Jak přistupovat k MS Teams
Odkud a jak se můžete přihlásit do MS Teams?
Microsoft Teams je komplexní platforma pro komunikaci a spolupráci, která zpřístupňuje skvělé nástroje pro týmovou práci na jednom místě. S Teams můžete jednoduše komunikovat s kolegy pomocí chatu, videokonferencí nebo hlasových hovorů, a to bez ohledu na to, kde se právě nacházíte. Kalendář, plánování schůzek i sdílení dokumentů – vše je integrováno do této platformy, což umožňuje efektivní a bezproblémovou spolupráci.
Kapitoly
Jak na vytvoření nové události a přidání osob v kalendáři
Kalendář v Teams usnadňuje plánování schůzek se členy týmu. Schůzky lze plánovat dvěma způsoby. Kterými?
Jak se připojit a efektivně pracovat během hovoru
Pojďte zjistit, jakými způsoby zahájit v MS Teams hovor nebo videokonferenci a jak s hovory pracovat.
Další možnosti schůzky v MS Teams
Jaké další rozšířené možnosti má organizátor schůzky k dispozici?
Jak na přehled aktivity a změnu stavu uživatele
Nenechte si v MS Teams už nic ujít a dejte ostatním jednoduše vědět, zda právě máte čas.
Komunikace v Chatu a kanálech ms teams
Díky MS Teams můžete chatovat s dalšími lidmi, i komunikovat s vlastním týmem. Ukážeme vám, jak na jednotlivé typy komunikace.
Jak vytvořit tým v MS TEAMS
Díky pokročilým možnostem komunikace a spolupráce je tým cestou k efektivnější práci.
Základní řešení problémů s desktopovou aplikací MS Teams
Čas od času se může stát, že desktopová aplikace MS Teams přestane správně fungovat. Např. nezobrazuje správný počet členů v týmu, nenačítá videa v příspěvcích nebo nezobrazuje uložené soubory a složky...
Přístup do Teams je možný jednoduše přes webové rozhraní nebo desktopovou aplikaci.
Jak přistupovat k Teams přes webové rozhraní?
- Ve webovém prohlížeči přejděte na adresu teams.m365.muni.cz.
- Do přihlašovacího formuláře zadejte své UČO a primární heslo.
- Po přihlášení se zobrazí webové uživatelské rozhraní aplikace Teams.
Jak přistupovat k Teams přes desktopovou aplikaci?
- Instalátor MS Teams je dostupný na webové adrese it.muni.cz/sluzby/microsoft-teams.
- V pravé sekci stránky klikněte na zelené tlačítko Stáhnout a nainstalovat Teams.
- Po přesměrování na stránku Microsoftu klikněte na tlačítko Download app for desktop.
- Vyberte verzi Teams for work or school.
- Uložte instalační soubor na snadno dostupné místo (např. plocha Windows).
- Po ukončení stahování přejděte do složky s instalačním souborem a spusťte jej.
- Postupujte podle pokynů instalátoru pro dokončení instalace.
Jaké jsou hlavní rozdíly mezi webovou a desktopovou verzí aplikace?
Webové rozhraní:
- Možnost pracovat kdekoliv a odkudkoliv.
- Potřebujete pouze internetový prohlížeč.
Desktopová aplikace:
- Menší nároky na kvalitu připojení.
- Lepší integrace s operačním systémem.
- Lepší detekce připojeného hardwaru (sluchátka, mikrofon, kamera).
Hovor nebo videokonferenci lze v MS Teams zahájit několika různými způsoby:
- Přes menu Hovory v levé postranní nabídce.
- Přes ikonu telefonu (např. v chatu nebo přes kartu osoby).
- Přes odkaz na schůzku Teams (např. z pozvánky či kalendáře).
- Přes jedinečné ID schůzky (např. z pozvánky nebo přímo od pořadatele).
- Přijetím příchozího hovoru nebo telekonference.
Jak zahájit hovor přes MS Teams?
- Otevřete menu Hovory v MS Teams vybráním ikonky sluchátka v levém postranním sloupci aplikace.
- Začněte psát jméno osoby, které chcete zavolat.
- Vyberte správnou osobu z nabízeného rozevíracího seznamu.
- Stiskněte tlačítko Hovor pro zahájení hovoru.
Začít nový hovor lze také přes pohled Historie (střed stránky) nebo přes pohled Rychlá volba (pravá strana stránky) v rámci menu Hovory. Nastavení správného zvukového zařízení lze spravovat v levé dolní části obrazovky.
Jak efektivně pracovat při probíhajícím hovoru
Při probíhajícím hovoru se nejdůležitější volby pro efektivní práci nachází v panelu v pravé horní části okna:
- Připojte se do hovoru (přijmutím příchozího hovoru).
- Ikona bubliny otevře chat se všemi účastníky probíhajícího hovoru.
