Jak na základní orientacI
v MS OUTLOOK
Jak se přihlásit do MS Outlook a odeslat svůj první e-mail?
MS Outlook, váš spolehlivý parťák pro efektivní práci s e-maily a kalendářem. Chcete vytvářet nové e-maily, sdílet kalendáře s kolegy, nastavit automatické odpovědi nebo se vypořádat s nevyžádanou poštou? Zkuste využít náš kurz. Základní orientace v této aplikaci a další užitečné tipy jsou nyní dostupné díky jednoduchým a přehledným videím. Nechte MS Outlook usnadnit váš pracovní den a pusťte se do kurzu ihned!
Kapitoly
Jak na základní orientacI
Jak pracovat s nevyžádanou poštou
Ochrana proti nevyžádané poště je již implementována v rámci poštovních serverů, ale filtrování není vždy stoprocentní.
Jak přidat kalendář osoby nebo místnosti
Díky možnosti přidávání kalendářů dalších uživatelů na MUNI se dají lépe plánovat schůzky nebo sladit práci v kanceláři.
Jak sdílet svůj kalendář a jak nastavit oprávnění
Přijímejte bez problémů pozvánky a sdílejte svůj kalendář se svými kolegy pomocí pár jednoduchých kroků a kliknutí.
Jak na nastavení automatických odpovědí
Automatické odpovědi pomohou vaším kontaktům vždy se mít na koho obrátit.
Při použití MS Outlook můžete jednoduše spustit webovou verzi zadáním odkazu outlook.m365.muni.cz do prohlížeče a přihlášením se pod svým UČO a jménem. Po úspěšném přihlášení vás Outlook přivítá v aplikaci Pošta, což poznáte díky modrému podbarvení ikonky obálky v levé horní části obrazovky.
Aplikace Pošta se rozděluje do tří hlavních částí. Na horním pásu naleznete záložky a funkce pro práci s poštou. Adresář složek zase umožňuje snadné přepínání mezi různými složkami vámi používaného e-mailového účtu. Hlavní pracovní prostor je určen k zobrazení seznamu e-mailů a jejich obsahu.
Horní pás se záložkami je centrálním místem pro základní práci v Outlooku. V adresáři složek můžete rychle přejít mezi klíčovými složkami, jako jsou Doručená pošta, Odeslaná pošta, Koncepty a Odstraněná pošta. Pro vytvoření nové složky jednoduše klikněte na tlačítko "Vytvořit novou složku".
Hlavní pracovní prostor poskytuje přehled všech e-mailů ve vybrané složce spolu s jejich náhledem. Nastavení rozložení podokna pro čtení lze upravit podle potřeb na záložce Zobrazení v části Rozložení. Můžete si vybrat mezi podoknem čtení vpravo, dole nebo vypnutím okna.
Nyní se podíváme na to, jak vytvořit a odeslat nový e-mail. Ze svého účtu stačí kliknout na ikonu "Nový e-mail". Zadejte adresáta do pole "Komu" – můžete napsat jméno nebo použít UČO. V tomto případě Robert začne ve videu psát UČO 9043680 a vybere doktorku Vodovou. Do pole "Předmět" vloží "Oprava testů" a do obsahu e-mailu přidá svou zprávu.
Poté e-mail odešlete kliknutím na tlačítko "Poslat". Můžete zkontrolovat, zda e-mail skutečně odešel – zobrazí se ve složce "Odeslaná pošta".
Kalendář je důležitou součástí aplikace MS Outlook. Umožňuje uživateli vytvářet události, plánovat schůzky nebo zobrazit plány ostatních spolupracovníků. Práce s kalendářem v MS Outlook je klíčovým prvkem efektivního plánování a organizace. Zde je návod, jak vytvořit a přijmout pozvánku na schůzku:
Ve spuštěném Outlooku po přihlášení (v případě videa doktorka Vodová) klikněte na ikonu kalendáře. Po přechodu do kalendáře se změní horní pás možností, který nyní zobrazuje různé funkce dostupné přímo pro kalendář.
Mezi nejdůležitější funkce patří:
- Nová událost (pro vytvoření vlastní nové události).
- Přepínání mezi pohledy (Den, Pracovní týden, Týden, Měsíc).
- Filtr (pro filtrování událostí).
