Příprava distanční SZZ, scénář #1 (s přípravou)
G) Vytvoření týmů komisí v MS Teams (Asistent SZZ)
1
Vytvoření skupin/týmů v MS Teams
Asistent SZZ vytvoří skupinu Office 365 klikem na Týmy v levém bočním menu, níže zvolí Připojit se k týmu nebo vytvořit nový.
1a
Vytvoření skupin/týmů v MS Teams
Následně zvolí možnost Vytvořit tým a vybere typ Jiné.
2
Název týmu
Nejlépe dle jmenné konvence. Například Komise FSpS č.1 xx.yy.2020.
3
Nastavení týmu
Upravte nastavení týmu kliknutím na tři tečky u názvu týmu a volbou Správa týmu.
3a
Nastavení týmu
V nastavení týmu vyberte kartu Nastavení.
4
Oprávnění v týmu
U oprávnění členů přednastavíte omezení některých funkcí členům (studentům). Doporučený výsledný stav viz obrázek.
Student, vedoucí/oponent – bude členem v týmu a bude mít omezené možnosti.
Komise, asistent – budou vedeni jako vlastníci týmů.
5
Tvorba kanálů v týmu
Zvolte kartu Kanály a Přidat kanál.
Navrhované řešení jsou minimálně 2 kanály – „potítko“ (slouží pak pro bod M) a „zkouška“ (slouží pro bod N)
Varianta 1 – jedna osoba
- Potítko/Příprava – (Standardní ochrana os. údajů) – Potítko slouží k prvnímu kontaktu se studentem. Zde studenti dostanou základní instrukce, vylosují otázku, napíšou přípravu a čekají na zavolání komise.
- Je zde možné položit otázky v chatu, nebo informovat asistent SZZ o komplikacích.
- Student se zde připojí před začátkem zkoušky se asistentem SZZ provedou kontrolu připojení a prostředí u studenta (plocha, spuštěné programy, přehled stolu a místnost, …).
- Následně asistent instruuje studenta o vylosování otázky a student píše přípravu způsobem fyzický papír nebo online word.
- Komise – (Standardní ochrana os. údajů) - Probíhá hovor, kterého jsou účastni členové komise, asistent 2 přizve čekajícího studenta z čekárny, ověří totožnost, spustí nahrávání schůzky a informuje studenta o nahrávání.
Asistent SZZ 1 se asistentem SZZ 2 mohou komunikovat pomocí soukromého chatu v MS Teams.
Případně kanál Porada komise – (Soukromé) – V případě že je jeden nebo více členů komise připojeno z různých lokací slouží tento kanál jako poradní prostor pouze pro členy komise. Kromě privátního hovoru zde také možno sdílet různé materiály ke zkouškám. Taktéž bude sloužit pro sdílení materiálu z přípravy, na základě kterého asistent SZZ 2 ověří , zda daný student použil tu samou přípravu, jak ukázal asistentovi SZZ 1.
Varianta 2 – více osob
- Čekárna – (Standardní ochrana os. údajů) – Čekárna slouží k prvnímu kontaktu se studentem. Zde studenti dostanou základní instrukce, vylosují otázku, napíšou přípravu a čekají na zavolání komise.
- Je zde možné položit otázky v chatu, nebo informovat asistenta SZZ o komplikacích.
- Student se zde připojí před začátkem zkoušky s pomocníkem SZZ provedou kontrolu připojení a prostředí u studenta (plocha, spuštěné programy, přehled stolu a místnosti, …).
- Příprava – (Standardní ochrana os. údajů) – Asistent zavolá studenta po domluvě s pomocníkem SZZ, kterým bude informován o poučení studenta a technické kontrole. Dále studenta instruuje o vylosování otázky a student píše přípravu způsobem fyzický papír nebo online word.
- Komise – (Standardní ochrana os. údajů)
- Případně Porada Komise
5a
Tvorba kanálů v týmu
Pozor! U každého kanálu je nutné nastavit ochranu osobních údajů (toto nastavení nejde později změnit).
Zadejte název kanálu a vyberte v Ochraně osobních údajů příslušné oprávnění.
