Srovnání Outlook vs. To Do – co používat pro správu úkolů?

V minulých článcích jsme představili dva nástroje pro organizaci práce a správu úkolů, Příznaky v Outlooku a úkolovník To Do. Teď si je srovnáme v krátkém shrnutí, které nám porovná obě možnosti. Která aplikace je pro úkoly vhodnější a efektivnější?

22. 4. 2021

Nejprve krátké zopakování

Začneme Outlookem, který nabízí správu pomocí Příznaků, díky kterým si můžete v rámci pošty označit maily jako úkoly, které jsou následně hezky pohromadě v úkolech Outlooku (ve webovém rozhraní také i v To Do). Kromě Příznaků z mailu se nabízí také možnost přidat Příznak z aplikace OneNote 2019, které se přesunou do úkolů stejně jako maily označené příznakem.

Microsoft To Do je jednoduchý a intuitivní úkolníček, do kterého je možné napojit seznam všech Příznaků z mailu či OneNote, tvořit v něm vlastní seznamy, které lze dále sdílet, vytvářet přes Můj den pouze seznam, který daný den doopravdy splníte. Navíc nabízí možnost zobrazit si úkoly, které vám jsou přiřazeny v Planneru. Zkrátka To Do efektivně propojuje více nástrojů a aplikací.

Co se porovnává? Aplikace
Funkcionalita Úkoly Outlook Microsoft To Do
Kde se přidávají V desktopové aplikaci Outlook V aplikaci To do i Outlook
Zobrazují se i Příznaky z mailů či OneNote 2019? Ano Ano
Kde se následně nacházejí V aplikaci Outlooku, ve webovém Outlooku přesměrování do To Do V aplikaci To Do
Upozornění Nastavení připomínky přímo v daném úkolu Nastavení připomínky přímo v daném úkolu
Přílohy (možnost přidání přílohy) Ano Ano
Zadání úkolu dalšímu člověku Ano Pouze přes sdílený individuální seznam
Vidí úkol i ostatní osoby kromě přiřazených? Ne Ano, pokud jsou členy seznamu

Zatím to vypadá docela nerozhodně, pojďme tedy přidat ještě další hodnotící prvky, jako například když máte hodně úkolů – hodí se u nich určit prioritu a důležitost.

Kromě vašich osobních úkolů je vhodné znát i ty, které vám byly zadány v rámci týmu. Lze vytvářet pod úkoly jejich podúkoly? Nebo si vybrat z úkolů jen ty, které potřebujete daný den vyřešit a ostatní si naplánovat na jiné dny?

Prioritizace úkolů Ano, pomoci nastavení důležitosti Pouze označením* Důležité
Zobrazovaní i týmových úkolů přiřazených mně? Ne, pouze přiřazené přímo z Outlooku Ano, kromě seznamu i z Planneru
Přiřazování kategorií Ano Ne
Vytváření seznamu na aktuální den? Ne Ano
Možnost kroků v úkolu? Ne Ano

Máme vítěze – Microsoft To Do

Už asi podle srovnání v tabulce tušíte, který nástroj doporučujeme – je to úkolníček To Do, který je díky svému propojení jednotlivých funkcionalit z vícero prostředí přehledný a díky zobrazení Můj den se člověk neztratí v seznamu úkolů. Jednoduše si určí jen ty, které má ten den splnit.

Chybí vám nějaké zásadní kritérium pro srovnání? Napište nám.


Více článků

Přehled všech článků

Používáte starou verzi internetového prohlížeče. Doporučujeme aktualizovat Váš prohlížeč na nejnovější verzi.