihlášení MUNI.
- Na stránce jednotného přihlášení zadejte své UČO a primární heslo (heslo je stejné, jakým se přihlašujete do INETu).
- V Microsoft 365 otevřete aplikaci SharePoint.
-
Zorientujte se ve svých týmových úložištích
SharePoint je rozdělen do jednotlivých webů, které mohou patřit týmům, projektům nebo pracovištím. Každý web obsahuje úložiště dokumentů, do kterého nahrajete vaše pracovní soubory.
V části "Časté weby" (1) vyhledejte název svého týmu, projektu nebo pracoviště. Pokud jej nevidíte, zvolte "Zobrazit vše" (2). Posléze otevřete odpovídající web, do kterého potřebujete nahrát pracovní data.
-
Vyberte nebo vytvořte místo pro uložení souborů
V levé nabídce otevřete "Dokumenty" (3). Jde o knihovnu dokumentů, tedy prostor určený k ukládání souborů.
Projděte existující složky a otevřete tu, která odpovídá obsahu nahrávaných dat.
- Pokud vhodná složka neexistuje, klikněte na "Nový → Složka" zadejte jednoznačný název a složku otevřete.
- Nevytvářejte duplicitní složky. Nejste-li si správným umístěním jistí, obraťte se na vlastníka webu nebo vedoucího týmu.
-
Nahrajte soubory nebo složky
Jste nyní v cílové složce, do které chcete pracovní data uložit. V horní nabídce klikněte na "+Vytvořit nebo Nahrát" (4). Vyberte možnost:
- Soubory pro jednotlivé soubory.
- Složka pro nahrání celé složky včetně jejího obsahu.
Potom procházejte místa ve svém počítači a nahrajte soubory, u kterých jste se rozhodli pro zálohování.
- 📁 Plocha
- 📁 Dokumenty
- 📁 Stažené soubory (pokud tam máte pracovní věci)
- 📁 Vlastní složky, kam si ukládáte práci
Tři tipy, které vám usnadní práci s více soubory:
- Pokud při výběru držíte klávesu CTRL, můžete klikat na jednotlivé soubory na přeskáčku a označit jen ty, které chcete přesunout hromadně.
- Když kliknete na první soubor, podržíte Shift a kliknete na poslední, označí se celý souvislý blok souborů odshora dolů.
- Pokud chcete označit všechny soubory ve složce najednou, stiskněte CTRL + A. Označí se všechny soubory a složky v aktuálně otevřené složce, které pak můžete zkopírovat nebo přesunout do úložiště.
-
Máte hotovo, případně opakujte
Výběr potvrďte a případně opakujte, dokud na SharePoint nebudou všechny soubory, které chcete mít zálohované. Nahrávání můžete sledovat v pravém horním rohu obrazovky.
Doba nahrávání závisí na množství dat a rychlosti internetového připojení. Dokud nahrávání probíhá, nezavírejte prohlížeč ani nevypínejte počítač.
Po dokončení přenosu ověřte, že:
- jsou všechny soubory a složky na SharePointu viditelné,
- nechybí žádná důležitá data,
- lze vybrané soubory otevřít (můžete vyzkoušet namátkou některé).
Časté otázky a odpovědi k práci se SharePointem
B) Vaše osobní úložiště – OneDrive
Pro osobní pracovní data, tj. soubory, se kterými pracujete především vy (nikoli pro soukromá data).
- Patří sem: dokumenty, tabulky, prezentace, textové soubory, zdrojové kódy, menší množství obrázků a omezené množství videí, například materiály pro výuku.
- Nepatří sem: soukromá data, týmové dokumenty určené ke společné správě, databáze, velká nebo často upravovaná videa ani data se zvláštními požadavky na zabezpečení či způsob uložení.
➤ Chci využít osobní úložiště OneDrive
-
Budete potřebovat připojení k internetu
Začínáme
Pracovní soubory můžete ukládat přímo do složky OneDrive ve svém počítači a pracovat s nimi stejně jako s běžnými soubory. Při připojení k internetu se automaticky synchronizují s cloudovým úložištěm na pozadí, takže jsou průběžně dostupné i z dalších zařízení. Pokud by došlo ke ztrátě, poruše nebo napadení počítače, aktuální synchronizované soubory zůstanou dostupné v OneDrivu.
-
Vyhledejte si aplikaci OneDrive
Do vyhledávacího pole na hlavním panelu napište "OneDrive“ (1) a ve výsledcích vyhledávání klikněte na aplikaci "OneDrive" (2).
-
Přihlaste se do aplikace OneDrive
Do pole "E-mailová adresa“ (1) zadejte svou univerzitní e-mailovou adresu ve tvaru učo@muni.cz a klikněte na tlačítko "Přihlásit se“ (2). Poté na přihlašovací obrazovce MUNI klikněte na možnost "Použít místo toho heslo“ a posléze zadejte své primární heslo k účtu MUNI a klikněte na tlačítko "Přihlásit“.
