V minulých článcích jsme představili dva nástroje pro organizaci práce a správu úkolů, Příznaky v Outlooku a úkolovník To Do. Teď si je srovnáme v krátkém shrnutí, které nám porovná obě možnosti. Která aplikace je pro úkoly vhodnější a efektivnější?
Začneme Outlookem, který nabízí správu pomocí Příznaků, díky kterým si můžete v rámci pošty označit maily jako úkoly, které jsou následně hezky pohromadě v úkolech Outlooku (ve webovém rozhraní také i v To Do). Kromě Příznaků z mailu se nabízí také možnost přidat Příznak z aplikace OneNote 2019, které se přesunou do úkolů stejně jako maily označené příznakem.
Microsoft To Do je jednoduchý a intuitivní úkolníček, do kterého je možné napojit seznam všech Příznaků z mailu či OneNote, tvořit v něm vlastní seznamy, které lze dále sdílet, vytvářet přes Můj den pouze seznam, který daný den doopravdy splníte. Navíc nabízí možnost zobrazit si úkoly, které vám jsou přiřazeny v Planneru. Zkrátka To Do efektivně propojuje více nástrojů a aplikací.
| Co se porovnává? | Aplikace | |
|---|---|---|
| Funkcionalita | Úkoly Outlook | Microsoft To Do |
| Kde se přidávají | V desktopové aplikaci Outlook | V aplikaci To do i Outlook |
| Zobrazují se i Příznaky z mailů či OneNote 2019? | Ano | Ano |
| Kde se následně nacházejí | V aplikaci Outlooku, ve webovém Outlooku přesměrování do To Do | V aplikaci To Do |
| Upozornění | Nastavení připomínky přímo v daném úkolu | Nastavení připomínky přímo v daném úkolu |
| Přílohy (možnost přidání přílohy) | Ano | Ano |
| Zadání úkolu dalšímu člověku | Ano | Pouze přes sdílený individuální seznam |
| Vidí úkol i ostatní osoby kromě přiřazených? | Ne | Ano, pokud jsou členy seznamu |
Zatím to vypadá docela nerozhodně, pojďme tedy přidat ještě další hodnotící prvky, jako například když máte hodně úkolů – hodí se u nich určit prioritu a důležitost.
Kromě vašich osobních úkolů je vhodné znát i ty, které vám byly zadány v rámci týmu. Lze vytvářet pod úkoly jejich podúkoly? Nebo si vybrat z úkolů jen ty, které potřebujete daný den vyřešit a ostatní si naplánovat na jiné dny?
| Prioritizace úkolů | Ano, pomoci nastavení důležitosti | Pouze označením* Důležité |
| Zobrazovaní i týmových úkolů přiřazených mně? | Ne, pouze přiřazené přímo z Outlooku | Ano, kromě seznamu i z Planneru |
| Přiřazování kategorií | Ano | Ne |
| Vytváření seznamu na aktuální den? | Ne | Ano |
| Možnost kroků v úkolu? | Ne | Ano |
Už asi podle srovnání v tabulce tušíte, který nástroj doporučujeme – je to úkolníček To Do, který je díky svému propojení jednotlivých funkcionalit z vícero prostředí přehledný a díky zobrazení Můj den se člověk neztratí v seznamu úkolů. Jednoduše si určí jen ty, které má ten den splnit.
Chybí vám nějaké zásadní kritérium pro srovnání? Napište nám.
Chcete se dozvědět novinky k nástrojům Microsoft 365 využívaným na univerzitě? Jaké změny a vylepšení nás čekají v roce 2024? Připravili jsme si pro vás webinář, kde nejen shrneme všechny aktuální informace, ale také se podíváme na tipy, jak v Microsoft 365 (spolu)pracovat bezpečněji a efektivněji.
Microsoft 365 je jedním ze základních nástrojů pro práci i studium na Masarykově univerzitě. Proto pro vás kolegové z Ústavu výpočetní techniky připravili kurz, který vám pomůže se s ním více seznámit. Vyzkoušejte sami!
