Skupiny Office 365


Návod: Popis komponent skupin Office 365

E-mailová schránka skupiny („Konverzace“)

Neplatí pro skupinu s Yammerem, která schránku nemá.

  • Skupiny vytvořené od konce roku 2017 mají adresu ve tvaru @space.muni.cz, starší ve tvaru @ucnmuni.onmicrosoft.com
  • Na tuto adresu je možné standardně posílat zprávy jen z účtů v Office 365 MU. Pokud chcete, aby sem mohli zasílat zprávy i lidé mimo Office 365, nastavte ve vlastnostech skupiny „Umožnit lidem mimo organizaci posílat e-maily skupině“ (doporučujeme)
  • Do schránky skupiny se mohou zasílat informace o přiřazení nebo dokončení úkolů v Planneru – viz nastavení
  • Členové skupiny si mohou nastavit, jestli chtějí kopie zpráv zasílaných do schránky skupiny zasílat do své pošty – a případně které
  • Přístup ke schránce mají jen interní členové týmu

Kalendář skupiny

  • Je určen pro plánování a sdílení událostí, které se týkají celého týmu – například schůzky, události, o kterých mají vědět všichni a podobně
  • Jedná se o standardní kalendář dostupný přes kalendáře v Outlooku
  • Pozvánky na události se standardně zasílají všem členům týmu
  • Přístup ke kalendáři mají jen interní členové týmu

Planner

  • Umožňuje zadávat a sledovat úkoly, připojovat k nim dokumenty a vést diskusi prostřednictvím schránky skupiny
  • Jako řešitele je možné zadat člena i nečlena skupiny i externího uživatele. Pozor, pokud se jako řešitel zadá ne-člen skupiny, automaticky se stane členem
  • Je vhodný pro operativní úkoly, ne dlouhodobé plánování, alokaci zdrojů, Ganttcharty a podobně
  • Vlastník může nastavit, jestli se informace o přiřazení/dokončení úkolu zasílají do schránky skupiny
  • Planner je možné vystavit jako kalendář (jako .ics soubor) a připojit jej mezi kalendáře Outlooku nebo do jiné aplikace pro kalendáře
  • Přístup k Planneru mají interní i externí členové týmu, externí ale nemohou přidávat komentáře

Dokumenty („Soubory“)

  • Dokumenty jsou společným úložištěm týmu, všechny jsou dostupné všem členům skupiny
  • Celé úložiště, vybrané složky nebo jednotlivé dokumenty je možné sdílet s ne-členy, včetně uživatelů z jiných organizací Office 365 a soukromých účtů Microsoft
  • Vytváření anonymních odkazů pro sdílení není ve výchozím nastavení možné, pokud o ně máte zájem, napište na it@muni.cz

Poznámkový blok skupiny

  • Je vytvořen automaticky
  • Často se využívá pro poznámky z jednání a porad týmu, případně pro vedení základní projektové dokumentace
  • Je možné jen sdílet stejně, jako dokumenty

Teams

  • Slouží jako nástroj pro komunikaci skupiny, nahrazuje pro ni komunikaci e-mailem a Skype pro firmy
  • Je vhodný pro týmy, které potřebují komunikovat intenzivně, často a jsou připraveny dosavadní komunikaci nahradit za Teams
  • Je součástí Skupiny Office 365 v případě, že je založena z aplikace Teams, nebo pokud je k existující standardní skupině Office 365 z aplikace Teams dodatečně přidána
  • Do Teams je možné připojit množství dalších nástrojů, včetně nástrojů třetích stran
  • Do Teams je možné přidat externisty z jiných organizací Office 365 i se soukromými účty Microsoft. Mají pak přístup k nástrojům Teams a ostatní součástem příslušné skupiny Office 365 dostupné externím členům (soubory, "weby"), Planner

Používáte starou verzi internetového prohlížeče. Doporučujeme aktualizovat Váš prohlížeč na nejnovější verzi.