Pokud se po spuštění aplikace místo přihlašovacího nebo konfiguračního dialogu otevře přímo složka OneDrive, máte klienta OneDrive pravděpodobně již nastaveného a vaše data se synchronizují. V takovém případě není potřeba provádět žádné další nastavení a přejděte na krok č. 8.
-
Zazálohujte si soubory
OneDrive nyní zobrazí umístění složky, která se bude synchronizovat s vaším účtem MUNI. Pokud nechcete umístění měnit, ponechte výchozí nastavení a klikněte na "Další“. V dalším kroku nechte zálohování složek zapnuto a klikněte na "Spustit zálohování“.
V rámci dalších kroků klikněte vždy na další:
- Sdílení: Klikněte na "Další“. Sdílení souborů můžete nastavit později přímo ve složce OneDrive – MUNI.
- Přesun: Klikněte na "Další“. Soubory budete do složky OneDrive – MUNI přesouvat až později, po výběru důležitých dokumentů.
-
Dostupnost souborů
Tato obrazovka vysvětluje, jak OneDrive zobrazuje dostupnost souborů. Klikněte na "Další“ a pokračujte.
-
Nastavení mobilní aplikace
V tomto kroku zvolte možnost "Teď ne“. Mobilní aplikaci není potřeba pro nastavení OneDrivu v počítači instalovat.
-
Dokončení nastavení
Nastavení OneDrivu je dokončené. Klikněte na "Otevřít moji složku OneDrive“.
-
Umístění složky OneDrive v zařízení
Složku OneDrive najdete v Průzkumníku souborů (ikonka žluté složky na hlavním panelu) nebo stiskněte klávesovou zkratku Windows + E. Bude označená názvem vašeho účtu, například "Vaše jméno – MUNI“ nebo "OneDrive – MUNI“.
-
Zvolte soubory, které chcete nahrát
Nyní projděte tato místa ve svém počítači a nahrajte soubory, u kterých jste se rozhodli pro zálohování.
- 📁 Stažené soubory (pokud tam máte pracovní věci)
- 📁 Vlastní složky, kam si ukládáte práci
Tyto vybrané soubory a složky jednoduše zkopírujte nebo přetáhněte do složky OneDrive.
Zda je soubor synchronizovaný, poznáte podle stavové ikony vedle jeho názvu v Průzkumníku souborů. Modrý obláček nebo zelené zaškrtnutí znamenají, že je soubor uložený také v OneDrivu. Konkrétní dovysvětlení:
- modrý obláček – soubor je synchronizovaný a uložený pouze online,
- zelené zaškrtnutí – soubor je synchronizovaný a zároveň uložený v počítači,
- kruhové šipky – synchronizace právě probíhá,
- červený křížek – soubor se nepodařilo synchronizovat.
-
Máte hotovo, případně opakujte
Od chvíle, kdy si složku vytvoříte, by měla veškerá práce se zálohovanými soubory probíhat přímo v ní. Berte ji jako hlavní vstupní bod pro vytváření, úpravu i ukládání dokumentů, které mají být průběžně zálohované.
Příklad? Máte na ploše důležitý dokument „Moje poznámky z porady“, který chci zálohovat:
- Přesunete ho z plochy do složky OneDrive – MUNI.
- Dokument dál běžně upravujete ve Wordu.
- OneDrive změny průběžně ukládá online.
- K dokumentu se později dostanete i z jiného počítače po přihlášení do M365.
Po dokončení přenosu ověřte, že:
- jsou všechny soubory a složky na OneDrive viditelné,
- nechybí žádná důležitá data,
- lze vybrané soubory otevřít (můžete vyzkoušet namátkou některé).
Časté otázky a odpovědi k práci s OneDrivem
Mohu OneDrive používat také na počítači s macOS?
Ano. OneDrive je dostupný také pro macOS. Aplikaci nainstalujte a přihlaste se svou univerzitní e-mailovou adresou ve tvaru učo@muni.cz. Následně dokončete přihlášení prostřednictvím MUNI. Po nastavení najdete složku OneDrive ve Finderu a můžete s ní pracovat stejně jako s ostatními složkami v počítači. Při připojení k internetu se uložené soubory automaticky synchronizují s cloudovým úložištěm.
Podrobný postup pro macOS: Instalace a nastavení OneDrivu pro Mac
Nemohu si v zařízení nastavit složku OneDrive, jak mohu soubory uložit jinak?
V Microsoft 365 otevřete aplikaci OneDrive.
Jak se tam přihlásím?
- Otevřete stránku https://onedrive.live.com/login a přihlaste se účtem ve tvaru učo@muni.cz (např.123456@muni.cz). Budete přesměrováni na jednotné přihlášení MUNI.