Klikněte na ikonu Nová událost. Do pole Název vložte název události. Do pole povinných účastníků vložte libovolnou osobu. Překlikněte se na záložku Pomocník pro plánování a najděte, kdy má osoba volno v kalendáři. Přepněte se na záložku Schůzka a vyberte datum a čas a zatrhněte možnost Schůzka přes Teams (pro vygenerování odkazu pro připojení na dálku). Do těla pozvánky vložte libovolný text a klikněte na ikonu Uložit.
Přijetí pozvánky v aplikaci MS Outlook.
Přihlaste se do webového Outlooku. V Doručené poště najděte e-mail s pozvánkou na libovolnou schůzku a otevřete pozvánku, přečtěte informaci v těle pozvánky a následně klikněte na ikonu Kalendář kvůli kontrole dostupnosti. Klikněte na tlačítko Žádné konflikty pro otevření postranního kalendáře a ověřte, že nemáte žádné jiné schůzky. Zavřete postranní panel Žádné konflikty křížkem vpravo nahoře. Zaškrtněte políčko „Poslat e-mail organizátorovi“. V tomto případě dorazí organizátorovi odpověď e-mailem. Pokud políčko není zaškrtnuté, vaši odpověď organizátor uvidí jen v detailu události. Zavřete pop-up okno s kalendářem a klikněte na tlačítko Ano (přijmutí pozvánky na schůzku).
Kromě přijmutí schůzky tlačítkem Ano jsou k dispozici další možnosti odpovědi na schůzku. Schůzku lze rovněž přijmout Nezávazně, Odmítnout nebo Navrhnout jiný čas organizátorovi schůzky.
Ovládněte svůj pracovní den s kalendářem MS Outlook! S našimi videi se snadno naučíte základy i pokročilejší možnosti tohoto nástroje. Přijímejte bez problémů pozvánky a sdílejte svůj kalendář se svými kolegy pomocí pár jednoduchých kroků a kliknutí. Získejte tak větší kontrolu nad svým časem a prací a zkuste udělat svou pracovní rutinu efektivnější a přehlednější s Outlookem.
Zlepšete organizaci práce a komunikaci ve vašem týmu nebo na škole díky schopnosti sdílet váš kalendář v MS Outlooku a nastavit různá oprávnění pro ostatní. Následujte tento jednoduchý a krok za krokem seřazený návod:
-
Krok 1: Přihlášení a výběr kalendáře
Začněte tím, že se přihlásíte do webové verze MS Outlook. Jakmile jste přihlášeni, přejděte na svůj kalendář jednoduše kliknutím na ikonu kalendáře v levém postranním panelu.
-
Krok 2: Sdílení Kalendáře
Nyní je na čase zvolit možnost "Sdílet". To najdete v horní nástrojové liště. Dále vyberte kalendář, který chcete sdílet s ostatními (většina uživatelů má jeden kalendář a krok může přeskočit).
-
Krok 3: Nastavení Oprávnění
V okně "Sdílení a Oprávnění" zadejte e-mailovou adresu nebo jméno osoby, se kterou chcete sdílet svůj kalendář. Jakmile máte jméno potvrzené, vyberte úroveň oprávnění, kterou chcete udělit této osobě:
-
Zobrazení obsazených termínů: Tímto způsobem bude osoba vidět jen to, kdy máte termíny obsazené, bez dalších detailů.
-
Zobrazení názvů a míst: Toto oprávnění umožní zobrazit názvy událostí a místa konání.
-
Zobrazení všech podrobností: Pokud udělíte toto oprávnění, osoba bude vidět všechny detaily události, včetně poznámek, osnovy a přihlašovacího odkazu.
-
Upravování: S tímto oprávněním bude osoba schopna upravovat detaily konkrétních schůzek nebo je dokonce odstraňovat.
-
Delegát: Toto je nejvyšší oprávnění, což znamená, že osoba může vytvářet schůzky vaším jménem a reagovat na příchozí schůzky. Toto nastavení je vhodné pro např. pro asistentské pozice, které mají právo přijímat či odmítat schůzky za někoho jiného.
-
-
Krok 4: Sdílení Kalendáře
Nakonec vyberte možnost "Sdílet" a uživateli je automaticky odeslána pozvánka na sdílení kalendáře. S tímto krokem máte plnou kontrolu nad tím, jak sdílení probíhá.
