Sdílení SharePoint webu a O365 skupiny s externisty a anonymy
Typy sdílení
- Sdílení s autentizovaným uživatelem
- Přidání uživatele do O365 skupiny
- Přidělení uživateli oprávnění pro přístup k SharePoint webu nebo jeho součásti
- Sdílení s neautentizovaným uživatelem (anonymem)
- Sdílení odkazu, se kterým může kdokoliv pracovat a dále jej libovolně šířit
Možnosti sdílení
Co vše lze sdílet?
- O365 skupinu (autentizovaný přístup), kdy externista přidáním do O365 skupiny získává:
- možnost konverzace se skupinou (prostřednictvím vlastního e-mailového rozhraní) bez přístupu ke konverzacím proběhlým před přidáním uživatele
- přístup k OneNote
- přístup k souborům
- přístup k SharePoint webu skupiny
- celý SharePoint web (autentizovaný přístup)
- součásti SharePoint webu (autentizovaný nebo anonymní přístup)
- položku knihovny
- složku souborů
- soubor
S kým lze sdílet?
- s externím pracovníkem (uživatel bez o365 účtu na MU), který s MU dříve nespolupracoval
- s externím pracovníkem, který již s MU dříve spolupracoval
- s anonymem (neautentizovaný přístup)
Jaké je implicitní nastavení sdílení?
- pro veřejnou i soukromou M365 skupinu je sdílení s externím pracovníkem povolené
- pro SharePoint web je povolené sdílení pouze s externím pracovníkem, který již s MU dříve spolupracoval
Jaké jsou další možnosti nastavení sdílení?
- zakázané sdílení s externím pracovníkem
- povolené sdílení s externím pracovníkem a anonymem
Jak lze nastavení sdílení změnit?
- při zakládání SharePoint webu prostřednictvím formuláře
- kontaktováním podpory uvedením adresy webu/skupiny, vlastníka a volbou nastavení
- na adrese it@muni.cz
- nebo přes webové rozhraní
Časté dotazy
Poslal jsem pozvánku/link externistovi, kterému se po otevření odkazu zobrazí následující stránka. Jak postupovat dál?
Důvodem je přístup k položce pod účtem, na který nebyla pozvánka odeslána. Tato situace může nastat i v případě, kdy je uživatel v prohlížeči příhlášený k několika účtům Microsoft (Live ID, O365, Outlook apod.). Řešením je tedy odhlášení ze všech ostatních MS účtů, použití jiného prohlížeče nebo využití tzv. anonymního okna (Chrome, Firefox) / služby InPrivate (Internet Explorer) přístupných z kontextové nabídky po kliknutí pravým tlačítkem na ikonu prohlížeče.
Jak zjistím, s kým je objekt sdílen? Jak mohu sdílení zrušit?
a) v moderním prostředí SharePoint:
Označte objekt, u kterého chcete sdílení zrušit. V panelu s detaily o objektu na pravé straně obrazovky zvolte Spravovat přístup. Zobrazí se informace o všech anonymních lincích, uživatelích a jejich přístupových právech. Nastavení sdílení lze změnit:
- kliknutím na křížek vedle linku (deaktivace linku)
- pomocí rozbalovací nabídky pod jménem uživatele
b) v klasickém prostředí SharePoint:
Označte objekt, u kterého chcete sdílení zrušit. V horním panelu zvolte Sdílet. Pod záložkou Získat odkaz lze spravovat existující linky. Pod záložkou Sdílí se s naleznete informace, s kým je objekt sdílen – další možnosti správy se nachází pod tlačítkem Upřesnit.
