Návod: Jak vytvořit e-mailové upozornění při změně položek na SharePointu pomocí Power Automate?
|
V červenci 2026 společnost Microsoft ukončí zabudovanou funkcionalitu Upozornit mě (Alert me) na SharePointu. Tuto funkci bylo možné využívat pro rozesílání notifikací e-mailem (popř. i pomocí SMS, bylo-li správně nastaveno) ohledně provedených změn v souborech v rámci složky nebo celé dokumentové knihovny na SharePointu. Oficiální oznámení: Vyřazení upozornění SharePointu z provozu – Podpora Microsoftu |
Po ukončení funkce Upozornit mě (Alert me) doporučuje Microsoft všem svým uživatelům přejít na nástroj Power Automate, který umožňuje končící funkci nahradit a dokonce i rozšířit.
Původní funkci najdete v rozbalovací nabídce (tři tečky) u konkrétního souboru nebo složky uložené na SharePointu pod volbou Upozornit mě (Alert Me). Nastavení upozornění v rámci tohoto menu je sice stále aktivní, ale už nyní by se vám měl zobrazovat červený pruh v záhlaví okna informující o ukončení podpory této funkce:
Jak si nově nastavit podobná upozornění přes Power Automate?
Pokud tuto funkci na vašich SharePointech využíváte, doporučujeme vám co nejdříve přejít na nástroj Power Automate a tuto funkci si nastavit pro vaše prostory SharePointu pomocí této aplikace. Nastavení v Power Automate je velmi jednoduché a intuitivní.
V návodu jsou záměrně použity screenshoty z anglické verze aplikace Power Automate, jelikož český překlad aplikace je nedokonalý a anglické názvy akcí a konektorů značně zjednodušují vyhledávání a řešení možných problémů v rámci oficiální dokumentace Microsoftu.
Oficiální dokumentace: Power Automate on Microsoft Learn
Postup vytvoření nového automatizovaného toku Power Automate
1
Přihlaste se do aplikace Power Automate na adrese https://make.powerautomate.com se svým univerzitním účtem ve tvaru učo@muni.cz a potvrďte automatické přesměrování do vašeho osobního vývojářského prostředí.
2
Z levé postranní nabídky vyberte možnost Vytvořit (Create) pro vytvoření nového automatizovaného toku Power Automate.
3
Z nabízených typů automatizovaných toků Power Automate vyberte hned první možnost – Automatizovaný cloudový tok (Automated cloud flow).
4
V následujícím okně si zvolte popisný název automatizovaného toku a vyberte spouštěč SharePoint: When a file is created or modified (properties only) a volbu potvrďte.
5
V editoru automatizovaného toku následně vyberte první akci toku When a file is created or modified (properties only) a v levém postranním panelu doplňte potřebné parametry akce.
- Adresu požadovaného SharePointu (lze vybrat z rozbalovací nabídky).
- Název patřičné dokumentové knihovny (lze také vybrat z nabídky, nejčasteji Dokumenty).
- V případě potřeby lze notifikace omezit jen pro konkrétní složku – v takovém případě je potřeba tuto složku zvolit v nabídce Rozšířených parametrů (Advanced parameters).
6
Přidejte do automatizovaného toku další akci pomocí tlačítka + pod první akcí (spouštěčem toku) When a file is created or modified (properties only).
7
Do vyhledávání v levém postranním panelu zadejte Send an email notification (V3) a vyberte první navrženou akci pro odeslání notifikačního e-mailu.
8
Po kliknutí na nově přidanou akci Send an email notfication (V3) klikněte v levém postranním panelu na tlačítko Create new pro vytvoření nového propojení.
9
Po úspěšném vytvoření konektoru pro odesílání automatizovaných e-mailů si následně můžete přizpůsobit e-mail dle svých potřeb:
- příjemce e-mailu nastavíte v poli Komu (To);
- předmět e-mailu si nastavíte v poli Předmět (Subject);
- obsah e-mailu si nastavíte v poli Tělo zprávy (Body).
Tip: V jednotlivých polích (Komu, Předmět a Tělo zprávy) lze využívat tzv. dynamických hodnot, jako je například název složky, autor změny nebo čas změny z předchozí akce automatizovaného toku. Dynamické hodnoty do polí doplníte kliknutím na ikonu blesku
10
Takto vytvořený automatizovaný tok je nakonec potřeba uložit pomocí tlačítka Uložit (Save).
Pokud byste si s nastavením automatizovaného toku nevěděli rady, doporučujeme zhlédnout záznam našeho webináře Úvod do Power Platform na MU, ve kterém jsme možnosti Power Automate rozebírali mnohem více podrobněji