- Ikona kamery aktivuje nebo deaktivuje kameru počítače pro přenos obrazu.
- Ikona mikrofonu aktivuje nebo deaktivuje mikrofon počítače pro přenos zvuku. Při přednáškách a webinářích je dobré mít mikrofon vždy deaktivovaný a používat jej jen při pokládání vlastních dotazů.
- Ikona obrazovky se šipkou umožňuje sdílet obsah vlastní obrazovky nebo konkrétního okna všem účastníkům hovoru nebo telekonference.
- Červená ikona odejít je určena k zavěšení (opuštění) hovoru.
Přehled aktivity pomáhá udržet přehled o důležitých oznámeních v Teams. Díky tomu vám neuniknou zmínky, reakce ani zmeškaná volání. Pomocí změny stavu a stavové zprávy dáte ostatním jednoduše vědět, zda máte čas, jste na schůzce, nebo si nepřejete být rušeni.
Přehled aktivity s ikonou zvonečku se nachází v levém menu. Zde se zobrazí všechna aktivita, která vyžaduje vaši pozornost – zmínky o vás, reakce na vaše příspěvky, odpovědi, zmeškaná volání aj. Zobrazenou aktivitu můžete pomocí tlačítka přepínat mezi veškerou, nebo tou nepřečtenou. Pro podrobnější vyhledávání se dají použít filtry, které se nachází pod ikonou trychtýře.
Jak změnit stav uživatele v MS Teams
Svůj stav můžete změnit přes profilovou fotografii či iniciály v pravém horním rohu aplikace.
Vybírat můžete ze šesti stavů, ty se také mění automaticky podle vaší aktuální činnosti či kalendáře.
- K dispozici – běžný stav, kdy ostatním dáváte najevo, že jste k dispozici.
- Nemám čas – tento stav se vám automaticky zapne, pokud jste na schůzce či videokonferenci.
- Nerušit – v tomto stavu se zakážou vyskakující oznámení v Teams a vy se můžete soustředit na vlastní práci.
- Přijdu hned – zobrazuje se v případě delší nečinnosti, nebo při uzamčení obrazovky. Po přihlášení se přepne zpět na K dispozici.
- Zobrazit jako pryč – pokud potřebuje ukázat ostatním, že nejste u počítače.
- Zobrazit jako offline – ostatním uživatelům se váš stav bude ukazovat jako offline.
Po změnou stavu je také možnost Nastavit stavovou zprávu. Ta slouží k informování ostatních, aby věděli, že nebudete reagovat ihned (např. v případě výuky, služební cesty či dovolené).
Týmy v Teams jsou základním pracovním prostorem – ať už se jedná o pracovní či školní projekt nebo jen potřebujete udržet na jednom místě komunikaci a soubory pro vaše oddělení. Díky pokročilým možnostem komunikace a spolupráce je tým cestou k efektivnější práci.
Možnost založení nového týmu najdete v levém menu aplikace, v sekci Týmy, pod tlačítkem +.
V rámci univerzitní licence, kterou na MUNI máme, je možné založit čtyři typy týmů:
- Třída – slouží pro výuku, vyučující mají nejvíce oprávnění a studenti mají svůj pracovní prostor. Na MUNI jsou týmy typu třída zakládány pro jednotlivé předměty automaticky přes IS MUNI.
- Profesionální vzdělávací instituce – tento typ je určen pro spolupráci v rámci vzdělávacích komunit pedagogů, kteří sdílejí své pracovní prostory.
- Zaměstnanci – vedoucí pracovníci jsou v pozici vlastníků a správců týmu, mají nejvíce oprávnění a mohou je přidělovat ostatním.
- Jiné – Členové týmu mají největší množství oprávnění, vlastník týmu nemá tak výsadní postavení jako v ostatních typech týmů. Jedná se o nejvhodnější typ týmu pro běžné použití. Při tvorbě vlastních týmů doporučujeme využít tuto možnost.
V dalším kroku vyberte, zda bude tým Soukromý či Veřejný.
- Soukromý tým – pouze vlastníci týmu mohou přidávat nové členy. Tento typ týmu se hodí pro pracovní či studijní záležitosti, které by neměl vidět nikdo mimo tým.
- Veřejný tým – do týmu se může přidat kdokoliv další z MUNI. Tento typ týmu se hodí pro zájmové týmy či skupiny, kam se mohou volně přidávat další zájemci.
TIP: Příkladem veřejného týmu je M365 na MU, kde se zájemci můžou dozvědět aktuality a novinky ze světa Microsoft 365 na MUNI. Do tohoto týmu se můžete přidat jednoduše přes tento odkaz.