- Na stránce jednotného přihlášení zadejte své UČO a primární heslo (heslo je stejné, jakým se přihlašujete do INETu).
- V Microsoft 365 otevřete aplikaci OneDrive.
Jak postupovat po přihlášení?
(návod níže funguje jako prezentace – ovládate přesunem slidů na levou či na pravou stranu)
Co když mám dat víc než 100 GB?
Váš OneDrive má kapacitu 100 GB (aktuální stav vidíte vlevo dole v části Úložiště). Pokud máte dat víc, nahrajte přednostně to, co nelze získat znovu – vlastní dokumenty, rozpracované texty, výsledky práce. S nadlimitními objemy vám poradí IT podpora.
C) Síťová úložiště – Ha-bay
Pro rozsáhlé soubory a datové sady, které nejsou vhodné pro běžná cloudová úložiště.
- Patří sem: velké množství videí, databáze, rozsáhlá výzkumná data, virtuální stroje nebo data určená k náročnějšímu zpracování.
- Nepatří sem: intenzivně používané soubory, nešifrované zdravotní dokumentace.
➤ Chci využít síťové úložiště
-
Budete potřebovat připojení k internetu
Začínáme
Síťové úložiště je obecné označení a uživatel jich může mít k dispozici více. V počítači se může zobrazovat jako další disk, se kterým lze pracovat obdobně jako se soubory uloženými přímo v zařízení. Přistupovat k němu však lze i jinými způsoby.
Pokud používáte počítač v centrální správě, najdete síťové úložiště Ha-bay v Průzkumníku souborů jako disk O:.
Zaměstnanci se zařízením v centrální správě jej mají zpravidla dostupné automaticky, není tedy nutné o jeho zpřístupnění žádat. Jak pracovat s tímto vybraným úložištěm naleznete níže.
Jak si zřídím přístup k síťovému úložišti?
- Přístup k úložišti se zřizuje na požádání. Obraťte se na IT správce svého pracoviště nebo využijte formulář Konzultovat řešení a zřídit úložiště.
- V požadavku budete potřebovat uvést především:
- jaký typ dat chcete ukládat,
- přibližný objem dat,
- zda budou data osobní, nebo sdílená,
- kdo k nim bude potřebovat přístup,
- jak často a jakým způsobem s nimi budete pracovat.
- Správce podle těchto informací připraví vhodný prostor nebo doporučí jiné řešení.
-
Připojte se k síti MU
Pozor: Síťové úložiště můžete využívat pouze tehdy, pokud vám bylo předem zřízeno. Podrobnosti najdete v části Jak si zřídím přístup k síťovému úložišti? (výše).
- Síťové úložiště je přímo dostupné pouze z univerzitní sítě, včetně sítí eduroam, MUNI či kabelového připojení. Pracujete-li z domu, ze služební cesty nebo z jiné sítě mimo MU, nejprve se připojte prostřednictvím eduVPN.
-
Připojte síťové úložiště k počítači
Postup se liší podle operačního systému:
- Pro Windows
- Pro macOS
- Pro Linux (Ubuntu)
- Pomocí protokolu Samba (SMB)
-
Nahrajte soubory nebo složky
Procházejte místa ve svém počítači a nahrajte soubory, u kterých jste se rozhodli pro zálohování.
- 📁 Plocha
- 📁 Dokumenty
- 📁 Stažené soubory (pokud tam máte pracovní věci)
- 📁 Vlastní složky, kam si ukládáte práci
Tři tipy, které vám usnadní práci s více soubory:
- Pokud při výběru držíte klávesu CTRL, můžete klikat na jednotlivé soubory na přeskáčku a označit jen ty, které chcete přesunout hromadně.
- Když kliknete na první soubor, podržíte Shift a kliknete na poslední, označí se celý souvislý blok souborů odshora dolů.
- Pokud chcete označit všechny soubory ve složce najednou, stiskněte CTRL + A. Označí se všechny soubory a složky v aktuálně otevřené složce, které pak můžete zkopírovat nebo přesunout do úložiště.
-
Máte hotovo, případně opakujte
Výběr potvrďte a případně opakujte, dokud na síťovém úložišti nebudou všechny soubory, které chcete mít zálohované. Doba nahrávání závisí na množství dat a rychlosti internetového připojení. Dokud nahrávání probíhá, nezavírejte prohlížeč ani nevypínejte počítač.
Pro vaši jistotu přikládáme i video toho, jak celý proces vypadá.
Časté otázky a odpovědi k práci se síťovým úložištěm
Kdo uvidí soubory, které na úložiště nahraji?