Pro správu automatických odpovědí pro případ dovolené nebo jiné nepřítomnosti ve webové verzi MS Outlook si nejdříve otevřete MS Outlook a přihlaste se pod svým UČO a primárním heslem. Poté klikněte na nabídku Nastavení, kterou naleznete v pravém horním rohu obrazovky (ikonka ozubeného kolečka). Přejděte na nabídku Pošta a vyberte Automatické odpovědi. V nově otevřeném okně Automatických odpovědí aktivujte možnost Posílat automatické odpovědi.
Chcete-li odesílat odpovědi pouze během určitého časového období, můžete nastavit odesílání automatických odpovědí podle zadaného data a času. V dolním okně pak můžete nastavit zprávu, která se automaticky odešle jako odpověď na veškeré příchozí e-maily během období nepřítomnosti.
Zatrhněte pole Posílat odpovědi mimo vaši organizaci. Kvůli komplexnímu systému pošty na MUNI, kde v některých případech adresáti v rámci MUNI mohou být považováni za externí, je nezbytné zatrhnout toto pole.
Dále napište text, který považujete za vhodný. Například jako doktorka Vodová: "Dobrý den, jsem aktuálně mimo kancelář. V naléhavých případech kontaktujte, prosím, Mgr. Roberta Kovácse. Děkuji." Tento text vložte do obou oken pro interní i externí adresáty. Klikněte na OK pro uložení nastavení automatických odpovědí. Tímto způsobem budou automatické odpovědi aktivovány v době nepřítomnosti, a to jak pro interní, tak i pro externí kontakty.
Základní ochrana proti nevyžádané poště (spamu) je sice již implementována v rámci poštovních serverů, ale filtrování není vždy stoprocentně účinné. Proto je důležité vědět, jak se vypořádat s případnou nevyžádanou poštou přímo v aplikaci MS Outlook.
Nahlášení spamové Zprávy:
Pokud se přesto dostane spam do vaší Doručené pošty, máte možnost tuto zprávu nahlásit a poslat zpětnou vazbu Microsoftu. Stačí jednoduše kliknout pravým tlačítkem na zprávu, vybrat možnost Nahlásit, a následně Označit jako nevyžádanou poštu. Tímto způsobem přispíváte k vylepšení filtrů a ochraně proti spamu pro celou komunitu uživatelů Outlooku.
Pravidelná kontrola nevyžádané pošty:
Doporučujeme pravidelně kontrolovat složku Nevyžádaná pošta, kam se mohou dostávat e-maily, které systém považuje za podezřelé. Někdy může dojít k chybné klasifikaci a vhodným způsobem, jak odstranit falešně pozitivní zprávu, je přesunout e-mail do složky Doručená pošta a označit odesílatele jako důvěryhodného.
Spam může být nejen nežádoucím, ale i potenciálně nebezpečným jevem. Aktivní účastí v boji proti spamu můžeme všichni přispět k vytváření bezpečnějšího prostředí pro elektronickou komunikaci.
V této lekci se zaměříme na přidávání kalendářů dalších uživatelů, včetně osob a místností. Pro plánování schůzek a efektivní práci v týmu je užitečné mít k dispozici kalendáře dalších uživatelů. V Outlooku proto klikněte na „Přidat kalendář“ v levém menu a zvolte možnost „Přidat z adresáře“. Zadejte jméno nebo e-mailovou adresu, jako my ve videu Petru Pestrou, a vyberte „Kalendáře uživatelů“. Po přidání se nový kalendář objeví právě v menu „Kalendáře uživatelů“.
Zobrazení a úprava kalendáře
Běžně vidíte základní přehled o událostech v přidaných kalendářích (zda má či nemá přidaný uživatel čas), ale pro zobrazení detailnějších informací o událostech se domluvte přímo s daným uživatelem na sdílení kalendáře s příslušným oprávněním přímo vám. Jak na to, se dozvíte ve videu: Jak sdílet svůj kalendář a jak nastavit oprávnění. Můžete také libovolně zapínat a vypínat zobrazení kalendářů podle potřeby. Pro změnu barvy kalendáře nebo jeho úplné odebrání stačí použít možnosti v menu kalendáře.
Přidání kalendáře místnosti
Kromě osobních kalendářů můžete přidávat i kalendáře místností, což vám poskytne přehled o dostupnosti místností na univerzitě. Postup je podobný jako při přidávání osobního kalendáře. Zadejte název místnosti nebo její e-mailovou adresu a přidejte kalendář do kategorie „Jiné kalendáře“. Zobrazení kalendářů místností bývá omezeno pouze pro určitou skupinu lidí. Pokud byste chtěli kalendář konkrétní místnosti zobrazit, obraťte se na příslušné pracoviště IT podpory: https://it.muni.cz/it-centra.