- Potítko – Standardní – přístup všem uživatelům v týmu
- Komise – Standardní – přístup všem uživatelům v týmu
- Případně kanál Porada komise – Soukromé – přístupné pouze pro konkrétní skupinu lidí v rámci týmu
- (Případně kanál Čekárna – Standardní – přístupné všem uživatelům týmu)
6
Přidání členů týmu
Přidány by měly být veškeré zainteresované strany, které se SZZ zúčastní: komise, student a případně vedoucí a oponent práce.
Členy přidejte kliknutím na Správa týmu a kartu Členové, následně na možnost Přidat člena.
7
Určení rolí v týmu
Student, vedoucí/oponent – bude členem v týmu a bude mít omezené možnosti.
Komise, asistent – budou vedeni jako vlastníci týmů.
8
Vytvoření videokonferencí v kanálech – Potítko, Komise
Vytvoříte událost s datem a časem probíhajících SZZ pro daný tým/komisi. Do události je nezbytné přidat příslušný kanál týmu komise. Naopak nepřidáváme konkrétní účastníky, tím se zabrání možnosti připojení účastníků v roli Host bez autorizace. Výsledkem by měla být jedna událost v každém kanálu.
Kanál Potítko – videokonference Potítko, kde bude přítomný asistent SZZ 1
Kanál Komise – videokonference Zkouška, kde bude přítomný asistent SZZ 2, komise a bude do ní volán student.
(Případně kanál Čekárna – videokonference Čekárna, přítomný pomocník a studenti.)
8a
Vytvoření videokonferencí v kanálech – Potítko, Komise
V kanálu se zobrazí vytvořená událost.
9
Nastavení možnosti videokonference
Při připojení do videokonferenčního hovoru má každý účastník roli prezentujícího. Role umožňuje sdílet obrazovku (obsah), zapínat/vypínat nahrávání a schvalovat hosty. To je možné upravit v „nastavení možností schůzky“.
Lze upravit nastavení tak, že příchozí uživatel má roli účastníka a role prezentujícího je mu dočasně propůjčena během videohovoru. Vhodné například pro videokonferenci Zkouška, kdy se studentovi operativně přidělí práva prezentujícího pouze po dobu pro sdílení obrazovky k ověření totožnosti, prezentaci, nebo záznamu losování otázky.
Oprávnění nastavíte otevřením schůzky a volbou Možnosti schůzky.
Následně požadovanou možnost Kdo může prezentovat? U schůzky v kanálu lze nastavit Jenom já a na začátku schůzky členům komise oprávnění přidat.
H) Poskytnutí informací a pokynů studentům (Studijní oddělení / sekretariát oboru)
Informování účastníků SZZ
Jakmile jsou připraveny týmy a kanály, je nutné informovat studenty a další účastníky SZZ.
Návrh informací pro e-mail. oznámení – student
- Instalace MS Teams (webové prohlížeče pro SZZ nejsou vhodnou variantou).
- Technologie – funkční videokamera a mikrofon
- Doporučení vyzkoušení připojení a funkčnosti technologie.
- Připojení do hovoru a popis základních funkcí v hovoru.
- Objasnění průběhu SZZ – účel týmu a jednotlivých kanálů
- Popis vstupu do týmu a připojení do videokonference Potítko.
- Kanál Potítko – první kontakt s asistentem SZZ 1, možnost pokládat dotazy v chatu (bez možnosti editace a mazání zpráv), kontrola připojení před zkouškou. Možnost informování se o průběhu SZZ
- Informování o průběhu sdělení hodnocení.
- Kanál komise – videokonference Zkouška, kam budou následně zavolání asistentem SZZ 2.
Návrh informací pro e-mail oznámení – Pomocník SZZ, další asistent a další zainteresované strany
- Instalace MS Teams (webové prohlížeče pro SZZ nejsou vhodnou variantou).
- Technologie – funkční videokamera a mikrofon
- Doporučení vyzkoušení připojení a funkčnosti technologie.
- Připojení do hovoru a popis základních funkcí v hovoru.
- Objasnění průběhu SZZ – účel týmu a jednotlivých kanálů
- Popis vstupu do týmu a připojení do videokonference Čekárna.
- Kanál Čekárna – první kontakt se studentem, zodpovídání otázek studentů, kontrola připojení, případně kontrola spuštěných aplikací a okolí studenta.
- Kanál komise – videokonference Zkouška, kam budou následně zavoláni Asistentem SZZ.
- Informování o průběhu sdělení hodnocení.