Následně svůj tým vhodně pojmenujte a můžete také vložit jeho popis. Při pojmenování použijte název bez diakritiky – Teams název použijí pro vytvoření e-mailové adresy týmu, kam se znaky s diakritikou nepropíšou. Název je možné kdykoliv poté změnit na jméno s diakritikou.
Jak přidat další kanál do týmu
Každý tým v základu obsahuje kanál Obecné. Ten nejde změnit ani smazat. Další kanály lze přidat přes menu Správa kanálů nebo přes ikonu tří teček u daného týmu a tlačítka Přidat kanál.
Kanál je dobré opatřit odpovídajícím názvem a popisem. Je možné zvolit jeden ze tří typů kanálů:
- Standardní – přístup mají všichni členové týmu, doporučujeme je zakládat pro specifická témata, která se nehodí řešit v kanálu Obecné.
- Soukromý – přístup mají konkrétní členové týmu. Hodí se pro řešení témat, které nemají nebo nemusí vidět ostatní v týmu.
- Sdílený – přístup mohou mít jak členové vašeho týmu, tak také vybraní členové jiných týmů na MU.
Jak zveřejnit příspěvek v kanálu
Pomocí příspěvků probíhá v jednotlivých kanálech komunikace mezi členy týmů.
- Přidání nového příspěvku zahájíte přes tlačítko Zahájit příspěvek.
- Do Předmětu vložíte téma příspěvku a níže pak samotný text, který můžete dle potřeby naformátovat.
- K příspěvku můžete přes ikonu sponky také přiložit soubory – buď z lokálního PC, vlastního OneDrive nebo z týmového úložiště, aby s nimi ostatní členové týmu mohli pracovat.
Jak přidat další kolegy do týmu
Další členy lze do týmu přidat přes menu Správa týmu nebo přes ikonu tří teček u daného týmu.
Pro vyhledání uživatele lze použít jeho jméno, email nebo UČO. Lze mu také přiřadit oprávnění Člen nebo Vlastník týmu (toto je možné kdykoliv později změnit). Celou akci dokončíte pomocí tlačítka Přidat.
Pro hromadné přidání více lidí do týmu je možné v Nastavení týmu vygenerovat přístupový kód, který můžete sdílet s ostatními uživateli.
Kalendář v Teams přináší efektivní způsob, jak plánovat schůzky se členy týmu a synchronizovat pracovní termíny. V této lekci se zaměříme na dvě hlavní metody plánování schůzek: Okamžité schůzky a Plánované schůzky.
Okamžitá schůzka
Kliknutím na tlačítko Okamžitá schůzka Teams nastaví videohovor pro rychlou schůzku s celým týmem nebo jen vybranými členy.
Plánovaná schůzka
Kliknutím na tlačítko Nová schůzka se otevře okno, kde je možné naplánovat novou schůzku na určitý čas a nastavit dodatečné parametry. Jak na to?
- Klikněte na tlačítko Nová schůzka.
- Zadejte název schůzky do pole Přidat název.
- Přidejte účastníky schůzky do pole Přidat povinné účastníky.
- Po přidání povinných účastníků přejděte na záložku Pomocník pro plánování.
- Zvolte požadovaný čas schůzky a vraťte se na záložku Podrobnosti.
- Přepněte na on-line schůzka – zapnutím této funkce Teams automaticky vygeneruje odkaz pro přihlášení účastníků do schůzky.
Po připojení všech účastníků do online schůzky nebo videokonference má organizátor k dispozici další rozšířené možnosti, jako je nahrávání a přepis, nastavení jazyka a řeči a další. Pojďte v následující lekci tyto možnosti objevit.
Nahrát a přepsat
Přes volbu Nahrát a přepsat je možné spustit nahrávání a přepis mluvené řeči schůzky. Po ukončení schůzky bude záznam schůzky i přepis dostupný všem účastníkům schůzky.
Nastavení jazyka přepisu lze jednoduše změnit kliknutím na tlačítko Nastavení přepisu. Po změně se automaticky celý přepis online schůzky nebo videokonference přepne do požadovaného jazyka.
Informace o schůzce
Přes volbu Informace o schůzce lze zobrazit údaje potřebné pro připojení. Tyto údaje lze v případě potřeby zaslat dalším lidem, kteří se mají k této schůzce připojit.
Jazyk a řeč
V menu Jazyk a řeč lze zapnout živé titulky, které se budou generovat na obrazovce všem účastníkům schůzky v reálném čase přímo z projevu přednášejícího.
Nastavení
V menu Nastavení lze upravit další možnosti schůzky. Nejpoužívanější volby jsou Nastavení zařízení (pro výběr správného zdroje zvukového vstupu a výstupu) a Možnosti schůzky.
Možnosti schůzky
V menu Možnosti schůzky si lze online meeting nebo videokonferenci přizpůsobit plně potřebám přednášejícího. Nastavení v tomto menu doporučujeme uložit ještě před samotným začátkem online události, ale lze jej měnit i v průběhu schůzky.