INFO: Ne všechna pracoviště mají své místnosti zavedeny do kalendáře Outlook! Místnosti pro výuku mají svůj kalendář a možnost rezervace v IS MU.
Před začátkem tohoto videa si otevřete webovou verzi Outlooku a přejděte na doručenou poštu.
E-maily jsou stále jednou z nejčastějších forem elektronické komunikace. Snadno se tak může stát, že složka Doručená pošta začne být nepřehledná. Naštěstí existují jednoduché způsoby, jak si přijaté e-maily organizovat. Jedním z nejsnazších způsobů je využití kategorií. Pomocí nich lze k e-mailům přiřadit vlastní štítek. Uživatel má možnost si štítek sám pojmenovat a případně i zvolit jeho vizuální styl.
Ve webovém Outlooku označte jeden e-mail v Doručené poště, aby se zpřístupnila možnost pracovat se štítky. Na vodorovné nástrojové liště klikněte na tlačítko "Kategorizovat". Následně klikněte na rozbalovací nabídku u tohoto tlačítka a zvolte možnost "Spravovat kategorie". V menu Kategorie je možné upravit výchozí štítky pojmenované dle barev kliknutím na ikonu tužky, případně je možné si vytvořit zcela novou kategorii dle vlastní potřeby.
Klikněte na tužku u kategorie Červená a přepište tuto kategorii na "Důležité". Následně ještě klikněte na "Vytvořit kategorii", pojmenujte ji "Pouze pro info" a zvolte jí zlatou barvu. Poté přejděte do složky Doručená pošta, vyberte všechny důležité e-maily a označte je kategorií "Důležité". Dále vyberte méně důležité e-maily a v doručené poště a označte tyto e-maily kategorií "Pouze pro info".
Práce s příznaky pošty
Před začátkem této části videa odeberte barevné štítky z e-mailů ve složce Doručená pošta. Zvlášť důležité e-maily, na které je potřeba nějakým způsobem reagovat, popřípadě z nich plyne navazující úkol, je možné označit příznakem (ikona praporku). Najděte některý z takových e-mailů a označte ho příznakem.
E-mail označený příznakem je ve složce Doručená pošta podbarvený světle žlutou barvou. Všechny takto označené e-maily je možné v Outlooku také filtrovat. Ve složce Doručená pošta zapněte filtr a vyberte možnost "S příznakem".
Označení e-mailu příznakem automaticky založí k tomuto e-mailu nový úkol v aplikaci Microsoft To Do. Práce s takto založeným úkolem je popsána ve videu "Vytvoření nového úkolu v aplikaci To Do a přidání úkolu do To Do z Outlooku".
Při práci ve Windows je možné rychle označovat e-maily příznakem pomocí klávesy Insert. Tímto způsobem lze rychle vytřídit e-maily, na kterých je potřeba prioritně pracovat a nechat si je následně zobrazit v Microsoft To Do v přehledu "Můj den".
Pravidla pro třídění pošty
Pro automatické třídění e-mailových zpráv je v Outlooku možné využít funkci Pravidla. Díky této funkci je možné nastavit si logické podmínky, které dané pravidlo aktivují, a následně akce, které se na základě splněné podmínky provedou. Je například možné nechat Outlook automaticky přesouvat méně důležité e-maily do různých složek, nebo naopak automaticky označovat zprávy od důležitých kontaktů (např. vedoucích pracovníků nebo vyučujících).
Přejděte na Nastavení (ikona ozubeného kolečka) a zvolte možnost Pravidla z postranní nabídky. Zadejte "Přidat nové pravidlo" a následně na tuto možnost klikněte. Vytvoření pravidla je velmi jednoduché a intuitivní. Každé pravidlo musí mít svůj název, podmínku, za které se aktivuje, a akci, kterou na základě splněné podmínky vykoná.
Díky vlastním pravidlům už nikdy po návratu z dovolené nebo studijního volna nezmeškáte důležité e-maily od svých nadřízených nebo vyučujících. Pravidla mají ale mnohem širší využití pro automatizaci a usnadnění práce s poštou.
