Důvody proč komunikovat prostřednictvím e-mailu
- Záznam problému: E-mailová komunikace vytváří záznam vašeho problému, což usnadňuje sledování a řešení. Můžete se k němu kdykoli vrátit a kontrolovat jeho stav, případně využít jednou nalezené řešení k opakujícímu se problému a vytvořit návody pro uživatele, případně službu uživatelsky upravit a zjednodušit.
- Prioritizace: E-mail umožňuje IT týmu prioritizovat problémy na základě jejich závažnosti a nalézt optimální řešení pro všechny uživatele.
- Lepší analýza problému: Písemný popis problému nám umožňuje lépe porozumět, co se děje, což zvyšuje šance na rychlé a účinné řešení.
- Flexibilita času: Můžeme flexibilně reagovat na e-maily v různých časech, což umožňuje rychlé a efektivní řešení problémů, i když nás například osobně nezastihnete nebo se nedovoláte.
Výjimky a urgentní případy
V případech, kdy není možné poslat e-mail (například nefunkční PC, výpadek internetu atp.), nebo v případech, které jsou skutečně urgentní a vyžadují okamžitou pozornost, je vhodné kontaktovat IT podporu osobně nebo telefonicky. Tato metoda by měla být použita pouze výjimečně, protože e-mailový systém poskytuje organizovaný a efektivní způsob řešení většiny problémů.
Věnujte pozornost prioritě a závažnosti problému, abyste se rozhodli, zda jít osobně či telefonicky. Většina problémů IT lze úspěšně řešit prostřednictvím e-mailu, což pomáhá udržovat efektivní provoz IT podpory na fakultě a zkracuje dobu řešení problémů pro všechny uživatele.
Současně upozorňujeme na dodržování směrnice Zajištění informační bezpečnosti na PřF MU (Information Security Policy) k využívání univerzitní pošty.