Microsoft Office 365

Kam dokumenty ukládat

• Osobní (pracovní) dokumenty: OneDrive pro firmy
• Týmové dokumenty: pracovní prostory Sharepoint, skupiny Office 365 a Teams
• Soukromé dokumenty: soukromý OneDrive

Doporučení v kostce

• Pro osobní dokumenty/soubory, na kterých pracujete především sami, použijte OneDrive pro firmy. Pokud budete chtít dokument sdílet s někým jiným, můžete.
• Týmové dokumenty ukládejte do týmových prostorů Skupiny Office 365 nebo Pracovní prostory Sharepoint (srovnání Skupin a Sharepointu). Budou k nim mít přístup všichni členové týmu.
• Osobní i týmová úložiště si přes aplikaci OneDrive připojte k počítači, abyste měli data mezi počítačem a úložištěm synchronizovaná

Jak funguje ukládání dokumentů a jiných souborů v O365

• Vaše osobní i týmové dokumenty a další data jsou uloženy v „cloudu“ Office365.
• Dokumenty jsou dostupné přes webové rozhraní Office 365 z jakéhokoliv zařízení – počítače, notebooku, tabletu, mobilního telefonu… Přes webové rozhraní se dají nahrát nebo stáhnout.
• Některé typy souborů můžete vytvářet a upravovat přes webové rozhraní (Word, Excel, Powerpoint, OneNote), jiné jen upravovat nebo zobrazovat
• Pomocí aplikace OneDrive můžete synchronizovat osobní úložiště a týmová úložiště se svým počítačem či notebookem a mít je tak k dispozici i bez připojení k Internetu
• Na počítači můžete upravovat libovolné dokumenty i ostatní typu souborů po synchronizaci přes OneDrive
• Své dokumenty, složky nebo celá úložiště můžete sdílet s kolegy

Jaká data do O365 ukládat

• Je možné ukládat libovolné typy souborů
• Maximální velikost souboru je 15 GB
• Další omezení (povolené znaky v názvech souborů, nepodporované typy souborů a podobně) najdete na stránkách Microsoftu

Při využití synchronizace pomocí OneDrive na počítač (Windows, Mac) – doporučujeme

• Není vhodné pro velké soubory (>100 MB), které se často mění, např. soubory .PST, databáze (data se při každé změně musí znovu nahrát do cloudu), editovaná videa, grafické soubory
• Na počítači je možné pomocí běžných aplikací vytvářet a editovat všechny typy souborů

Při přístupu přes webové rozhraní

• Je možné vytvářet a editovat dokumenty Wordu, sešity Excelu, prezentace Powerpointu, zápisníky OneNote a základní výkresy Visia a dotazníky Forms
• Navíc lze editovat textové a HTML soubory a další typy dokumentů („.docm“, „.docx“, „.htm“, „.html“, „.odp“, „.ods“, „.odt“, „.ppsx“, „.pptx“, „.txt“, „.xlsx“, „.xml“), ty je ale potřeba vytvořit na počítači a nahrát do úložiště v Office 365
• Je možné zobrazovat obrázky, šablony MS Office, PDF, soubory MS Office verzí 2003 a starších („.bmp“, „.csv“, „.doc“, „.dot“, „.dotx“, „.gif“, „.jpeg“, „.jpg“, „.msg“, „.pdf“, „.png“, „.pps“, „.ppt“, „.pptm“, „.xls“, „.xlsm“)
• Ostatní soubory je možné přes webové rozhraní pouze nahrát nebo stáhnout, úpravy je potřeba provádět na počítači

Bezpečnost a ochrana osobních údajů

Zabezpečení proti ztrátě dat

• Data jsou uložena v cloudu, kde jejich ochranu proti ztrátě v důsledku hardwarové poruchy zajišťuje Microsoft
• Při úpravách se ukládají verze souborů, je proto možné se v případě problémů vrátit ke starší verzi
  
  • Bližší informace a nastavení verzování
• U osobního úložiště OneDrive pro firmy je možné obnovit celý obsah úložiště k určitému datu až 30 dnů zpět
• Při smazání se soubor přesune do koše, odkud je možné jej obnovit
  • Smazané soubory zůstávají v koši 90 dnů
  • Bližší informace a návod na odstranění a obnovu položek

Ochrana osobních a jiných citlivých údajů

Do úložišť Office 365 je možné ukládat všechna data včetně osobních, s výjimkou dat medicínského charakteru a dat chráněných podle zvláštních předpisů (tajná, důvěrná). Bližší informace viz samostatná stránka.

Návody

• Co je knihovna dokumentů (úložiště) 
• Jak vytvořit nový dokument v knihovně dokumentů 
• Jak nahrát soubor do knihovny dokumentů 
• Přidání odkazu na položku mimo knihovnu dokumentů 
• Jak zvýraznit soubor, složku nebo odkaz v knihovně dokumentů 
• Jak vytvořit složku v knihovně dokumentů 
• Jak sdílet soubory 
• Historie verzí dokumentů