Čas od času se může stát, že desktopová aplikace MS Teams přestane správně fungovat. Může například nezobrazovat správný počet členů v týmu, nenačítá videa v příspěvcích nebo nezobrazuje uložené soubory a složky.
Před kontaktováním technické podpory je možné zkusit opravu aplikace vlastními silami. Část problémů může být způsobena chybnými údaji ve vyrovnávací paměti (tzv. cache) aplikace.
Postup při promazání cache souborů MS Teams
Ve Windows 11:
- Ukončete aplikaci MS Teams.
- Otevřete nabídku Start a vyhledejte "Nastavení".
- Klikněte v bočním panelu na nabídku "Aplikace".
- Pokračujte výběrem volby "Nainstalované aplikace".
- Do vyhledávacího pole napište "Teams" a zaměřte se na dlaždici "Microsoft Teams".
- U této dlaždice klikněte na ikonu tří teček a vyberte "Upřesnit možnosti".
- V nabídce "Upřesnit možnosti" scrollujte k oddílu "Resetovat" a udělejte fokus na tlačítko "Opravit".
Ve Windows 10:
- Ukončete aplikaci MS Teams.
- Otevřete nabídku Start a vyhledejte "Nastavení".
- Vyberte ikonu "Aplikace".
- Do vyhledávacího pole "Hledat v tomto seznamu" napište "Teams" a zaměřte se na dlaždici "Microsoft Teams".
- Klikněte na dlaždici "Microsoft Teams (work or school)" a vyberte volbu "Upřesnit možnosti" pod názvem aplikace.
- V otevřené nabídce scrollujte k oddílu "Resetovat" a udělejte fokus na tlačítko "Opravit".
Drobné chyby aplikace (např. špatné načítání videí nebo nezobrazování profilového obrázku uživatele) lze opravit kliknutím na tlačítko "Opravit". Závažnější chyby aplikace (např. zobrazování špatného počtu členů v týmu nebo chybějící týmy ve výpisu týmů) lze řešit vymazáním souborů vyrovnávací paměti aplikace. Smazání lze provést kliknutím na tlačítko "Resetovat".
Pokud volby "Opravit" nebo "Resetovat" vaše problémy s desktopovou aplikací MS Teams nevyřeší, kontaktujte technickou podporu Service Desk e-mailem na adrese: it@muni.cz. Vždy se pokuste pracovníkům technické podpory sdělit co nejvíce informací potřebných k úspěšnému vyřešení problému. Uveďte, zda k němu došlo v desktopové či webové aplikaci a jakou verzi aplikace máte. Ideálně přiložte screenshot chybové hlášky.
MS Teams je komunikační nástroj, který umožňuje komunikaci s jednou osobou i celým týmem. Ukážeme vám, jaké jsou rozdíly mezi chatem a kanály a který způsob je vhodnější pro různé případy.
Chat slouží rychlé komunikaci mezi dvěma a více uživateli.
- Přes vyhledávací pole můžete snad najít člověka, se kterým chcete zahájit chat.
- V chatu jsou k dispozici pokročilé možnosti formátování textu, včetně vkládání odrážek a jednoduchých tabulek.
- Je také možné vkládat přílohy (z OneDrive nebo ze zařízení). Při nahrání ze zařízení se soubory vloží do vašeho OneDrive (složka Soubory z chatu aplikace Microsoft Teams). Najdete je také v daném chatu nahoře v záložce Soubory.
- Zprávy jsou v chatu řazeny chronologicky za sebou. K reakci na starší zprávu slouží funkce Odpovědět.
- Pokud přidáte do chatu další osobu, historie původního chatu 1 na 1 není dostupná přidanému uživateli, protože se vytvoří zcela nový chat.
- Při přidání dalšího uživatele do hromadného chatu můžete zvolit, zda mu historii zpřístupníte.
Kanály slouží pro komunikaci s týmem.
- Rozšířené možnosti formátování textu je možné aktivovat kliknutím na první ikonu pod polem zprávy.
- Přílohu lze vložit kliknutím na tlačítko + a ikonu sponky. Při přidání souboru z lokálního uložiště se tento soubor nahraje z počítače do společného uložiště týmu (záložka Soubory).
- Po odeslání odpovědi se celé vlákno i s reakcemi bude jevit jako nejaktuálnější (zobrazí se úplně nahoře nebo dole podle aktuálního nastavení MS Teams).
- Kromě zmínky osoby pomocí @JménoOsoby lze zmínit i všechny účastníky daného kanálu pomocí @NázevKanálu nebo i celý tým pomocí @NázevTýmu.
- V případě potřeby sdělení důležité informace pro celý tým je možné změnit typ příspěvku na Oznámení. Celý tým pak dostane oznámení o novém příspěvku automaticky.