Záleží na složce, do které data nahrajete. Osobní složka je určena pouze vám. Složky pracovišť jsou zpřístupněny členům příslušného pracoviště a projektové nebo jiné sdílené složky vidí členové nastavené skupiny. Před nahráním citlivějších souborů si proto ověřte, kdo má do vybrané složky přístup.
Pamatujte, že síťový disk neposkytuje stejnou možnost společných úprav v reálném čase jako SharePoint. Při práci se sdíleným dokumentem by jej měl nejprve jeden uživatel uložit a zavřít a teprve poté by jej měl otevřít další uživatel. Pro dokumenty, které potřebuje více lidí současně upravovat, je zpravidla vhodnější SharePoint.
Co když soubor omylem smažu nebo přepíšu?
Síťové úložiště je pravidelně zálohováno a vytvářejí se na něm průběžné body obnovy. Obnovu souboru lze vyžádat prostřednictvím adresy storage@ics.muni.cz.
V žádosti uveďte:
- přesnou cestu k původnímu souboru,
- název souboru,
- přibližný čas smazání nebo přepsání,
- datum a čas verze, kterou potřebujete obnovit.
Možnost obnovy není neomezená, proto žádost odešlete co nejdříve.
Co když potřebuji uložit extrémně velké množství dat nebo dlouhodobý archiv?
Ha-Bay je určen především pro větší pracovní data, se kterými se aktivně pracuje. Pro extrémně velké objemy, dlouhodobé archivy, záložní kopie celých systémů nebo specializované výpočetní úlohy může být vhodnější velké úložiště, archivní služby CESNET nebo úložiště výpočetních center (více informací na webu IT MU). V takovém případě zvlášť doporučujeme výběr konzultovat s IT správci vašeho pracoviště, která navrhne vhodné technické řešení.
Tip: Své lokální složky projděte pečlivě
Soubory, které jsou pro vaši práci důležité, by neměly zůstávat jen ve vašem počítači. Pokud byste o ně při poruše, ztrátě nebo napadení zařízení přišli, museli byste řešit velmi nepříjemnou situaci.
➤ Kam všude se mám podívat?
Vaším cílem je identifikovat soubory, které jsou pro vás důležité. Zaměřte se především na tato typická místa:
- 📁 Plocha
- 📁 Dokumenty
- 📁 Stažené soubory
- 📁 Vlastní složky na disku (typicky C: nebo D:)
Zkuste si položit jednoduchou otázku: Kdyby se mi zítra rozbil počítač, o co by mi skutečně vadilo přijít?
Přesně tato data přesuňte na správné úložiště.
➤ A co USB disky a externí disky?
USB disky, externí disky a další vyměnitelná média mohou být při poruše zařízení nebo kyberbezpečnostním incidentu ohrožena stejně jako počítač, ke kterému jsou připojena. Samotné uložení souborů na externí disk proto nelze považovat za dostatečnou ochranu před jejich ztrátou a neměli by být jediným místem, kde se vaše soubory nacházejí.
Důležitá pracovní data, která máte uložená na vyměnitelných médiích, uložte také do odpovídajícího univerzitního úložiště. Podle jejich typu do SharePointu, OneDrivu nebo na síťové úložiště.
Pokud vyměnitelná média používáte:
- nenechávejte je trvale připojená k počítači,
- nespoléhejte na ně jako na jedinou zálohu,
- pravidelně ukládejte důležitá data také do vhodného univerzitního úložiště,
- používejte pouze důvěryhodná a schválená média,
- nepřipojujte neznámé USB disky získané například na konferencích, veletrzích nebo jiných akcích,
- podle možností používejte šifrovaná média chráněná silným heslem.
Pro přenos a ukládání citlivých dat vždy upřednostněte schválená univerzitní úložiště před USB disky a jinými přenosnými médii.
Jak pracovat s úložišti dlouhodobě?
Úložiště se nepoužívá jen jednou. Používá se pořád! Abyste měli soubory chráněné dlouhodobě a vždy pracovali s jejich aktuální verzí, vytvářejte je a upravujte přímo ve zvoleném úložišti (SharePoint či OneDrive).
- Pokud budete upravovat pouze původní kopii uloženou mimo něj, změny se do online úložiště automaticky nepřenesou.
- Vyhnete se tak duplicitám a situacím, kdy si nejste jistí, která verze souboru je aktuální. Pokud si zvyknete ukládat soubory rovnou do online úložiště, budete mít svá data v bezpečí bez nutnosti myslet na ruční zálohování.
- Úložiště SharePoint a OneDrive jsou součástí řešení Microsoft 365, které na MUNI máme. Jde o celý soubor digitální návyků, které se velmi hodí znát – pokud se o M365 chcete dozvědět více, doporučujeme vám náš online kurz.
Co dělat, když potřebuji pomoci?
Kontaktujte prosím kolegy na it@muni.cz nebo IT správce vašeho pracoviště.