Vedení online jednání akademických senátů v MS Teams
Základní informace
- Zajištění aktivního přístupu členů AS a zvaných hostů přímou účastí ve videokonferenci v MS Teams (hlas, video, prezentace) nebo přes telefon
- Zajištění přístupu veřejnosti vytvořením volně dostupného streamu videokonference pomocí nástroje OBS
- Zajištění možnosti vystoupení osob mimo členů AS a zvaných hostů po souhlasu předsedy AS přímým připojením do videokonference nebo přes telefon (včetně osob mimo MU). Žádost se podává předsedovi senátu prostřednictvím předem oznámeného kontaktního e-mailu nebo telefonu.
- Zajištění veřejného hlasování v chatu videokonference nebo v aplikaci e-volby v IS MU, tajného hlasování v aplikaci e-volby v IS MU
Příprava a vytvoření jednání
Přípravu doporučujeme provést s dostatečným předstihem a otestovat, včetně otestování streamování z počítače, ze kterého bude spuštěno při vlastním jednání.
Zároveň doporučujeme zapojení technické podpory příslušné fakulty. Pokyny a pomoc jí poskytne ÚVT (videokonference a streaming) nebo IS MU (založení a nastavení diskusních fór a e-voleb).
Vytvoření konference pro členy/zvané hosty
- Pokud má být možné telefonické spojení do videokonference, požádejte o její vytvoření na it@muni.cz (uveďte název a termín). Videokonference může být založena i v „týmu“, pokud jej má příslušný AS vytvořen. Bez telefonního čísla může konferenci založit kdokoliv.
- Odkaz na videokonferenci, případně telefonní číslo+kód konference zašlete členům AS a zvaným hostům.
- Odkaz na meeting nikde nezveřejňujte.
- Připravte tajná (a případně i veřejná) hlasování v aplikaci e-volby.
- Odkaz na hlasování zašlete členům AS.
Vytvoření streamu pro veřejnost
- Zajišťuje IT podpora fakulty: zástupce IT oddělení fakulty se s předstihem obrátí na ÚVT, zajistí vytvoření streamu a jeho vložení na příslušný web
- Zajišťuje ÚVT (po dohodě, dočasné řešení): vytvoření streamu zajistí ÚVT. Do žádosti o založení videokonference s tel. číslem uveďte, že chcete zajistit i stream. Stream bude veřejnosti dostupný na adrese http://live.cesnet.cz/muni-senat.html.
Průběh jednání
Technická podpora
Doporučujeme alespoň pro první jednání zajistit podporu z fakultního IT oddělení pro zajištění technických aspektů zasedání. Organizační aspekty může zajistit jiná pověřená osoba.
- Připojí se do videokonference jako první
- Spustí stream pro veřejnost nebo požádá o spuštění na 549 49 7777
- Při zahájení zasedání spustí záznam
- Na žádost předsedajícího vytváří v IS ad-hoc hlasování
- Obsluhuje kontaktní e-mail a telefon
- Pokud někdo z veřejnosti chce aktivně vystoupit, předá žádost předsedajícímu, pokud ten souhlasí, předá hostovi odkaz na videokonferenci (mailem, v případě autentizovaných zná UČO, pokud budou jiní, musí sdělit mailovou adresu)
- Na žádost předsedajícího vypíná mikrofony, případně ukončuje připojení účastníků
Člen AS/zvaný host
- Otevře si hlasování v ISu na zaslané adrese
- připojí se do videokonference na zaslané adrese se ztlumeným mikrofonem
- Pokud je zvaný host mimo MU – neautentizovaný, povolí mu vstup technická podpora
- Plánované vstupy: řídí předsedající
- Diskuse:
- Účastník hovoří jen na základě pokynu od předsedajícího
- O slovo žádá a) v chatu – pro velké senáty b) zrušením ztlumení mikrofonu – v případě menšího počtu členů
- Slovo dostává pokynem od předsedajícího (hlasem)
- Po skončení příspěvku si ztlumí mikrofon
Hlasování
Tajné probíhá v aplikaci e-volby v IS MU, veřejné v diskusním fóru konference nebo v aplikaci e-volby
Přístup veřejnosti
Veřejnost může vložit žádost o vystoupení do chatu. Pokud předsedající souhlasí, je mu na e-mail zaslána adresa videokonference nebo telefonní číslo a kód konference.
Přesměruje na návod k aplikaci E-volby v IS MU.