Když staré zařízení funguje, neznamená to, že je bezpečné
Někdy se může jevit, že každé (třeba i staré) zařízení, které je funkční, je vhodné pro práci. Často je však tento předpoklad mylný.
Centrum informačních technologií FF
Fakultní e-mailové aliasy – postup pro převod do M365
Fakultní poštovní server bude brzy odstaven – všechna pošta uživatelů je v M365; do M365 budou převedeny také e-mailové aliasy, tj. kontaktní skupinové adresy ve tvaru skupina@phil.muni.cz, které jsou nyní definovány stále ještě na současném poštovním serveru. V novém režimu mohou ručně udržované aliasy zřizovat a spravovat přímo jejich vlastníci (typicky ten, kdo o alias žádá) v prostředí INET, příjemce aliasu lze také udržovat automaticky.
Prosíme všechny, kdo si v minulosti nechali zřídit fakultní alias, aby jej/je převedli nebo nechali převést do M365 – přejděte prosím k části Postup.
Upozornění: nic zde uvedeného se netýká osobních aliasů vázaných na konkrétní fyzickou osobu, např. jmeno.prijmeni@phil.muni.cz, prijmeni@phil.muni.cz apod. – tyto aliasy budou 1:1 převedeny do M365 a uživatelé jim nemusí věnovat žádnou pozornost.
Důležité termíny
Současné aliasy (cca 450 položek) chceme z fakultního serveru do M365 přenést
do konce listopadu 2024.
Důvod změny, dopady/výhody pro uživatele
FF provozuje vlastní e-mailový server rosret od r. 1992; v roce 2022 byl dokončen přesun pošty všech uživatelů FF do prostředí Microsoft 365 (M365). Od té doby slouží fakultní server pouze pro směrování pošty do schránek uživatelů (pošta se na něm už neukládá), a zejména jsou na něm definovány tzv. aliasy, tj. adresy sloužící pro rozeslání pošty více definovaným příjemcům.
Jedním z technických cílů přesunu pošty do M365 bylo výhledově fakultní server vypnout, a tím zjednodušit tok pošty našich uživatelů. K tomu potřebujeme přesunout do vhodného prostředí také fakultní aliasy. Po vyhodnocení dostupných možností jsme dospěli k tomu, že aliasy přesuneme do stejného prostředí jako uživatelskou poštu, tj. do M365. Tento návrh jsme na začátku r. 2024 předložili vedení fakulty, které s ním vyslovilo souhlas. Od té doby jsme se na převod technicky připravovali, a nyní přistupujeme k uskutečnění změny.
Kromě technického záměru (vypnout poštovní server) jsme při návrhu řešení sledovali tyto cíle:
- nevytvářet další systém, ale využít stávající nástroje;
- zpřístupnit tvorbu a údržbu aliasů koncovým zákazníkům (vám), tak abyste změny bez speciální znalosti mohli dělat sami v systému, který znáte;
- udržovat příjemce aliasů automaticky, pokud je to možné.
Výsledné řešení je popsáno jako nová služba CIT na této stránce: https://it.muni.cz/sluzby/phil/e-mailove-aliasy-na-ff
-
1. Proveďte úvahu
Proveďte prosím rychlou úvahu, zda jste někdy žádali o zřízení aliasu s adresou skupina@phil.muni.cz. Pokud máte i jen nejlehčí podezření, že ano, postupujte prosím dále popsanými kroky.
Pokud používáte skupinovou adresu neco-phil@mail.muni.cz, jde o adresu existující pouze a výhradně v IS MU, nikoliv na poštovním serveru FF, a těchto adres se zde popsaný proces netýká, fungují beze změny dál.
-
2. Ověřte si stav
Vstupte na stránku https://www.phil.muni.cz/cgi-bin/alias.cgi (dostupná pouze ze sítě MU) a ověřte si, zda alias existuje, a kdo je do něj zařazen.
-
3.a Nepoužívaný alias nechejte smazat
Pokud víte, že dříve zřízený alias už nebudete potřebovat, dejte nám to prosím vědět standardním formulářem – stačí jednoznačně uvést alias a žádost o smazání. Děkujeme.
-
3.b Už převedený alias nechejte tiše konat jeho práci
Některé aliasy byly už dříve do M365 převedeny – s těmi není potřeba v tomto okamžiku nic dělat. Ve výpisu z bodu 2 je poznáte takto (vyznačeno tučně):
- název aliasu: ten-alias
příjemce aliasu: [cokoliv]@group.muni.cz - název aliasu: ten-alias
příjemce aliasu: [cokoliv]@shared.muni.cz - název aliasu: ten-alias
příjemce aliasu: [cokoliv]@space.muni.cz
Členy aliasu [cokoliv]@group.muni.cz ve výpisu neuvidíte – ovšem pokud jste vlastníkem skupiny s touto adresou, zobrazí se vám skupina ve výpisu v Inetu.
- název aliasu: ten-alias
-
4. Přečtěte si popis
Vstupte na stránku https://it.muni.cz/sluzby/phil/e-mailove-aliasy-na-ff a přečtěte si popis nové služby.
-
5. Vyberte si variantu
Po přečtení popisu služby proveďte rychlé vyhodnocení a vyberte režim, jakým bude váš alias (či aliasy) udržován:
Režim lze později změnit, nejde o nevratné rozhodnutí.
-
6a Požádejte o automaticky udržovaný alias
Otevřete formulář a požádejte o zřízení automaticky plněného aliasu. V první položce „Název skupiny“ uveďte z adresy převáděného aliasu řetězec před znakem „@“, tj. pro alias skupina-xyz@phil.muni.cz uveďte „skupina-xyz“.
-
6b Založte si ručně udržovaný alias
V systému INET založte skupinu a následně přímo v INETu požádejte o přiřazení adresy převáděného aliasu této nově založené skupině. Pracovník CIT FF přiřazení potvrdí, a tím je alias připraven k použití v novém režimu.
Tipy
Sdílení obsahu v M365
Nový alias je e-mailová adresa přiřazená skupině M365, a tuto skupinu lze využít k dalším operacím – zejména ke sdílení dokumentů ve službě OneDrive nebo SharePoint, namísto osoby stačí při nastavení sdílení zadat adresu aliasu.
Kontrola příjemců
Po zadání adresy aliasu do pole „Komu“ v Outlooku si lze zkontrolovat, kdo přesně je příjemcem aliasu – stačí podržet kurzor myši nad vloženým kontaktem a zobrazit podrobnosti.
